Der HR-Bereich von iwis digitalisiert seine Personalprozesse mit Audit & Compliance-Tools von Centric - und ist damit bestens auf schnelle Veränderungen in der dynamischen Unternehmensgruppe vorbereitet.
iwis ist weltweiter Technologieführer und Hersteller von Kettenantriebssystemen. Im Zuge der konsequenten Digitalisierung hat die Holding gleich mehrere Audit & Compliance Tools von Centric auf einen Schlag eingeführt: PLK und PLX als Kontroll- und Sicherheitssystem für die Entgeltabrechnung, dazu das Master Data Audit Programm MADAP PA/OM, das Vergleichs- und Berechnungstool VBT2 sowie BTC für den Batch-Input aus Datenfiles nach HCM.
Auf der Suche nach einem HCM-internen Kontrollsystem hatte Andreas Eppeneder eine Empfehlung aus seinem von ihm gegründeten Netzwerk der „Entgeltabrechner in Oberbayern“ erhalten. Nachdem er die Centric Tools angeschaut hatte, stand für ihn fest, dass die anwenderfreundlichen und praxisorientierten Tools auch für iwis die passende Lösung sind.
Besonders hilfreich findet der Payroll Manager den direkten Absprung aus dem Startmenü von HCM zum Kundenbereich des Centric Service Centers, wo umfangreiche Unterlagen zu den Tools, Informationen zum Stand der eigenen Centric-Programme oder die richtigen Ansprechpartner zum Abruf bereitstehen – gesammelt an einer Stelle und ohne umständliches Suchen im Internet.
Maschinelles Kontrollsystem
Das Payroll-Team erstellt und prüft 3.300 Abrechnungen für alle deutschen Gesellschaften von iwis. Vor der Implementierung wurden die Abrechnungen innerhalb von zwei Tagen manuell in Stichproben mit 4-Augen-Prinzip geprüft. Die Centric-Module sorgen nun für eine automatisierte und vollständige Prüfung anhand der in PLK hinterlegten Regeln. Das Regelwerk hat iwis zusammen mit seinem Centric-Berater angepasst: Die rund 850 im Standard enthaltenen Regeln wurden gesichtet, zum größten Teil übernommen und durch einige individuell definierten Prüfregeln ergänzt.
Derzeit setzt das Payroll-Team das Kontrollsystem in der Holding ein. Mittelfristig ist das Rollout des PLX-Tools zur dezentralen Fehlerbearbeitung in die Standorte geplant. Die zuständigen Sachbearbeiter erhalten dann automatisch ihren jeweiligen Arbeitsvorrat im PLX-Tool, zugewiesen nach SAP-Bereichen, Abteilungen oder nach Kostenstellen.
Auch die Stammdaten hat das Team mit MADAP detailliert geprüft und einen Katalog zur systematischen Stammdatenbereinigung erstellt, um so eine dauerhaft hohe Datenqualität zu gewährleisten.
Täglich Zeit gespart mit VBT2 und BTC
Täglich im Einsatz ist auch BTC, das die automatische Übertragung externer Daten in das SAP-System unterstützt. Das Payroll-Team überspielt damit beispielsweise Änderungsbeiträge aus den Haustarifverträgen der verschiedenen Standorte, Reiskosten, E-Mail-Adressen oder sonstige Anpassungsdaten für die Entgeltabrechnung in das HCM-System. Andreas Eppeneder schätzt dabei besonders, dass er den Batch-Input ohne Programmierung selbst flexibel definieren kann. Ein wesentlicher Vorteil ist zudem, dass das Ablaufmuster der Datenübertragung in BTC gespeichert und einfach per Knopfdruck wieder abgerufen werden kann. Da der Übertragungspfad nicht jedes Mal neu eingegeben werden muss, spart das Payroll-Team bei der täglichen Arbeit erheblichen Zeitaufwand ein.