HR-Automatisierung: Effizienz im Personalwesen

Workflows und Automatisierung: Moderne HR-Prozesse für eine bessere Personalarbeit

SAP SuccessFactors HCM und die Dokumentenlösungen von Centric bieten viele Potenziale für die Automatisierung von HR-Prozessen – besonders, wenn diese beiden Elemente Ihrer digitalen HR-Lösung zusammenspielen. Das Personalmanagement ist einer der Bereiche mit dem größten Automatisierungspotenzial. Vor allem HR-Prozesse, die immer wiederkehren, kann die richtige digitale HR-Lösung inzwischen so gut wie allein ausführen. Der Vorteil: die erhebliche Zeit- und Arbeitsersparnis für Sie und Ihre Mitar

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Workflow

Vorteile der HR-Automatisierung

Die Automatisierung von HR-Prozesse auf Grundlage SAP SuccesssFactors HCM bietet viele Vorteile – besonders in Verbindung mit den Lösungen von Centric für digitale Dokumentenprozesse.

Effizienzsteigerung

In Unternehmen ohne automatisierte HR-Prozesse können manche Abläufe Tage oder gar Wochen in Anspruch nehmen, da Formulare manuell ausgefüllt, eingereicht und überprüft werden . Mit automatisierten Systemen können Mitarbeiter Dokumente digital einreichen und HR-Teams schließen den Prozess in wenigen Tagen oder sogar Stunden ab.

Fehlerreduktion

Viele manuelle Prozesse können zu Fehlern führen, zum Beispiel aufgrund von Tippfehlern oder mangelnder Aktualität von Informationen. Dass Typos oder die Nutzung veralteter Steuertabellen zu Problemen führen, ist bei automatisierten HR-Lösungen ausgeschlossen.

Sicherheit und Datenschutz

Unklarheiten bei Zugriffsrechten können zu Datenschutzrisiken führen. Nicht immer ist etwa klar, wer alles Einsicht in Excel-Tabellen mit Mitarbeiterinformationen hat. Durch die automatisierten HR-Prozesse ist immer geregelt, wer an welcher Stelle Zugriff auf welche Daten erhält.

Das richtige System unterstützt die HR-Automatisierung

Wenn Unternehmen eine HR-Lösung nutzen, bei der alle Informationsquellen voll integriert und Daten reibungslos ausgetauscht werden können, stellt der Aufbau digitaler HR-Prozesse nur einen sehr geringen Aufwand dar. SAP SuccessFactors ist als Basis für die Automatisierung im Personalwesen sehr gut geeignet.

In vielen Fällen profitieren unsere Kunden bei ihren Automatisierungsvorhaben auch von unserer ausgeprägten Kenntnis beim Thema HR-Dokumentenprozesse sowie dem reibungslosen Zusammenspiel unserer Lösungen wie der Digitalen Personalakte Centric Employee File oder Centric Document Builder zur digitalen Erstellung von HR-Dokumenten.

HR-Automatisierung in der Praxis: Beispiel Arbeitszeitänderung

Die Änderung der Arbeitszeit ist ein Beispiel für einen automatisierten Prozesse, bei dem SAP SuccessFactors und Centric Document Builder zusammenspielen.

1. Initiierung der Arbeitszeitänderung

Ein Mitarbeiter oder Manager möchte eine Änderung der Arbeitszeit vornehmen, z.B. von 40 auf 32 Stunden pro Woche.

2. Eingabe in SAP SuccessFactors

Die gewünschte Änderung wird in SAP SuccessFactors eingetragen. Dies könnte durch den Mitarbeiter selbst, den HR-Manager oder einen anderen zuständigen Mitarbeiter erfolgen.

3. Automatisierung mit Centric Document Builder

Sobald die Änderung in SAP SuccessFactors durch Genehmigungsworkflows final freigegeben wurde, wird Centric Document Builder aktiv.

Centric Document Builder bereitet automatisch ein entsprechendes Dokument vor, das die Arbeitszeitänderung und ihre Auswirkungen, insbesondere auf die Vergütung, widerspiegelt.

4. Überprüfung

Das automatisch erstellte Dokument wird den Bearbeitenden zur Überprüfung vorgelegt.

5. Unterzeichnungsprozess

Mit dem automatisierten Dokumentenprozess des Centric Document Builders kann das Dokument dank der Integration der Digitalen Signatur des Centric-Partners DocuSign mit nur einem Klick unterzeichnet werden. Dies stellt sicher, dass der Prozess nahtlos und ohne manuelle Eingriffe abgeschlossen wird.

6. Integration und Datenverbindung

Der gesamte Prozess profitiert von der Integration des Centric Document Builders mit SAP SuccessFactors und anderen Anbietern.

Dies ermöglicht eine nahtlose Datenverbindung und Schnittstellenkommunikation, wodurch manuelle Eingriffe minimiert und Fehler vermieden werden.

WEBINAR: HR-Automatisierung: SuccessFactors und Document Builder im Zusammenspiel

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