Personalakten sicher und schnell digitalisieren

Bestandsdigitalisierung

Für die Verscannung von Papierakten und Dokumenten in einem Schritt steht Ihnen als Option die initiale Bestandsaktendigitalisierung zur Verfügung. Sie erhalten von uns dafür ein individuelles Digitalisierungskonzept und wir unterstützen Sie kompetent bei jedem weiteren Schritt.

Wir übernehmen für Sie die Abholung, die Vorbereitung, die Digitalisierung und die Attribuierung der Personalakten nach Ihren Vorgaben, damit alle Personaldokumente sicher und professionell an Ihrem neuen Bestimmungsort in den digitalen Personalakten landen.

Nach der Digitalisierung müssen Sie nur entscheiden, was mit den Papierakten passieren soll: Einlagerung, Vernichtung oder Rücksendung.

Scan2Employee File

Damit die Papierunterlagen, die sie zum Beispiel von Behörden erhalten, in digitalisierter Form einfach und effizient in die Digitale Personalakte gelangen, stellen wir Ihnen eine Anwendung zur Verfügung: Mit unserer Scansoftware Scan2Employee File erweitern Sie Ihre vorhandenen Multifunktionsgeräte.

Der Archivierungsprozess wird direkt vom Erfassungsgerät angestoßen, dank der Software sind nur wenige manuelle Eingaben erforderlich. Dies reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit und die Kosten.

Beim Scan können Papierdokumente durch Barcodes ergänzt werden, die dann als Platzhalter in der digitalen Personalakte verbleiben. Dies kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn noch eine Unterschrift fehlt. Wird das Dokument unterschrieben und dann gescannt, erkennt die Software den Barcode und legt das Dokument automatisch in der richtigen Personalakte ab.

Dokumente können auch im Stapel gescannt werden. In diesem Fall landen die Scans im allgemeinen Posteingang der Personalakte. Dort werden sie manuell sortiert und zugeordnet. Oder Centrics KI-gestützter Intelligent Classification Service kommt zum Einsatz, um die Dokumente automatisch zu kategorisieren und zuzuordnen.