Das Problem
Die Erstellung von Dateien zur Überleitung der Informationen an die HPK ist im SAP-Standard nicht vorgesehen. Hier hat bisher jeder Kunde eine eigene Lösung entwickelt. Die verschiedenen Tarife, Meldegründe und Firmennummern der HPK sowie die Abrechnungsregeln des Altersvermögensgesetzes führten häufig zu sehr aufwendigen Programmpaketen, umfangreichen manuellen Nacharbeiten und unübersichtlichen Prüfungsanforderungen. Durch gesetzliche Änderungen (z.B. Alters-Einkünfte Gesetz) und Weiterentwicklungen der SAP-Abrechnung in den letzten Jahren waren diese Entwicklungen immer wieder größeren Änderungen unterworfen.
Die Centric-Lösung
Als Lösung hat Centric eine einheitliche Vorgehensweise mit einer transparenten Darstellung der Informationen im Infotypen 0699 und den Abrechnungsergebnissen entwickelt. So werden in der Abrechnung alle benötigten Lohnarten abgelegt, unterteilt in die verschiedenen Vertragsarten und steuerlichen Ausprägungen. Aus diesen Abrechnungsergebnissen wird mittels HPK-Interface der Datenbestand für die HPK erstellt. Die Überleitung der Daten für einen Vertrag wird in der Historienverwaltung des Interface protokolliert, so dass auf einen Blick erkennbar ist, ob und wann die Daten in welcher Form (Anmeldung, Abmeldung, jährliche Beitragsmeldung etc.) an die HPK gesendet wurden.
Zur Kontrolle können die Läufe im Testmodus durchgeführt werden. Diese Systematik ist in einer ausführlichen Dokumentation für jeden HPK-Tarif beschrieben.
Durch die hier aufgezeigte Nutzung des SAP–Standards für die Errechnung und Abstellung der Beträge ist die Überleitung in die Buchhaltung gewährleistet. Alle Informationen sind revisionssicher. Im Fall von nachträglichen Veränderungen oder fehlerhaften Eingaben ist alles innerhalb der gesetzlichen Regelungen rückrechenbar.
Die spezifischen Einstellungen des Unternehmens können in Customizing-Tabellen des HPK-Interface hinterlegt werden.
Für die Meldungen wurde von der HPK eine verbindliche einheitliche Struktur entwickelt. Diese erlaubt den Mitgliedsunterunternehmen die maschinelle Abgabe ihrer Mitarbeiterdaten. Das Interface unterscheidet zwei Lauftypen:
- Bei einem Monatslauf werden Interface-relevante Daten im SAP-HCM-Umfeld vom 1. Januar des Jahres bis zum Ultimo des vorgegebenen Monats je Personalnummer gegen die HPK-Meldungs-Historie der jeweiligen Personalnummer abgeglichen.
- Erkannte Differenzen werden per Interface-Datei an die HPK gemeldet. Bei einem Monatslauf können folgende Meldungen auftreten: Anmeldungen, Abmeldungen, Ende Arbeitgeber und Start Arbeitgeber. Beiträge sind lediglich bei Abmeldungen und Ende-Arbeitgeber-Meldungen in dem Meldungs-Satz an die HPK enthalten. In einem Kalenderjahr werden i.d.R. zwölf Monatsläufe durchgeführt.
- Bei einem Jahreslauf werden die aufgelaufenen Jahresbeiträge aller aktiven Mitarbeiter, die über den 31. Dezember hinaus beschäftigt sind, mit einer Beitragsmeldung an die HPK gemeldet. Falls für eine Personalnummer unterjährig ein Eintritt, ein Austritt mit anschließendem Wiedereintritt oder ein Wechsel der HPK-Arbeitgebernummer auf Grund eines Wechsels innerhalb des Konzerns vorliegt, werden in der Jahresmeldung lediglich Beträge für einen Teil des Jahres gemeldet – die für den jüngsten relevanten Zeitraum.
Neben Customizing-Oberfläche, Interface-Programm und Historienverwaltung runden weitere Funktionalitäten das Leistungsspektrum des Interface ab, u.a. Programme zum Import von HPK-Bestandsdateien und HPK-Erfolgsdateien.
