MEHR SICHERHEIT MIT WENIGER AUFWAND Qualitätsprüfungen in SAP® HCM bei Clariant

Dokumenten-intensive Prozesse

Clariant gehört zu den weltweit führenden Unternehmen der Spezialitätenchemie. Mit den Audit- & Compliance-Tools von Centric hat das Unternehmen die Prüfung seiner Entgeltabrechnung und Stammdaten standardisiert und optimiert. Der Bereich HR-Services kann nun in effizienten Prüfprozessen wesentlich mehr Plausibilitätsprüfungen durchführen und ist mit den Centric Tools auch rechtlich immer auf dem neuesten Stand.

Der Bereich HR-Services von Clariant prü­ft derzeit rund 4.000 Abrechnungen monatlich. Mit einer eigenentwickelten Lösung per automatisierter Ad-hoc-Queries war der HR-Bereich dabei hinsichtlich Prüfumfang und Dokumentation bereits gut aufgestellt. Die Abfragen erforderten jedoch zu viel Pflegeaufwand und waren nur schwer an neue Anforderungen anzupassen. Auch auf Seiten der Anwender entstand aufgrund umständlicher Verteilprozesse per E-Mail zu viel Aufwand für die Bearbeitung von Fehlerhinweisen.

Zukunftsfähige Standardsoftware

Der HR-Bereich wollte daher eine moderne Standardso­ftware einführen und entschied sich nach einem Produktvergleich für die Centric-Tools PLK/PLX in Kombination mit dem Stammdatenprü­ftool MADAP. Centric konnte mit seinen am Markt etablierten, anwenderfreundlichen Produkten punkten, die dann auch in einer einmonatigen Testphase überzeugten.

Wichtig für Clariant ist, dass die untereinander integrierten Centric-Tools sich reibungslos in das Systemumfeld des HR-Bereichs einfügen. Die Tools PLK/PLX und MADAP werden zur Prüfung der Entgeltabrechnung in HCM eingesetzt. Auch die Möglichkeit, Centric zu einem späteren Zeitpunkt in SAP SuccessFactors zu installieren, trug zur Entscheidung von Clariant für diesen Anbieter bei.

Customizing statt Individualprogrammierung

Im Rahmen der Implementierung hat das Projektteam zusammen mit Centric die vorhandenen Abfragen für die Stammdatenprüfung im Altsystem gesichtet und die relevanten Prüfregeln in Centric MADAP abgebildet. Der IKS-Manager Robert Mairock betont die effektive Zusammenarbeit:

„Centric verbindet HR-Wissen mit IT-Know-how und einer starken Kundenorientierung. Gemeinsam konnten alle individuellen Anforderungen des Projekt-Teams umgesetzt werden.“

Während bei MADAP die bestehenden Plausibilitätsprüfungen neu einprogrammiert wurden, war der Ansatz bei PLK umgekehrt. Hier stellten die im Tool vorhandenen über 850 Fehlerhinweise den Ausgangspunkt des Customizings, von denen das Team nach Sichtung rund die Häl­fte aktiviert hat.

Moderne Prüfprozesse

Mit der Einführung von PLK/PLX haben sich die Bearbeitungsprozesse grundlegend geändert. Zuvor mussten die Sachbearbeiter/innen ein gemeinsames E-Mail-Gruppenpostfach täglich nach für sie relevanten Fehlerhinweisen durchforsten. Im anwenderfreundlichen PLX-Cockpit haben sie nun ihre eigenen Hinweise – und auch nur diese – als übersichtlichen Arbeitsvorrat zur Verfügung. Das System übernimmt die automatische Verteilung der Fehler- und Plausibilitätshinweise nach Tätigkeitsfeldern und entlastet die Sachbearbeiter damit von der kontinuierlichen Recherche.

Auch die zuvor übliche manuelle Dokumentation entfällt. Hinweise werden einfach per Knopfdruck als „geprüft“ markiert. In einem übersichtlichen Monitoring haben die Sachbearbeiter und der zentrale HR-Bereich den Stand der Hinweisbearbeitung damit im Überblick - und die Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar im Tool selbst dokumentiert.

Optimierte Arbeitsorganisation

Die Abrechnungsprüfung verläu­ft heute zeitlich gestrafft in kompakten Arbeitsblöcken. Die Prüfung erfolgt im Rahmen einer Simulations- sowie einer Produktivprüfung, die in wenigen Tagen durchgeführt werden. Innerhalb des ersten Laufes werden in der Regel fast alle Hinweise geklärt, so dass der Produktivlauf nur wenig Zeit in Anspruch nimmt. Alle Beteiligten können sich auf diese Weise auf die Hinweisbearbeitung in kompakten Prüfphasen konzentrieren und auch ihre weiteren Aufgaben entsprechend gezielt planen.

“Mit Centric PLK / PLX prüfen wir bei weniger Arbeitsbelastung erheblich mehr Sachverhalte als mit unserer vorigen Lösung.”

Kerstin Peist Payroll Associate Senior, HR Operation Services / Group HR, Clariant SE

Hohe Nutzerakzeptanz

Die Anwenderschulungen hat das Kernteam von Clariant selbst durchgeführt. Der Fokus lag dabei auf dem Umgang mit dem PLX-Tool. Mit Hintergründen zu den zentral verwendeten Tools MADAP und PLK wurde aber auch erläutert, auf welcher Basis die Fehlerprotokolle generiert werden. Die anwenderfreundlichen Tools und die durchdachte interne Einweisung sorgten für eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern, welche seit der Inbetriebnahme auch in die Weiterentwicklung der Lösung einbezogen werden. So werden Vorschläge aus dem Nutzerkreis zur Anpassung bzw. Erweiterung des Regelwerks im Kernteam geprüft und umgesetzt.

Unabhängigkeit für den HR-Bereich

Clariant kann die Compliance-Lösung von Centric komplett aus der Fachabteilung steuern und weiterentwickeln. Damit wurde eines der wichtigsten Projektziele erreicht. Die im Standard enthaltenen Prüfregeln sind dabei durch regelmäßige So­ ware-Updates immer auf dem neuesten fachlichen und rechtlichen Stand. Mit den Centric Tools verfügt Clariant über ein jederzeit auditfähiges Internes Kontrollsystem (IKS), das zugleich die Qualitätsprüfungsprozesse vereinfacht und beschleunigt. Die Nutzer arbeiten heute in einer modernen, anwenderfreundlichen Systemumgebung und können ihre Aufgaben wesentlich effizienter im kompakten Zeitrahmen durchführen.

“Die Qualität der Stammdaten ist das A & O für eine korrekte Entgeltabrechnung. Mit dem Centric MADAP-Tool können wir die hohe Qualität jederzeit effizient sicherstellen.”

Robert Mairock Manager IKS / HR Qualitätsmanagement Deutschland, Group HR, Clariant SE

Company

Als eines der weltweit führenden Unternehmen der Spezialitätenchemie trägt Clariant mit innovativen und nachhaltigen Lösungen für Kunden aus vielen Branchen zur Wertschöpfung bei. Clariant berichtet in drei Geschäftsbereichen: Care Chemicals, Natural Resources und Catalysis. Am 31. Dezember 2020 beschäftigte das Unternehmen insgesamt 13.235 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Verwendete Lösungen

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Steven Wernike, Geschäftsführer – BU Manager SAP HCM Add On

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