Farm Dairy regelt handelsberichten via Managed EDI

De kans is groot dat je ongemerkt producten van Farm Dairy in de koelkast hebt staan. Farm Dairy is Nederlands grootste private label zuivelproducent en levert dagverse producten aan de distributiecentra van vrijwel alle supermarktketens in het land. De retailers verkopen de zuivel onder eigen merknaam en zo belanden de zuivelpakken bij jou in de koelkast.

De dagelijkse levering vanuit de fabriek in Lelystad betekent flink wat administratie voor Farm Dairy. Sinds jaar en dag verlopen bestellingen, orderbevestigingen, pakbonnen en facturen volgens de data-uitwisselingsstandaard EDI (Electronic Data Interchange). Dit gebeurde tot voor kort via lokaal-draaiende software die communiceert met de interne boekhouding en met de retailers. Hoewel Centric dit systeem ontwikkelde, was het afhankelijk van een externe berichtendienst en een externe oplossing die de meldingen vertaalt naar het boekhoudpakket.

Ontzorging en procesmonitoring

In 2020 stapte Farm Dairy over op de dienst Managed EDI van Centric. Dit platform draait als SaaS en wordt volledig beheerd door Centric. Er is geen externe berichtendienst meer nodig, alleen nog de vertaalslag naar de boekhoudsoftware. Ontzorging en de mogelijkheid van procesmonitoring waren de voornaamste overwegingen voor de overstap.

Financial controller Michael is enthousiast over de SaaS-oplossing en de rol van Centric. “Wij willen worden ontzorgd en ons bezighouden met de core business”, vertelt hij. “Met het Centric Managed EDI-platform kan dat prima. We hoeven geen verstand van de software te hebben en ook niet te overleggen met verschillende partijen. Centric regelt alles, zelfs het maatwerk bij elke nieuwe klant. Wij leveren een voorbeeldfactuur aan en Centric zorgt dat alles goed wordt ingericht en afgestemd.”

Meerwaarde

“Via Managed EDI houden we onze processen op orde”, vertelt Michael. “Het voorkomt dat de communicatie misgaat. Als er een fout in een bericht zit, signaleert Centric dat. Zij sturen ons dan een melding en vertellen hoe we de fout kunnen verhelpen. Bovendien kunnen we berichten via het dashboard gemakkelijk terugvinden. Dat heeft veel meerwaarde en scheelt ons veel tijd.”

Farm Dairy was al klant bij Centric toen de financial controller in 2008 bij het zuivelbedrijf kwam werken. “Ze denken echt met ons mee en kijken hoe we samen processen kunnen verbeteren. Zo was het hun idee om de tool die wij gebruiken voor het labelen van pallets, te koppelen aan ons boekhoudpakket. En binnenkort koppelen we daar ook onze warehousemanagementsoftware (WMS) aan.”

Makkelijke keuze

Juist doordat Centric de processen bij Farm Dairy al langer kent, was de keuze voor het Managed EDI-platform volgens Michael gemakkelijk. “Uiteraard hebben we ook naar andere partijen gekeken en daar offertes opgevraagd. Maar telkens kwam het neer op veel extra kosten voor de herinrichting. Centric wist al hoe onze omgeving was ingericht en hoefde het alleen maar over te zetten naar de cloud.”

De overstap naar Centric Managed EDI nam ongeveer een maand in beslag, herinnert Michael zich. Het platform moest worden ingericht, de vertaalslag naar het boekhoudpakket aangepast. Vervolgens begeleidde Centric de klanten van Farm Dairy één voor één bij de aanpassingen die vanuit hen nodig waren. In de nieuwe situatie worden berichten namelijk volledig via het nieuwe SaaS-platform uitgewisseld en dus niet meer via de externe berichtenservice. “Bij één klant duurde deze omzetting langer dan verwacht. Maar ook dit heeft Centric goed opgepakt. Ik stond telkens in de cc en kon vanaf de zijlijn toekijken.”

Resultaat

Het resultaat mag er zijn, besluit Michael. “Het is echt een verbetering ten opzichte van het verleden. Het berichtenverkeer tussen ons en de klanten loopt gesmeerd. Voorheen merkten we dat data-uitwisseling toch niet altijd volgens afgesproken standaarden gaat. Centric zorgde voor maatwerk bij onze klanten, waardoor alles nu toch netjes via één platform verloopt. Zonder dat wij er veel werk aan hebben.”