De wereld zag er begin 2020 compleet anders uit. We vertellen geen geheim dat de coronacrisis op vele facetten zijn invloed liet gelden, niet in de laatste plaats op ons werk- en reispatroon. We stapten niet meer in de auto om door de file heen richting kantoor te rijden, maar bleven massaal thuis. Menigeen heeft nu een eigen werkplek op zijn woonadres, hetgeen ook zijn impact heeft op de wijze waarop werknemers omgaan met digitale technieken. En dat heeft dus eveneens zijn impact op de salarisadministratie.
27 februari 2020. Belangrijke datum voor ons land. Toen werd de eerste officiële besmetting bekend gemaakt: een 56-jarige man uit het Brabantse Loon op Zand. Ook zijn vrouw en 23-jarige dochter raakten nadien besmet met het coronavirus. Het bleef niet bij ‘Patient Zero’, nadien trok een spoor van ellende door Nederland. De wereld stond op zijn kop. De horeca bleef dicht, de binnensteden raakten uitgestoven en vooral ook: we gingen massaal thuiswerken.
Met terugwerkende kracht valt te zien dat werknemers daardoor sterk in gedrag zijn veranderd. Het besef groeide snel dat we elkaar niet voor elk wissewasje hoefden op te zoeken. Althans niet fysiek. We leerden dat we ook prima online tot overleg konden komen. Was het eerst nog wat onwennig om vanachter je beeldscherm en webcam met elkaar te vergaderen, tegenwoordig draaien we onze hand daar niet meer voor om.
Wat heeft dat met de salarisadministratie te maken? Nou, eigenlijk heel veel. Om te beginnen kenmerken salarisregelingen zich door snelle veranderingen. Dat geldt zeker voor deze periode, waarin vaste reiskostenvergoedingen wegvallen en er nieuwe vergoedingen bijkomen. Bovendien is het besef gegroeid dat mensen ziek kunnen worden en lange tijd voor het bedrijf uit beeld verdwijnen. Zeker in het geval van de salarisadministrateur is dat een absoluut drama. Werknemers blijven hun werkgever om vele redenen trouw, maar als er iets schort aan de salarisadministratie dan groeit toch echt de urgentie om op zoek te gaan naar nieuw werk.
Wat absoluut ook is veranderd: het besef dat we online tot overleg kunnen komen. Vroeger gold het min of meer als noodzakelijkheid om de salarisadministrateur fysiek aanwezig te hebben. Die was onmisbaar. Ook een salarisadministrateur mag op vakantie, maar dan het liefst zo kort mogelijk. Nu lijken werknemers er beter van doordrongen dat ze hun vragen of grieven eveneens online kunnen delen. Ze hoeven niet meer bij de salarisadministrateur aan het bureau komen te staan, online contact blijkt een prima alternatief. HR- en salarisadministrateurs kunnen nu makkelijker alle medewerkers bereiken via een webinar of online via een Zoom- of Teamssessie. Een bijeenkomst over pensioenen is in een handomdraai georganiseerd. Er is geen fysiek locatie nodig waar belangstellenden voor worden uitgenodigd. Een online webinar blijkt een prima instrument om mensen te informeren.
Was het vroeger gebruikelijk om personeelsdossier en loonstroken in een ordner op de afdeling salarisadministratie of HR te archiveren. Dat is nu echt achterhaald. Door de versnelde digitalisering als gevolg van de coronacrisis willen alle betrokkenen vanaf elk plek direct bij benodigde dossiers kunnen. Zo kan dus ook de werknemer vanaf zijn thuiswerklocatie online zijn eigen dossier inzien.
Verder lijkt er een nieuw digitaal besef te zijn ontstaan. In de ICT-wereld was er al langer sprake van een ontwikkelingsgang waarin niet zozeer het bezit als uitgangspunt werd genomen, maar gebruik ervan. De coronacrisis heeft die tendens verder aangescherpt. Deze software-as-a-service-trend heeft zowel voor de aanbieder als voor de gebruiker afgetekende gevolgen. De aanbieder kan via een pay per use- of software as a service-model diensten toegankelijk maken voor een breed publiek. Dus ook voor partijen die voorheen niet in staat waren om in house-automatiseringssoftware toe te passen. Voor de gebruiker kan dit traject betekenen dat hij kleinschalig kan instappen, waarna hij gedurende een periode van groei de benodigde automatisering verder kan opschalen. Zo hoeft die niet meteen diep te investeren, maar kan hij stukje bij beetje budgetbeslissingen nemen.
Wat tot slot als gevolg van de snelle digitalisering valt te constateren, is dat het uitbesteden van de salarisadministratie sterk is vergemakkelijkt, maar zeker ook meer is geaccepteerd. Bedrijven, gemeenten, overige organisaties en hun werknemers leven in één groot ecosysteem.
