'Motion bracht onze HR-administratie in sneltreinvaart naar de 21e eeuw'

Als maatschappelijke organisatie in de woningmarkt, heeft GoedeStede in tijden van corona de nodige uitdagingen moeten overwinnen. Waar GoedeStede vóór de schermen initiatieven neemt om haar klanten tegemoet te komen, werd achter de schermen gewerkt aan een modernisering van de bedrijfsprocessen. Het doel om als organisatie wendbaar te zijn en een modernere werkgever te worden, werd dankzij een vliegensvlugge implementatie van Motion, het eHRM systeem van Centric, succesvol gerealiseerd.

We zijn in gesprek met Jacqueline van Houten, sinds mei 2020 werkzaam als Manager Financiën en ICT bij GoedeStede. “Toen ik bij GoedeStede in dienst trad, was de keuze om met Motion te gaan werken al gemaakt. We maakten al naar volle tevredenheid gebruik van de salarisdienstverlening van Centric. Mijn voorganger, die inmiddels met pensioen is, heeft vanuit GoedeStede het traject opgestart om te onderzoeken hoe we ook onze HR-administratie naar de 21e eeuw konden brengen.”

Het realiseren van de nieuwe werkwijze had enige haast. Jacqueline: “door corona werden de demo’s van Motion in het voorjaar voor mij online en op afstand georganiseerd. Gelukkig konden we ook op deze manier gemakkelijk de beslissing nemen om met Motion te gaan werken. We waren direct onder de indruk van de mogelijkheden en de gebruiksvriendelijkheid, ook op de mobiele telefoon. De behoefte om ook naar andere aanbieders te kijken hadden we daarom niet. We wilden zo snel mogelijk, het liefst nog in 2020, een geïntegreerde oplossing voor de HR- en salarisadministratie in gebruik nemen. Die doelstelling hebben we samen met Centric vastgelegd bij het vastleggen van onze keuze voor Motion. Daar gingen we voor!”

Flexibiliteit als sleutel tot succes

“Toen we de knoop in mei 2020 hadden doorgehakt, was het belangrijk om zo snel mogelijk met de implementatie te starten” vervolgt Jacqueline. “Samen met Centric hebben we de deadline om de implementatie af te ronden vastgesteld op oktober 2020. Dat bracht verschillende uitdagingen met zich mee: de vakantieperiode lag hier tussen en daarnaast hadden we natuurlijk te maken met corona. Hierdoor moesten we tijdens de implementatie op afstand met elkaar samenwerken, omdat we niet altijd bij elkaar konden komen.”

De werkwijze van Centric bij Motion-implementaties is niet in beton gegoten. Daar heeft GoedeStede dan ook van geprofiteerd tijdens de implementatie. “Om onze organisatie en de gewenste werkwijze in kaart te brengen, vraagt Centric aan de start van een implementatie om flink wat informatie. Aanvankelijk kan dat je een beetje afschrikken, maar nu weten we dat deze inventarisatie echt nodig is om later in het project snel dingen voor elkaar te krijgen. Maar ook om eventuele tegenslagen makkelijker het hoofd te kunnen bieden. Zo bleek inplannen van de kick-off van het project met alle betrokkenen al een uitdaging, waardoor we deze input van tevoren al hebben moeten geven. Gelukkig hoefden we niet star vast te houden aan één werkwijze en bleek het invulformat van Centric dermate intuïtief dat we met onze input direct na de kick-off van het project aan de slag konden gaan. We hoefden niet terug naar de tekentafel en konden direct samen aan de slag.”

En het aan de slag gaan met Centric, dát is Jacqueline goed bevallen. “De samenwerking met de Centric-consultants heb ik als heel prettig ervaren. Tijdens het hele project heb ik echt gemerkt dat ze met ons meedenken over wat het beste is voor GoedeStede. Het helpt daarbij ook dat Centric de HR-processen invult aan de hand van best practices. Dat het wiel niet opnieuw hoeft worden uitgevonden geeft een prettig gevoel, je hebt echt het idee dat je met een ervaren en professionele club mensen te maken hebt. Een die de projectdoelstellingen niet uit het oog verliest en jouw organisatie echt verder helpt. Daardoor hebben we de toch erg strakke deadlines allemaal gehaald. Terugkijkend wordt ik erg enthousiast van de mentaliteit die zowel onze eigen teamleden van P&O en de salarisadministratie, als die van het Centric-team hierbij hebben laten zien!”

“Centric dacht tijdens het hele proces echt mee over wat het beste is voor GoedeStede. Dat heb ik als heel prettig ervaren!”

Jacqueline van Houten Manager Financiën en ICT bij GoedeStede

HR in de 21e eeuw

“Nu we met Motion werken, blijkt nog maar eens dat het echt tijd was voor onze organisatie om de stap naar Motion te zetten. Veel handmatige processen zijn nu geautomatiseerd en in plaats van in meerdere administraties, wordt nu alles op één plaats vastgelegd. Voor mij was de keuze voor Motion ook de keuze om de administratieve last bij organisatie weg te nemen, door HR-processen meer digitaal in de lijn van de organisatie te leggen. Op die manier hoopte ik ook het werk voor mijn team leuker te maken.”

Vanuit haar rol ervaart Jacqueline de voordelen van Motion op drie manieren. “Enerzijds ben ik natuurlijk nauw betrokken bij de afdeling P&O en zie ik van dichtbij welke voordelen Motion de HR-professional biedt. Anderzijds ben ik zelf ook manager die in Motion aanvragen van mijn team accordeert en regel ik mijn eigen HR-zaken in Motion. De ervaringen met het systeem zijn heel positief. Als leidinggevende wordt ik goed gefaciliteerd en Motion werkt heel intuïtief. Dat zien we ook terug in de rest van de organisatie. Wij werken met Single Sign On, hierdoor weten mijn collega’s hun weg naar Motion makkelijk te vinden.. Natuurlijk pakt de een het wat sneller op dan de andere, maar minimale begeleiding volstaat daarbij.”

“Daarbij krijgen we nog steeds wel wat hulp van Centric. Af en toe lopen we nog tegen kleine dingetjes aan. Maar net als tijdens de implementatie, staat Centric ook hier op een adequate en vriendelijke manier voor ons klaar. Dat biedt vertrouwen voor de toekomst, want er zijn nog talloze manieren waarop wij op het gebied van HR een volgende stap kunnen zetten. Een voorbeeld is op het gebied van Onboarding van nieuwe medewerkers, waar Centric ook een oplossing voor biedt. Daar is de tijd nu nog niet rijp voor, maar als het zover is, weten we in ieder geval dat Centric ons daarbij kan helpen en op een proactieve manier met ons meedenkt. Dáár zijn gewoon heel erg blij mee.”

Gebruikte oplossing

Motion

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Wil je meer weten?

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Neem voor meer informatie contact op met Bob van Egmond via +31 6 11 77 36 21 of gebruik het contactformulier.