Beste Werkgever in gemeenteland verzorgt HR met Motion

HR & Salaris

De leukste gemeente om voor te werken? Dat is Rhenen! In 2018 werd de kleine, hechte organisatie uitgeroepen tot Beste Werkgever in gemeenteland. Voor alle HR-zaken, salarisverwerking, het werven en onboarden van nieuwe medewerkers koos de gemeente Rhenen een moderne alles-in-één-oplossing. Als je HR maar goed zit!

Rhenen: ‘Digitaliseren maakt zaken een stuk makkelijker’

Met op de kop af 20 duizend inwoners is het Utrechtse Rhenen geen grote gemeente. Vanzelfsprekend gelden voor ‘kleinere’ organisaties die werkgever zijn, dezelfde HR- en administratieve verplichtingen als voor grotere organisaties met meer afdelingen en capaciteit. Door een uitgekiende digitale transformatie zijn veel handelingen gelukkig automatisch af te vangen.

Personeelsadviseur Esther van Dijk: “Het leuke aan werken voor een kleinere organisatie vind ik dat mijn functie zo veelzijdig is. Ik ben betrokken bij allerlei projecten en draag zorg voor HR-zaken zoals beleid, gesprekscyclus, Arbo en de onboarding van nieuwe medewerkers. Zulke uitgebreide werkzaamheden hebben wel als gevolg dat niet overal voldoende tijd voor is.”

Als kleinere organisatie heeft de gemeente Rhenen geen afzonderlijke medewerkers of afdelingen voor alle verschillende HR-taken. “Onze salarisadministratie hebben wij bijvoorbeeld uitbesteed aan Centric. En op het vlak van HR zijn we flink aan het digitaliseren om ons werk te ondersteunen. Als iets automatisch kan – graag!”

“Een goede onboarding maakt nieuwe collega’s in een mum van tijd wegwijs.”

Esther van Dijk Personeelsadviseur binnen Team Advies, Gemeente Rhenen

Werven in de Foodvalley

Neem het werven van medewerkers. Daarvoor werkt Rhenen samen met naburige gemeenten, waaronder Barneveld, Ede, Wageningen en Veenendaal, in de zogeheten ‘Foodvalley’. Esther: “Als we vacatures hebben, krijgen medewerkers van die buurgemeenten voorrang. Zij kunnen solliciteren via een speciale portal, zo wisselen we onderling medewerkers uit.”

De externe werving van personeel doet de gemeente zelf. “Daar zouden we graag meer tijd voor hebben. Om de werkzaamheden van onze P&O-medewerkers te verlichten, starten we dit jaar met Motion Recruit. Die module laat veel zaken rondom werving en selectie automatisch gaan, waardoor we een stuk sneller door alle selectieprocedures heen kunnen, zoals de communicatie rondom afspraken tussen kandidaten en HR. Dat scheelt veel handelingen.”

Naast het uitbesteden van de salarisadministratie, maakte de gemeente Rhenen al gebruik van Motion, de eHRM cloud-oplossing. Dat betekent dat Centric de hosting verzorgt en garandeert dat de dienstverlening altijd beschikbaar is, voor zowel de HR-professional als voor collega’s die bijvoorbeeld een declaratie indienen of verlof aanvragen.

Aan boord bij de Beste Werkgever in gemeenteland

Het is prettig werken bij Rhenen. In 2018 werd de gemeente zelfs verkozen tot beste werkgever. Medewerkers gaven hun gemeente de hoogste werkgeversbeoordeling van alle decentrale overheden. “Dat zegt wel iets over onze familiaire cultuur van samenwerking en loyaliteit. Het verloop is laag en veel collega’s zijn met elkaar bevriend.”

Door processen te digitaliseren of te automatiseren, gaan veel zaken een stuk makkelijker. Dat geldt voor werving en selectie, maar zeker ook voor de onboarding, ofwel de kennismaking van nieuwe medewerkers met Rhenen als werkgever. Want nieuwe medewerkers aantrekken is één, maar hoe introduceer je ze in de organisatie, zodat ze meteen vlot hun weg vinden? Esther: “We hadden nog geen introductieprogramma voor nieuwe medewerkers. Als je ergens nieuw bent dan is dat natuurlijk een uitdaging, ook in gemeenteland.”

Een zachte landing

De gemeente Rhenen is een platte organisatie met een beperkt aantal lagen: medewerkers, managers en de gemeentesecretaris. Mede daardoor hebben medewerkers veel vrijheid om zelf verantwoordelijkheden op te pakken. Soms is dat even zoeken, maar het heeft zeker ook voordelen. Esther: “Die vrijheid geeft ruimte om jezelf te ontwikkelen. Dat dat belangrijk is, merk ik ook bij mijn eigen generatie. Als je het ergens niet naar je zin hebt, dan kijk je waar het gras groener is.”

“Daarom is een goede onboarding zo belangrijk. Nieuwe medewerkers maken daarmee al meteen na hun arbeidsvoorwaardengesprek kennis met de cultuur van de organisatie, dus nog voor hun eerste werkdag. Je wilt toch graag weten waar je terechtkomt. Een zachte landing is belangrijk. Daarvoor zetten we dit jaar Motion Onboard in. Zo zijn nieuwe collega’s in een mum van tijd wegwijs.”

Motion: overzicht met één druk op de knop

Van oudsher beheerde de gemeente al haar data zelf. HR-applicatie Motion, met daarin de modules Recruit en Onboard, was het eerste programma dat buiten de eigen muren kwam te staan, in de cloud. Esther: “De collega’s van IT en Documentaire Informatievoorziening vonden dat in het begin even spannend. Het voortraject was wel een uitdaging, maar de ingebruikname zelf verliep soepel. De gebruikers hadden het zo onder de knie. De knoppen zitten op logische plekken en de schermen zijn intuïtief. Dat is zeker niet bij alle systemen het geval.”

Hoe heeft de inzet van Motion het werk van Esther veranderd? “Voor mij als personeelsadviseur is het nu makkelijker om advies te geven, doordat overzichten en cijfers eenvoudig beschikbaar zijn. Vroeger moest ik voor bepaalde informatie naar de afdeling financiën of andere collega’s. Nu heb ik dat overzicht met één druk op de knop, dat is heel fijn. Bovendien levert het tijdswinst op: we kunnen nu meer tijd te besteden aan advisering, nieuwe projecten en waarde toevoegen aan Rhenen.”

HR, mákkelijk gemaakt

Volgens Esther maakt Motion het werk van HR een stuk eenvoudiger. “Steeds meer zaken worden gedigitaliseerd. Dankzij Motion kunnen we sneller antwoord geven op vragen van medewerkers.”

“Daarnaast is Motion heel toegankelijk voor medewerkers. Managers vinden snel de weg in de verschillende modules en dat geldt ook voor het overige personeel: van baliemedewerkers tot systeembeheerders, iedereen kan met Motion overweg. Je hoeft niet heel digivaardig te zijn om ermee te werken. Precies zoals je van een HR-oplossing verwacht.”

De oplossing

Motion Pay

Motion HR

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Wil je meer weten?

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Neem voor meer informatie contact op met Bob van Egmond via +31 6 11 77 36 21 of gebruik het contactformulier.