Uit de schaduw(-IT) treden van traditioneel samenwerken. Integraal werken wordt door veel gemeenten gezien als de stip aan de horizon, een ideaalbeeld waar we naartoe werken. Burgers worden beter en sneller geholpen wanneer alle overheidsinstanties optimaal met elkaar samenwerken op politiek, bestuurlijk en ambtelijk vlak. Een mooi streven, maar in de praktijk blijkt dat samenwerken vaak moeilijker is dan gedacht. Gelukkig is er technologie beschikbaar om ons hierbij te helpen, we vertellen er meer over in dit blog.
Wat is de werkelijkheid?
Overal waar mensen werken - of dat nu bij een gemeente of in een andere organisatie is – is er een wens om op een efficiëntere en snellere manier met elkaar samen te werken. Denk hierbij aan integrale beleidsontwikkeling, met het bijbehorende programmatisch en projectmatig werken. Daar wringt de schoen, want samenwerken met collega’s, ketenpartners of burgers is een behoorlijke onderneming. Niet iedereen heeft toegang tot dezelfde systemen, weet waar collega’s mee bezig zijn, hoe je elkaar kunt vinden en wat de juiste manier van communiceren is.
Natuurlijk zijn er allerlei handige hulpmiddelen die samenwerken met anderen mogelijk maken, maar hebben gemeenten controle over deze systemen en de informatie die ze via deze kanalen delen? Zo is een toepassing als WhatsApp privé erg handig maar is het geen veilig zakelijk kanaal. Want wie bepaalt wie toegang heeft tot het gesprek? Wie houdt controle op de gedeelde documenten en waar deze staan? Zo steekt schaduw IT zijn kop op!
Fundament voor integraal samenwerken
Met Office 365 krijgen gemeenten een volledig set aan tools voor integraal samenwerken in handen en hoeven medewerkers niet op zoek te gaan naar een (onveilig) alternatief. Binnen de gemaakte afspraken (Governance) kunnen medewerkers efficiënt en doeltreffend samenwerken en houdt de IT grip op de informatie.
Met eDiscovery in Office 365 houd je controle op de informatie bij het doorzoeken van belastend of ontlastend bewijs tijdens het groeiproces van de informatie. Daarnaast houdt men grip op wat gedeeld wordt dankzij de Data Loss Prevention (DLP). De omgeving is zo ingericht dat ongeoorloofd delen van privacygevoelige informatie gemonitord en beschermd wordt. Staat iemand op het punt bepaalde info te delen, dan krijgt deze persoon eerst een waarschuwing. Specifieke informatie kan gelabeld worden zodat deze nooit per ongeluk gedeeld wordt. Richt je een Team in met mensen buiten de organisatie? Dan is het ook mogelijk om hun rechten te beperken. Zo houdt de organisatie altijd controle over de documenten en data.
Document Life Cycle
Of het nu een nieuwe procedure is in Word of een begroting in Excel, Office 365 biedt de mogelijkheid om het volledige groeiproces (de Document Life Cycle) van de informatie te begeleiden. Dit groeiproces is op te delen in 3 fases; create, collaborate en share. Zo wordt integraal samenwerken een stuk eenvoudiger.