Digitaal samenwerken als aanvulling op alle gemeentelijke processen

7 voordelen van Office 365 voor gemeenten

Digitale transformatie staat bij veel ondernemingen en lokale overheden hoog op de agenda. Heel vaak denken we bij digitale transformatie in eerste instantie aan het automatiseren en digitaal maken van processen. Toch mogen we niet vergeten dat we deze moderne technologie ook kunnen inzetten om medewerkers als aanvulling op de standaardprocessen slimmer en efficiënter te laten werken.

1. Eenvoudig te integreren met zaakgericht werken

De gemeentelijke processen worden veelal geborgd en afgehandeld in een taakspecifieke applicatie (TSA) zoals de Key2Burgerzaken. Wordt zaakgericht gewerkt binnen de gemeente, dan is procesinformatie en bijhorende documenten inzichtelijk vanuit het zaaksysteem. Toch zijn er ook situaties waarin medewerkers eerst werken in een Word-document of een gemeente ontvangt e-mails die horen bij een proces. Dan is het wel zo handig dat jouw Office-pakket in verbinding staat met het zaaksysteem. Met Office 365 is er geen enkele beperking om deze koppeling te realiseren. Dit maakt het bijvoorbeeld mogelijk om vanuit Outlook een e-mail toe te voegen aan het zaaksysteem en de aanvraag te starten. Wanneer het zaaksysteem is gekoppeld aan applicaties, kunnen medewerkers ook direct vanuit deze applicaties het toegevoegde bestand raadplegen.

Wil je andersom een document uit je DMS aanpassen in een groep? Dan gebruikt men goedkeuringsslagen en processtappen. Soms is dat ook precies wat nodig is. Maar is het handiger om tegelijkertijd aan een document te werken? Dan sla je het bestand op in Microsoft Teams. Als iedereen heeft samengewerkt, voeg je het document vervolgens als nieuwe versie toe in het DMS.

2. Security en compliance geregeld dankzij gemeentelijke voorwaarden (VNG)

Sinds 1 februari 2019 kunnen gemeenten gebruik maken van de gemeentelijke voorwaarden van Microsoft en de VNG. Deze gemeentelijke voorwaarden houden rekening met het feit dat gemeenten zelf de inrichting van hun werkplek willen bepalen. Ze ondersteunen hen hierbij door relevante documentatie aan te bieden en met een specifiek overheidsaanbod. In dit aanbod wordt Microsoft 365 uitgebreid met beveiligings- en compliance-toepassingen. Zo zorgen gemeenten voor een optimale bescherming van hun data en zijn ze compliant aan alle wet- en regelgevingen zoals de AVG en Wbp. We laten je alvast kort kennismaken met twee belangrijke (en handige) toepassingen.

Data loss prevention (DLP)

Met DLP zorg jij ervoor dat vertrouwelijke of privacygevoelige informatie op de juiste manier wordt bewaard én niet zomaar wordt gedeeld. Het doel van DLP is het identificeren, monitoren, registreren en rapporteren van privacygevoelige data. Zo voorkomt een gemeente dat medewerkers per ongeluk data delen via e-mail of in Teams die niet voor andere ogen bestemd zijn. Staat iemand op het punt om een burgerservicenummer te delen? Dan krijgt deze medewerker een waarschuwing dat de informatie niet gedeeld mag worden volgens het bepaalde beleid. DLP zorgt ook voor een beleid over de bewaartijd en locatie waarop data worden bewaard. Door gegevens te labelen behoud je controle op bijvoorbeeld de retentietijd of bepaal je dat gegevens na een bepaalde tijd automatisch worden verwijderd.

Advanced eDiscovery

We verzamelen steeds meer data binnen de gemeente, maar hoe vind je snel wat je zoekt in deze berg (ongestructureerde) data? Ontvangt de gemeente een WOB-verzoek, dan is het bijna onmogelijk om handmatig op zoek te gaan naar alle relevante gegevens. eDiscovery helpt gemeenten met het doorspitten van miljoenen bestanden door de inzet van machine learning, predictief coderen en tekstanalyse. Nadat je een eDiscovery-case aanmaakt worden alle data die mogelijk op de case van toepassing zijn verzameld. Vervolgens is verdere analyse mogelijk dankzij de AI-functionaliteiten binnen Office 365. Ga maar na hoeveel uren uitzoekwerk je hiermee bespaart!

3. Productiviteit stijgt door efficiëntere samenwerking

Samenwerken met een collega aan een presentatie over het beleid van de gemeente? Het klinkt eenvoudig, maar we verliezen heel wat kostbare tijd met het heen en weer mailen om samen tot de juiste versie te komen. Samen een document, spreadsheet of presentatie beheren gaat meestal gepaard met eindeloos heen en weer ge-e-mail en vaste afspraken over wie wanneer zijn input mag invoeren. Willen we documenten delen en input verzamelen met ketenpartners, dan wordt het proces nog complexer en duurt het langer voor het definitieve document klaar is. Bovendien bewaren collega’s en partners documenten op verschillende locaties, waardoor niemand volledig inzicht heeft in alle relevante documenten.

Is het niet beter als iedereen in één document samenwerkt en bestanden op één centrale locatie staan? Met Office 365 werk je met meerdere personen in een Excel-bestand en verzamel je alle documenten en communicatie rondom een project in één online projectruimte met de applicatie Teams. Geef alle betrokkenen, intern én extern, toegang tot het Team en je hebt een online projectruimte waar je kennis en documenten deelt, chat of met elkaar vergadert via een Teams-meeting. Hiermee maak je definitief een eind aan het zoeken naar de juiste projectdocumenten en houd je meer tijd over voor andere werkzaamheden.

A picture

4. Maak een eind aan de schaduw-IT

De wens om efficiënter samen te werken, die is er! Worden de tools om medewerkers hierbij te ondersteunen niet aangeboden, dan gaan ze op zoek naar een alternatief. Hierbij kiezen medewerkers voor de digitale tools die ze ook in hun privéleven gebruiken. Begrijpelijk, want het is natuurlijk heel wat sneller om de bouwtekeningen via WeTransfer te delen met een projectontwikkelaar dan ze via e-mail te versturen. Hierdoor ontstaat schaduw-IT.

Bied een veilig alternatief aan dat net zo goed werkt als WhatsApp of Dropbox, maar waarbij de IT-afdeling controle behoudt. Met Office 365 heb je die alternatieven onmiddellijk bij de hand, zonder dat je controle verliest over wie bij welke informatie kan.

5. Generatieoverstijgend samenwerken

Op dit moment bestaat de Nederlandse beroepsbevolking uit 5 verschillende generaties, dat is bij gemeenten niet anders. Iedere generatie heeft zo z’n eigen voorkeur over hoe ze het liefste samenwerken en vaak staan deze voorkeuren lijnrecht tegenover elkaar. Babyboomers verkiezen vaak een traditionele manier van communicatie via e-mail terwijl generatie Z, de digital natives, bij voorkeur chat met collega’s en partners. Met Office 365 kom je tegemoet aan de verwachtingen van alle generaties. De tools zijn laagdrempelig in gebruik waardoor iedereen zonder probleem start met bijvoorbeeld chatten in een Team of beeldbellen via een Teams-vergadering.

Door te kiezen voor een moderne manier van communiceren en samenwerken, zorg je er bovendien voor dat werken bij de gemeenten ook aantrekkelijk is voor de jongere generaties. Ze zijn gewend aan werken in netwerken, locatie-onafhankelijk werken en verwachten snel toegang tot relevante informatie. Faciliteer je dat niet, dan is de kans erg groot dat ze snel op zoek gaan naar een andere uitdaging buiten de gemeente. Dat zou jammer zijn, want gezien de snelle vergrijzing van onze maatschappij is nieuw talent aan je binden een belangrijke factor voor succes in de toekomst.

6. Inclusiviteit en toegankelijkheid

We streven naar een inclusieve samenleving waar mensen met een beperking op voet van gelijkheid met anderen meedoen aan de samenleving, dus ook op de werkvloer. Gemeenten hebben hierin een belangrijke voorbeeldfunctie. Daarnaast zorgt ook het Tijdelijk besluit digitale toegankelijkheid overheid dat websites, en straks ook applicaties, moeten voldoen aan de WCAG 2.0-norm voor digitale toegankelijkheid. Hierin is, onder andere, bepaald dat vanaf september 2021 websites moeten voldoen aan deze richtlijn.

Ook Microsoft zet zich hard in om iedere gebruiker een optimale ervaring te bieden. Daarom zorgen ze voor continue updates in de verschillende Office-onderdelen om mensen met een beperking optimaal te ondersteunen in hun werkzaamheden.

Zo is real-time ondertiteling mogelijk in PowerPoint, kan Word jouw document voorlezen en voert Office 365 analyses uit om de toegankelijkheid van jouw documenten of spreadsheets te verbeteren. Deze inspanningen gingen niet onopgemerkt voorbij want in mei 2019 ontving Microsoft Nederland het Nederlands Keurmerk voor Toegankelijkheid (NLKT).

7. Voorbereid op de toekomst

Steeds meer diensten en applicaties worden omgezet naar as-a-Service-diensten; de verwachting is dat ook binnen de gemeente meer traditionele applicaties uiteindelijk verhuizen naar de cloud. Door te kiezen voor Office 365 zorg jij ervoor dat jouw kantoorapplicaties klaar zijn voor een integratie met deze cloud-applicaties.

Met Office 365 is de gemeente bovendien altijd voorzien van de allernieuwste technologie die ons ondersteunt in onze dagelijkse werkzaamheden. Omdat je alles as-a-Service afneemt heb je altijd de nieuwste versie ter beschikking dankzij de regelmatige updates vanuit Microsoft. Zo haal je al snel voordeel uit technologie zoals kunstmatige intelligentie die geïntegreerd is in Office 365. ‘Ideeën’ in Excel helpt bijvoorbeeld met het visualiseren van data en in Word geeft het tips om beter teksten te schrijven.

Meer weten?

Wil je meer weten over cloud-based samenwerken met jouw collega’s en partners? De specialisten van Centric denken graag met jou mee over de mogelijkheden voor jouw gemeente. Wij kennen als geen ander de lokale overheid, de specifieke processen en de uitdagingen die spelen binnen gemeentes. Door deze kennis te combineren met de innovatieve oplossingen van Microsoft zorgen wij ervoor dat jouw gemeente zich kan richten op de kerntaken en op het faciliteren van een moderne dienstverlening aan burgers.

Hans van Wijk,  Managing Director End User Management

Meer informatie nodig?

Hans van Wijk, Managing Director End User Management

Voor meer informatie neem je contact op met Hans van Wijk via +31 610 696365 of per mail hans.van.wijk@centric.eu.