Van papieren dossiers naar digitaal gemak

‘Bezoekers van de begraafplaats in Vilvoorde trekken aan de alarmbel’. De kop op de website van Het Laatste Nieuws liet aan duidelijkheid niets te wensen over. Door het wettelijk verbieden van de onkruidverdelgers staan de distels en het onkruid ongezien hoog. Dus is het goed onderhouden van de vier begraafplaatsen die de stad rijk is, best een uitdaging. “Voor ons was dit de reden om de begraafplaatsen te herinrichten en beheren. En bij die opgave hoort een intuïtieve en moderne applicatie voor de administratie, planning, correspondentie en facturatie”, steekt Melissa De Buyser van wal.

Zo gezegd, zo gedaan. Begin 2023 stapt Vilvoorde over naar Centric Begraven, een cloud-based Software as a Service (SaaS)-oplossing en opvolger van Key2Begraven. Van een lokale applicatie in eigen beheer, naar alles in de cloud, dat is best een verandering. Medewerkers van de begraafplaatsen benaderen de applicatie voortaan via een browser, IT-partner Centric verzorgt het beheer en de hosting. “Een verademing”, vat Melissa de eerste ervaringen samen. “Zeker als je voordien nog veel met papier en basissoftware werkt.”

Overzicht bewaren

Melissa toont een kartonnen kaart van een vierkante meter. “Met een latje en een potloodje tekenden we hierop de graven in, per perceel of van een paar percelen samen. Daarnaast hadden we per overledene drie fiches, vergelijk het met indexkaarten. Eén voor de naam van de overledene, één voor de plek van het graf en eentje om de concessiehouder te duiden. Deze fiches waren ook allemaal gesorteerd in een andere bak.”

De papieren dossiers heeft Vilvoorde voor een groot deel achter zich gelaten. “In Centric Begraven hebben we nu digitaal van elke begraafplaats een ingetekende plattegrond. Hier kunnen we heel eenvoudig in zoeken en zaken in muteren. Je klik op een graf en je ziet alle details”, legt Melissa uit. De applicatie navigeert de medewerkers door de schermen. Van het snel vinden van beschikbare graven tot bijvoorbeeld de details van een grafconcessie. “In plaats van het werken vanuit losse kaartenbakken, werk je nu vanuit één overzichtsscherm. Zo bewaren we beter het overzicht.”

Op afstand werken

De cloudapplicatie maakt het de medewerkers van Vilvoorde voortaan mogelijk om op afstand te werken en op de begraafplaats zelf al mutaties door te voeren. “Voordeel is dat je je administratie gewoon bij de hand hebt op een tablet. Dat scheelt kladblaadjes en wandelingen naar kantoor. Bovendien komt dit de correctheid van de gegevens alleen maar ten goede. Nog niet zo lang geleden bezorgden de medewerkers van team Burgerlijke Stand de opdrachten op papier aan de hoveniers begraafplaatsen. Nadien brachten de hoveniers de dossiers terug binnen. Dat gaat straks allemaal digitaal.”

Melissa krijgt van haar medewerkers terug dat het prettig is dat de nieuwe SaaS-versie procesgericht werkt. “Als we het proces doorlopen bij een nieuwe aangifte van een overlijden, dan zijn we er ook zeker van dat alle collega’s de informatie op dezelfde manier invullen en archiveren. Tijdens de conversie is heel treffend duidelijk geworden hoe groot de meerwaarde daarvan is. Soms was de data lastig te achterhalen en minder accuraat.”

Bewaken van het proces

De burger profiteert volgens het diensthoofd Burgerzaken ook van de kwaliteitsslag. “Als de informatie beter en sneller toegankelijk is, kun je de burgers beter te woord staan. Bovendien kunnen we brieven en facturen straks ook makkelijker koppelen aan het persoonlijk dossier.”
Ze vervolgt: “Overigens is het prettig dat de facturen ook in de applicatie kunnen worden opgemaakt en doorgestuurd naar de begrafenisondernemer. Hiervoor gaan we met Centric nog een koppeling leggen met onze financiële applicatie.”

Vilvoorde is zich aan het voorbereiden op de volgende stap: het verbeteren van de procesbewaking met de applicatie. Zijn er bijvoorbeeld graven die bijna aan het eind van hun concessie zijn? Moeten die verlengd worden of gaan de mensen er afstand van doen? “Je gaat veel triggers krijgen van waar je op moet letten die we nu nog verwachten van onze medewerkers.”

Ook volgt de mogelijkheid dat begrafenisondernemers op hun smartphone of tablet zelf online een tijdslot voor een begrafenis kunnen reserveren. “Naast het ontlasten van onze medewerkers zorgt dit ook voor duidelijkheid. Het komt soms voor dat een begrafenisondernemer bij het kiezen van een datum op het gemoed van onze medewerker probeert in te spelen van: ‘ja, maar deze mensen hebben deze datum al gekozen’. Vanaf het in voege gaan van deze digitale agenda zullen deze discussies er niet meer zijn. Tevens zullen de hoveniers begraafplaatsen vanaf dan meekijken in de applicatie. Zodra hij ziet welk blok in de agenda gereserveerd is, weet hij welke voorbereidende werkzaamheden gewenst zijn.”

Navigeren op de begraafplaats

Voor wat betreft de toekomst kijkt Vilvoorde uit naar de implementatie van de module Grafzoeker. Daarmee kan de bezoeker op de begraafplaats met bijvoorbeeld zijn eigen smartphone online haar weg vinden naar het gewenste graf. Al is Melissa er met haar team nog niet uit in welk format ze dit mogelijk wil maken. “Je kunt bijvoorbeeld een QR-code bij de ingang hangen die bezoekers met hun smartphone kunnen benaderen. Of gaan we de begraafplaats voorzien van een zuil waarop de bezoekers het graf van de overledene opzoeken. Je moet rekening houden met wat voor iedereen het beste toegankelijk is.”

Zelf doet Melissa alles met een smartphone. “Dus ik zou kiezen voor de QR-code bij de ingang van elke begraafplaats. En dan zie je na het invullen van de naam van de overledene de locatie van het graf. We zouden de mensen die daar behoefte aan hebben, dan bijvoorbeeld kunnen helpen in het verbeteren van hun digitale skills. Want je wilt de service en het gebruiksgemak dat Centric Begraven kiest simpelweg voor iedereen mogelijk te maken.”

Toekomstige ontwikkelingen

Uiteraard moet elke leverancier meegaan met maatschappelijke tendensen en is een software nooit af. Ook bij Centric Begraven zijn er altijd kleine verbeterpunten. Het fijne is dat we hierover open kunnen communiceren met Centric. Zij staan altijd voor ons klaar om te onderzoeken of iets van meerwaarde kan zijn voor hun applicatie. Dat is voor ons alleen maar prettig.”