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SharePoint Document Management: optimalisez la circulation de vos documents

Chaque processus d’entreprise dépend de documents et de dossiers. Le nombre de documents ne cesse de croître dans la plupart des organisations. Avec quelles conséquences? Des boîtes de courriels et des disques réseau qui explosent ; un va-et-vient de courriels pour l’envoi de documents qui, de plus, sont souvent sauvegardés deux fois: une fois localement et une fois sur le serveur. Sans compter la multiplication des versions.

Comment faire en sorte que vous ayez accès au moment voulu au document approprié? Comment pouvez-vous sauvegarder vos documents d’une manière univoque et comment les retrouver rapidement?

La conduite de votre entreprise dépend en grande partie de la disponibilité, au moment voulu, de l’information la plus récente, sans laquelle il est difficile de prendre les bonnes décisions. SharePoint vous aide à maîtriser le flux de documents.

Voici les principales caractéristiques de  SharePoint Document Management

  • Information facile à retrouver avec le moteur de recherche et l’utilisation logique de sites et de listes. 
  • Attribution correcte de caractéristiques à chaque document, facilitant la recherche ultérieure.
  • Vos documents ont une allure univoque grâce au développement de modèles de pages intégrés à SharePoint.
  • Vos équipes utilisent toujours la dernière version grâce à la gestion des versions.
  • Le check in/out des collaborateurs évite que des documents soient écrasés. 
  • Le client reçoit toujours la dernière version du document grâce à des workflows flexibles.
  • Les données devenues obsolètes sont archivées d’une manière adéquate par l’aménagement d’un Record Center.
  • L’intégration entre Office et SharePoint est optimalisée par des Office add-ons développés par Centric.
  • SharePoint peut communiquer avec Outlook. De ce fait, vous n’envoyez plus par courriel que les liens vers la version la plus récente d’un document au lieu du document intégral.