Zuiver beginnen in een nieuw systeem

Van Driel en Backer werken beiden op de afdeling Advies & Ondersteuning van de gemeente Texel. Van Driel is financieel adviseur en Backer regievoerder van het administratieve team en applicatiebeheerder. Samen trokken ze de kar van de overgang naar een nieuw financieel systeem. Van Driel als projectmanager, Backer verzorgde de implementatie aan de inhoudelijke kant.

Alles gaat naar de cloud

Het traject startte in 2021, toen duidelijk werd dat het financiële systeem dat de gemeente toen gebruikte, Decade, met ingang van 2024 niet meer door leverancier Unit4 werd ondersteund. Via een Europese aanbesteding werd een nieuwe leverancier geselecteerd. Dat werd Centric, met het pakket Key2Financiën. In januari 2023 startte de implementatie, het systeem ging live op 1 januari 2024. Dat het nieuwe systeem een cloudoplossing was, was een logische keuze, vertellen ze. Van Driel: “Het was voor ons geen vraag of we dat wilden. Alles gaat naar de cloud, het past bij de cloudstrategie van onze gemeente.” Backer: “Als we hadden gekozen voor on premise, dan hadden we waarschijnlijk de hele implementatie over een paar jaar opnieuw moeten doen omdat het dan alsnog naar de cloud ging. Dus hebben we het maar meteen gedaan.”

Gedegen voorbereiding

De overgang naar het nieuwe systeem verliep soepel, dankzij een zeer gedegen voorbereiding. De grootste uitdaging was het vertalen van de ‘oude’ werkwijze van de gebruikers naar het nieuwe pakket en welke consequenties dat zou hebben. Zeker omdat de veranderingen pas zichtbaar worden bij ingebruikname van Key2Financiën, zeggen Backer en Van Driel. De gemeente werkte al twintig jaar met het oude systeem en collega’s zijn daar natuurlijk aan gewend. Backer: “Ik heb ze zoveel mogelijk meegenomen in wat er ging veranderen. Ik maakte handleidingen en gaf trainingen, in eerste instantie samen met de consultant van Centric en na de livegang zelfstandig. Wat ook helpt is dat ik het eerste half jaar na de implementatie nog steeds ben vrijgespeeld om mensen te ondersteunen bij het gebruik van Key2Financiën.” Ongeveer twintig mensen werken dagelijks met het systeem, in totaal gebruiken 150 mensen in de hele organisatie het.

Opnieuw beginnen

Met de voorbereidingen op het nieuwe systeem zijn gelijk de werkwijzen en processen aangepakt. Backer: “We hebben er echt voor gekozen om opnieuw te beginnen en alles van A tot Z doorgenomen met de key users: de adviseurs, het team administratie en de gebruikers. Wat kan efficiënter, wat hebben jullie nodig en wat niet?” Het resultaat is onder meer een nieuw rekeningschema waarbij overbodige of niet meer gebruikte kostenplaatsen en grootboeken zijn geschrapt. Ook is de indeling en weergave van de programma’s gelijkgetrokken met de Iv3-structuur. Van Driel legt uit: “Voor de financiële verantwoording van de begroting en de jaarrekening heeft de gemeente zich te houden aan de Iv3 Informatievoorschriften van de Rijksoverheid. Tot en met 2023 had Texel een eigen programma-indeling, de weergave van de begroting en jaarrekening was dus anders dan de rapportage aan het Rijk. We moesten hierdoor twee structuren onderhouden. Met ingang van 2024 is dat nu gelijk.”

Haperende verbinding

De aanvang van de implementatie verliep niet vlekkeloos. Backer: “Het kostte een paar weken voordat de technische verbinding goed werkte. Zowel bij ons als bij Centric moesten een aantal aanpassingen worden gedaan.” Ook de koppelingen met andere systemen waren een aandachtspunt. Van Driel: “Er ging wel wat tijd overheen voordat dat allemaal werkte. Uiteindelijk bleek dat als je de techneuten van de betrokken partijen bij elkaar zet, ze het heel snel hebben opgelost.” In januari 2024 ging de knop om en kwam het nieuwe financiële systeem in de lucht. De livegang verliep soepel.

Koppeling met basisregistraties

Hoe bevalt het werken met Key2Financiën? Is er functionaliteit die ze voorheen niet hadden? Backer: “We zijn er nog maar net mee aan de slag, nu is het een kwestie van meters maken en ervaring krijgen. Bepaalde dingen komen natuurlijk nog, zoals de jaarafsluiting. We gaan zien hoe dat verloopt.” Een pluspunt is de koppeling van het systeem met de basisregistraties BRP en NHR, vertellen ze. Backer: “Die koppeling hadden we niet, waardoor het wel eens gebeurde dat we een factuur naar een oud adres stuurden.” Er zijn meer automatische controles en koppelingen die het werk efficiënter maken. Zoals een automatische controle van bankrekeningen. En factuurherkenning, waardoor bepaalde velden door het systeem worden ingevuld. Van Driel noemt verder de koppeling met Pepperflow, waar gegevens mee worden uitgewisseld voor het maken van de Planning & Control-documenten. En de koppeling met het salarispakket Motion.
Een voordeel van het werken met een cloudoplossing is dat alle gegevens real-time zijn. Van Driel: “Zeker ten tijde van het maken van de begroting is dat heel belangrijk. Wijzigingen van de cijfers zijn direct zichtbaar, ook in Pepperflow. Dat vind ik een groot pluspunt.”

Neem de tijd

Over de samenwerking met Centric zijn ze tevreden. Van Driel: “Als wij ergens mee zaten, dan werd er gelijk actie ondernomen.” Ze hebben wel een tip. Van Driel: “De interne communicatie kan soms wat beter, we kregen soms dezelfde vragen twee keer.” Backer denkt dat het goed is als de ondersteuning bij de livegang niet een dag, maar een week beschikbaar is voor de gemeenten die in die week overgaan. “Het zou ook goed zijn als dat bij een team ligt en niet bij één persoon. Dat maakt je minder kwetsbaar als iemand onverhoopt niet kan.”

Hebben ze nog een advies voor gemeenten die overwegen om de overstap naar Key2Financiën in de cloud te maken? Van Driel: “Speel de applicatiebeheerder helemaal vrij voor de voorbereiding, de overgang en de nazorg. Dat kost wat, maar dat win je terug. Want dan is alles opgeschoond, zijn alle processen doorlopen en begin je zuiver in het nieuwe systeem.” Backer: “Daar sluit ik mij bij aan. Onderschat een dergelijke overgang niet. Ik ben blij dat ik hier alle tijd voor had.”