Gemeente Eindhoven Geen verkiezingsstress!

Overheid Software & IT Assessments

Een flinke stapel handwerk waar je maanden mee bezig bent’. Voor veel gemeenten is dat de omschrijving van ‘verkiezingen’. Maar in de gemeente Eindhoven denken ze daar tegenwoordig heel anders over. We praten met Cindy van der Velden, projectmedewerker Verkiezingen bij de afdeling Ondersteuning en Ontwikkeling Dienstverlening en haar collega Hans Roijmans. stafmedewerker Publiekszaken.

Bemensen Stembureau?

Voorheen ging veel van het handwerk rond verkiezingen zitten in het bemensen van de stembureaus. Alle kandidaat-stembureauleden ontvingen per post een formulier waarop ze hun beschikbaarheid voor de verkiezing en hun voorkeur voor een functie en stembureau moesten aangeven. Cindy: ''En wij moesten dat allemaal handmatig invoeren in de verkiezingsmodule.''

Cindy legt uit waarom dat zoveel werk was: ''Wij hebben in Eindhoven zo’n 120 stembureaus op 80 locaties en daar hebben we ongeveer 900 stembureauleden voor nodig. Die moeten we allemaal werven, benoemen en plaatsen. En elk stembureau heeft 7 stembureauleden: een voorzitter, een plaatsvervangend voorzitter en vijf gewone leden. Voor een deel, ongeveer de helft, zijn dat mensen die jaar na jaar stembureaulid zijn. De andere helft moeten we weer opnieuw werven.’' Ook krijgen ze vaak afmeldingen van mensen die al benoemd zijn. Hans: ''Daarom werven we ook reserveleden.''

Dat gaat nu automatisch!

Maar dat handwerk is verleden tijd, want sinds de verkiezingen van 2019 geven de kandidaat-stembureauleden online hun beschikbaarheid door. Met de eDienst Doorgeven beschikbaarheid stembureauleden. Cindy: ''Naast hun beschikbaarheid, voorkeuren en rekeningnummer, kunnen ze ook opmerkingen plaatsen. Bijvoorbeeld dat ze eventueel ook voorzitter willen zijn. Voorheen werden die gegevens nog wel eens niet goed overgenomen, maar via de eDienst wordt alles automatisch verwerkt in de module Verkiezingen. Je weet dus zeker dat alles goed in het systeem komt.''

Vooral kwaliteitsslag

Hans: ''We zijn vooral blij met de enorme kwaliteitsslag die we maken met de automatisch verwerking van de gegevens.'' Cindy: ''Omdat we voorheen alles handmatig moesten invoeren, ontstonden heel veel fouten.'' Hans: ''We huurden daar mensen voor in en dat ging vaak fout. Dus dan moesten wij het weer gaan controleren. Nu hoeven wij niets meer over te nemen.’' Cindy: ''En dat scheelt ons zeker een maand werk.''

“De eerste twee dagen liep het echt storm, toen ontvingen we direct 400 reacties”

Cindy van der Velden (r) Projectmedewerker Verkiezingen, gemeente Eindhoven

Een snelle, veilige respons

Hans ziet nog een groot voordeel: "Wij stuurden onze vaste stembureauleden altijd een brief met vooringevulde gegevens, want als ze de brief helemaal zelf invulden, dan was die vaak niet goed leesbaar. Zo hoefden wij alleen maar te checken of ze wat hadden gewijzigd. Dat was wel makkelijk, maar dat kan niet meer in het kader van de AVG. Als een brief verkeerd terecht komt, dan heb je een datalek. Nu loggen ze in met DigiD en worden hun gegevens automatisch vooringevuld." En hoe was de respons? Hans: ''We hebben eerst per e-mail de vaste groep stembureauleden aangeschreven. In de mail stond een link naar de eDienst. De eerste twee dagen liep het echt storm, toen hadden we meteen 400 reacties binnen.'' Daarna hebben ze nog een extra werving gedaan, voor nieuwe leden. Cindy: ''Van nieuwe leden vragen wij eerst het BSN op, zodat we ze kunnen opvoeren in de module Verkiezingen. En dan krijgen die ook een e-mail met link.'' Hans: ''En dat ging ook redelijk snel. Hij concludeert: Veel mensen zijn inmiddels gewend om alles digitaal te doen. Ze verwachten ditsteeds meer.''

Dat smaakt naar meer

Voor de gemeente Eindhoven was Doorgeven beschikbaarheid stembureauleden de eerste eDienst waarmee ze in productie gingen en dat is goed bevallen. Hans: ''Het fijnste vond ik dat de eDienst in 2 à 3 weken was ingevoerd. Dat is supersnel gegaan.'' Inmiddels zijn ze in productie met 12 eDiensten. Waaronder ook de twee andere eDiensten voor de verkiezingen.

Kiezerspassen en stempassen

Voor de Tweede Kamerverkiezingen van 2021 gebruikte de gemeente Eindhoven voor het eerst de eDienst Aanvragen kiezerspas of vervangende stempas. Die bedient burgers die hun stempas kwijt zijn en een nieuwe nodig hebben en burgers die elders willen gaan stemmen en een kiezerspas willen aanvragen. Burgers die niet zelf kunnen stemmen en een volmacht willen verlenen, doen dat met de eDienst Aanvragen volmacht stempas. Alles online, 24/7, via de gemeentelijke website. Wisten de inwoners de eDiensten te vinden? Hans: ''Jazeker, we hebben bij deze verkiezingen 247 online aanvragen voor een kiezerspas ontvangen en 271 voor een vervangende stempas. En 79 van de 88 volmachten zijn digitaal gedaan!'' En hoe beviel dat? Hans: ''Wat ik vooral prettig vond was de snelheid van het afwerken van de aanvraag. Bij volmachtaanvragen ben je met twee klikken klaar! En het afdrukken van de brief met een afwijkend toezendadres leverde veel minder fouten op dan normaal. Dat scheelde veel handmatig werk.''

Ziet hij nog verbeteringen voor de nabije toekomst? Hans: ''Ja, wat ik miste bij de volmachtaanvragen was het verifiëren van de gemachtigde met de BRP.'' Laurens Burger, Product Owner van de eDiensten, is blij met de feedback van Hans: ''Wij zijn supertrots dat de gemeente Eindhoven, net als 25 andere klanten, bij de afgelopen verkiezingen gebruik heeft gemaakt van onze nieuwe eDiensten voor verkiezingen. En we kregen deze wens ook terug van andere gemeenten. Maar het goede nieuws is, dat we hier inmiddels een hele mooie oplossing voor hebben gemaakt. Dus bij de volgende verkiezingen zit het erin, hoor Hans!''

Over de vraag welk cijfer Hans deze eDiensten geeft, hoeft hij niet lang te denken: ''Dat is een 9!''

Gebruikte oplossing

Klaar voor de toekomst met Centric Burgerzaken

Op de meest eenvoudige en gebruiksvriendelijke wijze alle voorkomende burgerzaken uitvoeren? Zodat jij je volledig kunt focussen op de inwoner, op controle en kwaliteit? Centric Burgerzaken is er voor jou!

Bekijk oplossing

Online verkiezingen

Alles rondom verkiezingen digitaal afhandelen en automatiseren? Dat kan met key2burgerzaken van Centric, de digitale oplossing voor uw gemeente!

Bekijk oplossing

Meer weten?

Chantal van der Lans

Voor meer informatie neem je contact op met Chantal van der Lans via +31 6 30510159 of per mail chantal.van.der.lans@centric.eu.