Stembureaus bemensen? In Eindhoven is dat peanuts!

Decentrale overheid Processen optimaliseren

Verkiezingstijd. Voor veel gemeenten betekent dat een flinke stapel werk naast hun gewone werkzaamheden. Veel handwerk, dat bestaat uit het regelen van de locaties en het werven, benoemen en plaatsen van stembureauleden. Bij de gemeente Eindhoven is dat laatste nu heel gemakkelijk, want kandidaat-stembureauleden van Eindhoven geven voortaan online hun beschikbaarheid en voorkeur door. Met de eDienst Doorgeven beschikbaarheid stembureauleden.

AVG-proof. Dat is voor ons belangrijk

Voorheen ontvingen alle 600 vaste stembureauleden per post een formulier, waarop ze hun beschikbaarheid voor de verkiezing en hun voorkeur voor een functie en stembureau moesten aangeven. Hans Roijmans, stafmedewerker Publiekszaken: “Wij stuurden altijd een brief met vooringevulde gegevens, want als ze de brief helemaal zelf invulden, dan was die vaak niet goed leesbaar. Zo hoefden wij alleen maar te checken of ze wat hadden gewijzigd. Dat was wel makkelijk, maar dat kan niet meer in het kader van de AVG. Als een brief verkeerd terecht komt, dan heb je een datalek.”

Nu geven de kandidaat-stembureauleden hun beschikbaarheid en voorkeuren online door, via de eDienst Doorgeven beschikbaarheid stembureauleden. Hans: “Ze loggen veilig in met DigiD, waarna de eDienst hun gegevens ophaalt en voorinvult. Dat is voor ons een belangrijke winst.”

“De eerste twee dagen liep het echt storm, toen ontvingen we direct 400 reacties”

Cindy van der Velden (r) Projectmedewerker Verkiezingen, gemeente Eindhoven

We maken een enorme kwaliteitsslag

De belangrijkste winst, dat is de enorme kwaliteitsslag die ze maken. Cindy legt uit: “Vorig jaar moesten we alles nog handmatig invoeren in de verkiezingsmodule, waardoor heel veel fouten ontstonden. Nu vullen mensen zelf hun voorkeuren en hun bankrekeningnummer in. En ze kunnen opmerkingen plaatsen. Bijvoorbeeld dat ze ook wel voorzitter willen zijn, of dat ze graag met die en die op hetzelfde stembureau geplaatst willen worden. Voorheen werden die gegevens niet altijd goed overgenomen.”

Met de eDienst weet je zeker dat alles in het systeem komt, want de respons die binnenkomt wordt automatisch verwerkt in de module Verkiezingen. Hans: “Daar hoeven we eigenlijk niet meer naar te kijken.” Cindy: “En dat scheelt ons zeker een maand werk”’.

Mensen verwachten niet anders

Voor de gemeente was dit de eerste eDienst en dat is goed bevallen. Hans: “Het fijnste vond ik dat de eDienst in 2 á 3 weken was ingevoerd. Dat is supersnel gegaan. Zeker voor gemeenten die al eDiensten hebben, is dit er eentje die je snel kunt invoeren.”

En wat vinden de stembureauleden ervan dat ze zich online moeten aanmelden? Cindy: “Eigenlijk hoor je alleen van mensen bij wie het niet direct lukt. En dat waren er maar heel weinig. Mensen bij wie het is gelukt, die vinden het denk ik alleen maar prettig. Want wat ze in de eDienst moeten doen, dat is echt peanuts.”

Hans: “Veel mensen zijn het inmiddels ook gewend om alles digitaal te doen. Ze verwachten niet anders meer. En de winst van de eDiensten is ook dat als er iets fout is gegaan, ze het zelf hebben gedaan. Ze kunnen niet zeggen: ‘Ik had het toch goed doorgegeven’. Dat scheelt irritatie. En daarmee dragen de eDiensten bij aan de klanttevredenheid. Daar doen we toch eigenlijk alles voor. Dat gewoon die score omhoog gaat.”

Richard Koppen, Business Marketeer

Wil je meer weten?

Richard Koppen, Business Marketeer

Neem voor meer informatie contact op met Richard Koppen via +31 6 1153 5893 of mail naar Richard.Koppen@centric.eu