Positieve eerste ervaringen met CLO en de Omgevingswet

Dennis van der Wolf werkt bij de afdeling I&A van de gemeente Katwijk. Hij was projectleider voor het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en hield zich zodoende bezig met Centric Leefomgeving (CLO), plansoftware en regelgeving. Hoe is de overgang naar de Omgevingswet voor de gemeente Katwijk verlopen? “Vrij goed. We krijgen weinig vragen van inwoners en alle aanvragen komen netjes binnen in CLO.” De gemeente moest wel een paar kleine aanpassingen doen. Zo kwamen begin januari sloopmeldingen bij de gemeente binnen, die naar de omgevingsdienst moeten. “Maar over het algemeen zijn we heel positief over hoe het bij ons is gegaan.”

Het wordt nog wel spannend als de gemeente in het voorjaar haar omgevingsplan voor het eerst publiceert, vertelt hij: “We willen hiervoor meteen de juiste standaard gebruiken, de STOP/TPOD standaard. Omdat dat niet altijd goed verloopt, is er een tijdelijke standaard gemaakt. Maar als we die gebruiken, dan moeten we het later omzetten naar de nieuwe standaard. Daarom willen we het meteen volgens de nieuwe standaard doen. Ik hoor van andere gemeenten dat het werkt, dus dat is hoopvol.”

Processen aanpassen op veranderende wet

Wat waren de belangrijkste uitdagingen voor de gemeente bij de voorbereiding en invoering van de Omgevingswet en de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb)? Technisch gezien de aansluiting op standaarden, vertelt Van der Wolf. “We gebruiken een tussenpartij voor al onze koppelingen, Enable U. Ook de DSO-koppelingen gaan via hen. Maar vanuit het DSO-platform waren die koppelingen nog niet opgeleverd of ze werkten niet, omdat er een nieuwe versie bleek te zijn waarover niet was gecommuniceerd.” Ook lagen er uitdagingen in het aanpassen van de processen, vertelt hij. Vooral omdat de wet steeds veranderde. “Dan moet je processen maken terwijl je nog niet weet hoe het eruit komt te zien en dat is natuurlijk heel lastig.” De gemeente pakte dit aan met de Scrummethodiek, waarmee je snel kunt inspelen op veranderingen. Ook had Van der Wolf veel aan de community van gemeenten rond CLO, vertelt hij: “Iedereen was bezig met het aanpassen van de processen, dus we konden goed gebruik maken van elkaars ervaringen.”

Helemaal naar de cloud

De gemeente gebruikte Key2Vergunningen voor de processen in de leefomgeving en koos voor een overgang naar CLO. Het past in de transitie die de gemeente maakt naar de cloud: halverwege 2024 wil de gemeente geen eigen servers meer hebben. Alles draait dan in een extern rekencentrum op Microsoft Azure. “We hebben voor de leefomgeving natuurlijk wel gekeken naar pakketten van andere aanbieders, maar het leek ons goed om ons contract met Centric voort te zetten. Ook omdat we anders te maken zouden krijgen met niet alleen een nieuwe wet en een DSO, maar ook met een nieuwe leverancier.”
Omdat de invoering van de Omgevingswet steeds werd uitgesteld, werd op een gegeven moment besloten om in CLO de Waboprocessen in te richten. “Op 1 januari 2023 zijn we live gegaan met CLO voor de Waboprocessen. Met het idee dat onze mensen dan alvast een jaar konden werken in CLO. We hebben hiervoor de best practice van Centric gebruikt voor DSO en dat iets omgebouwd naar de Wabo. Op een zodanige manier dat we deze konden hergebruiken als DSO live zou gaan. Daardoor is de overgang soepel en vlot verlopen, omdat de gebruikers al een jaar lang met het programma hadden gewerkt.”

Anders werken

CLO werkt anders dan Key2Vergunningen en dat was wennen, zegt hij. “Key2Vergunningen draaide on premise en was helemaal ingericht naar onze processen. We konden veel zelf doen, bijvoorbeeld een zaak heropenen. Dat soort dingen kan niet meer. Dat is soms lastig. Aan de andere kant was het best ingewikkeld om dingen aan te passen in Key2Vergunningen. CLO is voor beheerders een stuk gemakkelijker, want hoe het werkt spreekt voor zich en je past veel dingen makkelijk aan.” Key2Vergunningen begeleidde medewerkers door het proces, in CLO kunnen ze meer zelf keuzes maken. Bijvoorbeeld in de volgorde van het proces. “Mensen moeten eraan wennen, maar ik denk dat het uiteindelijk prettiger werkt als je zelf kunt beslissen hoe je het doet.” Wel merkt hij dat het pakket nog in ontwikkeling is. Elke twee weken worden in een sprint nieuwe functionaliteiten opgeleverd. “We bespreken elke week in een vragenuur met Centric en andere klanten welke wensen we hebben. Als meer gemeenten iets willen, dan komt het op de roadmap van Centric te staan.”

De gemeente wil uiteindelijk alles dat te maken heeft met vergunningen in de leefomgeving onderbrengen in CLO. Zoals de evenementenvergunning en ook bezwaar en beroep. “Zodat alles in hetzelfde systeem zit. Als er dan bijvoorbeeld een bezwaarzaak komt, dan kun je die relateren aan een vergunning en hebben medewerkers direct alle relevante documenten beschikbaar.”

Goede samenwerking

Van der Wolf is tevreden over de samenwerking met Centric. “Voor de uitfasering van Key2Vergunningen naar CLO hebben we een vaste projectleider bij Centric, waar we altijd terecht kunnen. En toen we een escalatie hadden, schakelden we met de business unit manager. Die zette acties uit en het werd opgelost. Ik vind dat Centric dat goed heeft opgepakt.” Ook de manier van samenwerken bij de ontwikkeling van CLO vindt hij fijn. Met elke week een vragenuur, eens per maand een Show & Tell-sessie en de CLO-community.

Wat kan er beter in CLO en de samenwerking met Centric? “De acceptatieomgeving en de productieomgeving van CLO zijn hetzelfde. Elke twee weken krijgen we updates en die draaien dan in beide omgevingen tegelijkertijd. We hebben wel eens meegemaakt dat iets onvoldoende bleek te werken en dat we daardoor bepaalde functionaliteit twee weken niet konden gebruiken. Als je een aparte acceptatieomgeving hebt, dan voorkom je dat.” Daarnaast denkt hij dat het zinvol is als Centric wat vaker bij gemeenten op de werkvloer zou komen. “Het contact is nu vooral met beheerders. Ik denk dat als Centric met de eindgebruikers van CLO zou praten, daar ook waardevolle informatie uit zou komen.”

Met Scrum de dienstverlening verbeteren

De gemeente Katwijk gaat verder met het verbeteren van haar dienstverlening en daarvoor heeft Van der Wolf nog wel een tip aan andere gemeenten. “We gaan als I&A met de Scrummethodiek onze dienstverlening verbeteren. Als er bijvoorbeeld bij ons klantcontactcenter veel vragen binnenkomen over een bepaald onderwerp, dan onderzoeken we hoe we dit anders in CLO kunnen inrichten. De Scrummethodiek leent zich daar heel goed voor, omdat je snel verbeteringen kunt doorvoeren zonder dat het veel capaciteit kost. Ik heb er vertrouwen in dat we op deze manier de dienstverlening voor onze collega’s en voor inwoners naar een hoger niveau kunnen tillen.”