Opdrachtgever-leverancierrelatie werd partnerrelatie

MijnGemeenteDichtbij is de ambtelijke samenwerking tussen de gemeenten Boxtel en Sint-Michielsgestel. Elk heeft een eigen gemeenteraad en college, beide worden ondersteund door één ambtelijke organisatie. “Dat geeft een fijne dynamiek waarin we veel van elkaar leren,” vertelt Mathijs Moors. “Het stelt je ook steeds voor de vraag in hoeverre we zaken willen harmoniseren. Voor Centric Leefomgeving zeggen we bijvoorbeeld: we proberen om alles te harmoniseren, maar op sommige beleidsterreinen zijn er natuurlijk verschillen.” Centric Leefomgeving is de oplossing voor vergunningverlening, toezicht en handhaving. De gemeenten voldoen hiermee direct aan de eisen van de Omgevingswet die afgelopen 1 januari van kracht is geworden. Ze zijn hiermee ook aangesloten op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO), dat de uitvoering van de Omgevingswet ondersteunt en zorgt voor samenhangende, eenduidige en toegankelijke informatie van goede kwaliteit.

Nieuw gebouwd

Moors staat namens MijnGemeenteDichtbij als teammanager aan de lat voor het goed en zo breed mogelijk neerzetten van Centric Leefomgeving voor zijn twee gemeenten. “De komst van de Omgevingswet is een jarenlang proces geweest. Tijdens dat proces is nagedacht over een applicatie die ons gaat helpen bij de uitvoering van die wet; één systeem waarmee je zoveel mogelijk kunt. En een systeem dat gekoppeld is aan ons zaaksysteem. Simpel gezegd: een systeem dat voor ons werkt. Het mooie aan Centric Leefomgeving is dat het helemaal nieuw gebouwd is, het borduurt niet voort op oude processen. En we hebben daarin mee kunnen denken. Al rond 2021, 2022 heeft mijn team stappen gezet om een deel van het werk in Centric Leefomgeving te doen. Dat ging toen niet altijd goed, koppelingen werkten soms niet, het was nog een beetje experimenteren. Ik heb toen speciaal voor deze applicatie een functioneel beheerder in huis gehaald.”

Als partners

“Het is belangrijk dat je iemand in de organisatie hebt die de taal spreekt van de programmeur aan Centric-kant,” zo verklaart Moors de komst van de functioneel beheerder. “Iemand die daardoor snel kan schakelen. Zelf spreek ik die taal niet. Mijn evenknie is de business unit manager bij Centric met wie ik communiceer. Op die manier kan iedereen op z’n eigen functieniveau met elkaar schakelen, waarna ik de zaken weer bij elkaar breng. Zo kon ik aan Centric overbrengen waarmee ik mijn team zag struggelen en vice versa kon ik mijn team vertellen hoe Centric aan de slag was om problemen op te lossen. Dat heeft een enorme versnelling gebracht in de ontwikkeling. Bovendien bracht het een nieuwe manier van samenwerken. Niet klassiek als opdrachtgever-leverancier, want dan blijf je vaak hangen in een strijd van ‘ik wil dit’ versus ‘dat leveren wij niet’. Maar als partners die samen voor hetzelfde doel en resultaat gaan. Uiteindelijk doen we het allebei voor de beste dienstverlening voor de inwoners. We hebben samen die stappen gemaakt in de relatie en ik kan zeggen dat Centric zich voor mij heeft ontwikkeld tot belangrijke partner.”

Voldoende massa

Moors noemt nog een voordeel van de samenwerking met Centric. “Ze hebben uiteindelijk rond Centric Leefomgeving een overlegstructuur georganiseerd met meerdere gemeenten. Daarin kun je ervaringen delen en leren van andere gemeenten. Stel dat een bepaalde koppeling bij jou niet werkt dan kun je dat in zo’n overleg inbrengen. Of je leert van de oplossing van een andere gemeente, of je zit allemaal met dezelfde kwestie. In dat laatste geval heb je samen voldoende massa om bij Centric aan te kaarten dat er een oplossing moet komen. Altijd vanuit het uitgangspunt: niet ik heb een probleem, maar de inwoner heeft een probleem.” Voorbeeld van zo’n kwestie was de koppeling van Centric Leefomgeving naar Outlook. “Voorheen moest je als je een document wilde versturen uit Centric Leefomgeving dat document eerst in een eigen mapje zetten en vandaaruit versturen. Onhandig en naar ons idee niet meer nodig in 2024. Dat hebben we aangekaart en Centric heeft het gefikst.”

Compliment

“Snelheid is belangrijk bij een applicatie die zo van wezensbelang is voor onze dienstverlening,’ benadrukt Moors. “En zoals ik al zei kun je met Centric meedenken bij de doorontwikkeling van Centric Leefomgeving. Ik raad andere gemeenten dan ook aan om in je organisatie iemand te zoeken die het werkveld goed kent; die gevoel heeft voor wat een vergunningverlener nodig heeft en daardoor input kan geven voor een inrichting die het beste bij jouw gemeente en organisatie past. Natuurlijk komen er altijd weer nieuwe vragen. We zijn in feite nog maar net begonnen, de koppeling naar het DSO is op 1 januari gemaakt. Intern moeten mensen er nog aan wennen, maar er gaat vooral al veel goed. En we merken ook dat het samenwerken met een externe partner als de Omgevingsdienst veel vlotter gaat. Allerlei administratieve handeling gaan nu automatisch waar die voorheen handmatig werden gedaan, met alle risico’s op fouten en vertragingen. Nogmaals, het systeem is niet af, het blijft in ontwikkeling. Maar het grootste compliment voor Centric is dat we de naam GISVG (de voorganger van Centric Leefomgeving) helemaal niet meer horen!”