Motion laat ook het IT-hart sneller kloppen

Met Motion beschikt woningcorporatie Sité Woondiensten sinds begin dit jaar over een compleet en gebruiksvriendelijk HR-pakket, waarin nu al veel zaken gedigitaliseerd zijn. Toch zijn de digitale ambities van de corporatie uit Doetinchem nog lang niet gestild. Functioneel beheerder Nicole Nieling over de Human Resources van de toekomst.

Woningcorporatie Sité Woondiensten verhuurt zo’n 7800 woningen in Doetinchem en Bronckhorst aan mensen voor wie het moeilijk of onmogelijk is om zelf een goede en betaalbare woning te vinden. Sité heeft ook een eigen ICT-afdeling, waar Nicole Nieling sinds 2017 functioneel beheerder is. Eerder verzorgde ze voor de HR-afdeling ook de implementatie van de voorloper van Motion: “Ik kom uit de HR, maar de IT-kant heeft altijd mijn belangstelling gehad.”

Hart voor HR

Het leukste aan haar werk? Dat is voor Nicole alles uit de kast trekken om ervoor te zorgen dat collega’s zo efficiënt mogelijk kunnen werken. “Door de inrichting van Motion zo dicht mogelijk bij de processen te houden, maar ook door verder te kijken. We willen onderzoeken of we koppelingen kunnen maken met Microsoft Office en Active Directory, zodat alles in één keer goed staat. Zo wordt de informatie éénmalig ingevoerd en zijn er niet zes mensen mee bezig”, vertelt Nicole. “Ik vind het leuk om mijn collega’s te ondersteunen. Motion helpt daarbij.”

De uitrol van het nieuwe Motion-pakket binnen Sité was haar ‘kindje’. “Ik werk ook met andere tools, waaronder een ERP-pakket, maar ik merk dat het nieuwe HR-systeem mijn hart echt wel sneller laat kloppen. HR is ook mijn basis, daar kom ik vandaan. Mijn doel is dat onze HR-processen goed ondersteund zijn.”

De overstap naar Motion en Motion Pay

In het voortraject dachten twee salarisadministrateurs en twee HR-medewerkers mee vanuit de inhoud, Nicole stemde deze input weer af met de Centric-consultants. Voortaan verloopt alles via het nieuwe systeem: “We voeren alle gegevens nu in Motion in en als er een regeling wijzigt, passen we dat ook aan in Motion, niet meer in een ander pakket of op papier.”

Met Motion staat er nu een heel compleet en gebruiksvriendelijk pakket. Nicole: “Het is makkelijk in gebruik, vrijwel zonder uitleg. Dat krijg ik ook terug van collega’s. Heel mooi, zeker in deze tijd nu we allemaal thuiswerken. Ook mensen die wat minder digitaal vaardig zijn, praat ik er aan de telefoon zo doorheen. En daarbij ziet het er gewoon hartstikke strak uit.”

Declaraties en verlofaanvragen geef je heel makkelijk door via je mobiel. “Dat soort HR-zaken hebben de collega’s nu zo geregeld, waar ze ook zijn. Dat is echt een groot voordeel. En het is veilig, met two factor-authentication. Bij de livegang hebben collega’s duidelijke uitleg gekregen, met handige filmpjes erbij.”

“Wat ik erg waardeer is dat Centric klanten nadrukkelijk vraagt om input, om daarmee de eigen dienstverlening en software continu te verbeteren voor de gebruikers er van. Als we zaken melden, dan gebeurt daar ook iets mee.”

Nicole Nieling Functioneel Beheerder bij Sité Woondiensten

Nóg meer halen uit de functionaliteit van Motion

Net als de loonverwerking wil Sité Woondiensten ook op het vlak van HR nog meer processen gaan digitaliseren. Nicole: “De focus ligt op het digitaliseren van repeterende processen, zodat HR haar tijd kan besteden aan gesprekken met medewerkers en leidinggevenden.”

Trainingen zijn nu op aanvraag, er is geen centraal opleidingsbeleid. “Per situatie wordt bekeken wanneer mensen opleidingen nodig hebben. Binnen Motion zijn mogelijkheden voor e-learning via Motion Academy, daar zie ik kansen voor de toekomst. Er kan zoveel online!”

Daarnaast is de woningcorporatie gestart met het DPD, ofwel het digitaal personeelsdossier. “We gaan het DPD met nieuwe data digitaal opbouwen. De huidige gegevens zijn ook gedigitaliseerd en die zetten we over. Verder is de ‘Gesprekscyclus’ een belangrijke, we gaan kijken hoe we die ook digitaal kunnen faciliteren. Dat maakt het voor zowel leidinggevenden als medewerkers een stuk makkelijker én gegevens worden meteen op de juiste manier vastgelegd.”

Verder ondergaat ook de onboarding van nieuwe medewerkers een moderniseringsslag. “Enige tijd geleden hebben we met één van de Centric HR-consultants een heel inspirerende brainstormsessie gehad, waarbij ze ons met een soort kaartspel liet nadenken over het ideale onboardingproces voor onze organisatie. Een hele nuttige en leuke manier om daar handvatten voor te krijgen.”

"Wij gaan graag een partnership aan met onze leverancier"

De medewerkers van Sité Woondiensten hebben Motion nu een paar maanden in gebruik. Omdat Motion Pay anders werkt dan het vorige systeem, was er een gewenningsperiode. “Motion Pay is qua loonverwerking iets anders dan zijn voorganger. Het vraagt een andere denkwijze en een andere manier van dossiers opbouwen. Dat hoort erbij. We hebben enkele evaluaties gedaan en de reacties waren erg positief.”

"Als Sité waren we een van de eerste Centric-klanten live met Microsoft Teams, het platform om online samen te werken. Vanwege de coronamaatregelen was die behoefte natuurlijk groot. Er is snel geschakeld door consultants en de projectleiding vanuit Centric. Voor ons was het spannend om dat zo snel te realiseren. Zou het op tijd lukken? Tijdens de eerste live vergadering met elkaar hebben we daar even een momentje van gemaakt. Er was de goodwill om samen dingen goed te doen, vanuit Centric is daar ook veel energie in gestoken. Dat is mooi!"

Over de samenwerking met Centric zegt Nicole: “Wat ik erg waardeer is dat Centric klanten nadrukkelijk vraagt om input, om daarmee de eigen dienstverlening en software continue te verbeteren voor de gebruikers er van. Als we zaken melden, dan gebeurt daar ook iets mee. Dat is heel fijn. In plaats van een klant-leverancier-relatie zien we graag een partnership waarin je samen iets moois neerzet voor de organisatie. Er kunnen altijd dingen beter, maar we zijn hierin op de goede weg met Centric.”

Centric oplossingen

Motion Pay

Motion HR

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Wil je meer weten?

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Neem voor meer informatie contact op met Bob van Egmond via +31 6 11 77 36 21 of gebruik het contactformulier.