Klik en klaar: Meerinzicht ondertekent digitaal

HR & Salaris

Digitalisering maakt HR-zaken regelen een stuk makkelijker en sneller voor de medewerkers en HR-afdeling van het gemeentelijke samenwerkingsverband Meerinzicht. Zeker nu er vanwege corona wordt thuisgewerkt. Dankzij de elektronische handtekening verloopt sinds vorig jaar zelfs het ondertekenen van documenten op afstand. Een digitale krabbel, hoe zit dat?

Stel, je neemt een nieuwe medewerker aan. Of een collega wijzigt van functie. Of iemand wil meer uren werken. Als er een contract mee gemoeid is, moeten er handtekeningen worden gezet. Normaal gesproken gaat een contract op de post. De betrokken medewerker plaatst een handtekening en stuurt het papieren contract weer terug, waarna een HR-medewerker het in het personeelsdossier verwerkt. Daar gaat vaak lange tijd overheen en het levert administratie op. Kan dat niet handiger?

Meerinzicht, het samenwerkingsverband van de gemeenten Ermelo, Harderwijk en Zeewolde, zag het ondertekenproces graag efficiënter en koos daarom voor Motion Sign, de oplossing voor digitaal ondertekenen die Centric aanbiedt in samenwerking met partner ValidSign. In september vorig jaar ging de organisatie ermee van start, onder andere bij het ondertekenen van arbeidsovereenkomsten en contractveranderingen, zoals functiewijzigingen of uitbreiding van het aantal arbeidsuren. Digitaal ondertekenen kan voortaan altijd en overal, op laptop, tablet en mobiel. Ook prettig: de aanpassingen staan direct in het digitale personeelsdossier.

‘Klikhandtekening’

Voor HR-werkzaamheden en de personeelsdossiers gebruikte Meerinzicht al twee jaar het eHRM-pakket Motion van Centric. José Kroes, functioneel beheerder HRM bij Meerinzicht, vindt de digitale handtekening een mooie toevoeging: “Voorheen verliep alles via de papieren post en moest het handmatig worden verwerkt. Dat was een mijl op zeven. Sinds de komst van de digitale handtekening, of ‘klikhandtekening’, hoeft dat niet meer.”

Ook het bijhouden of alle documenten binnen waren en alles netjes was ondertekend, was tijdrovend. “De administratie werd het laatste jaar ondersteund door een uitzendkracht. Die uren waren niet meer nodig nadat we Motion Sign gingen gebruiken. Brieven maken, zorgen dat alle handtekeningen gezet zijn, alles verwerken in de dossiers. Digitaal gaat dat een stuk efficiënter. Daarnaast hebben we geen print- en portokosten meer.”

“Collega’s van een andere afdeling lieten weten: Dit willen wij ook!”

José Kroes Functioneel beheerder HRM bij Meerinzicht

Een contract ondertekenen in een paar minuten

HR-manager Annemiek Pas: “Om een natte handtekening te zetten moest ik naar kantoor. De digitale handtekening maakt het een stuk makkelijker. Zeker nu we, zoals bij zoveel organisaties, met elkaar vanuit huis werken. Digitaal gaat het veel sneller.”

Dankzij digitaal ondertekenen kan een contractondertekening snel rond zijn. Functioneel beheerder José: “Wij versturen bijvoorbeeld per mail een ondertekende arbeidsovereenkomst naar de nieuwe medewerker. Die ondertekent het contract vervolgens met één klik. In principe kan het in een paar minuten klaar zijn, één keer klikken en klaar. Mocht iemand vergeten te tekenen, dan kunnen we makkelijk een herinnering sturen. Motion Sign maakt ondertekenen laagdrempelig en snel.”

Digitaal werken: beter inzicht in het proces

Een ander voordeel van digitaal ondertekenen: alle correspondentie blijft binnen één digitale, veilige omgeving. “Omdat het niet meer heen en weer hoeft via de post, heb je veel beter zicht op de voortgang van het proces”, vertelt José. “Ook de medewerker zelf kan de gegevens inzien in het personeelsdossier. En er is geen risico meer dat stukken kwijtraken.”

Hoe bevalt de nieuwe digitale werkwijze? José: “Overstappen naar een nieuwe manier van werken is natuurlijk altijd even wennen. Maar zodra medewerkers het in de vingers hebben, zijn ze heel enthousiast. Ook voor applicaties buiten HR gaan we bekijken hoe we de digitale handtekening kunnen inzetten. Collega’s van een andere afdeling lieten al weten: ‘Dit willen wij ook!’”

Over de begeleiding en support vanuit Centric zegt José: “We zaten voor in de rij bij het in gebruik nemen van Motion Sign. Er waren ook een aantal hobbels te nemen, maar de consultants en projectleider waren gedreven om tot resultaat te komen. De samenwerking was steeds prettig. Wat betreft nieuwe functionaliteit en beheer hebben we nog wel een aantal wensen. Ik verwacht dat die in volgende versies gerealiseerd worden, want Centric blijft Motion doorontwikkelen.”

Onboarding en andere digitale ambities

De ongeveer duizend medewerkers van de gemeenten die bij Meerinzicht zijn aangesloten, werken normaal gesproken verspreid over drie locaties. En nu natuurlijk thuis, vanwege corona. Ruim 80% van de administratieve HR-werkzaamheden kan volgens Annemiek gelukkig prima digitaal: “Meerinzicht hanteert het click, call, face-principe: medewerkers regelen de meeste zaken zelfstandig digitaal en alleen bij uitzondering is daarbij ondersteuning van HR nodig.”

Van verlofaanvragen tot declaraties, bij samenwerkingsverband Meerinzicht verloopt al een groot deel van de HR-dienstverlening digitaal, soms zelfs automatisch. Maar de bucketlist van digitale ambities is nog niet voltooid. HR-manager Annemiek: “We streven ernaar dat medewerkers zoveel mogelijk HR-zaken zelf op afstand kunnen regelen. De digitale handtekening past daar natuurlijk bij. Een volgende stap is de onboarding van nieuwe medewerkers, ook dat willen we digitaliseren.”

“HR-medewerkers hebben nu meer de handen vrij voor strategische zaken, zoals organisatieontwikkeling en advies aan het management.”

Annemiek Pas HR-manager

HR heeft meer tijd voor strategie

Minder handwerk voor de HR-professionals, processen die sneller gaan, medewerkers die HR-zaken zelf regelen – de HR-afdeling bespaart er flink wat tijd mee. Welke mogelijkheden biedt die extra armslag?

Annemiek: “HR-medewerkers hebben nu meer de handen vrij voor strategische zaken, zoals organisatieontwikkeling en advies aan het management. Eind vorig ben ik bij Meerinzicht begonnen als HR-manager. Met stevige ambities, zoals het verder stroomlijnen van onze HR-processen en verbeteren van de informatievoorziening aan medewerkers over de verschillende regelingen. Digitalisering geeft ons de ruimte om te focussen op wat belangrijk is.”

Gebruikte oplossing

Digitale Handtekening

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Wil je meer weten?

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Neem voor meer informatie contact op met Bob van Egmond via +31 6 11 77 36 21 of gebruik het contactformulier.