‘Het systeem is altijd bij de tijd’

Collega’s meer zelf laten doen en hen inzicht geven in hun gegevens; met dat in het achterhoofd ging Esther Gerbracht, HR-functionaris bij Lutze Group, op zoek naar een geschikt eHRM-systeem. Na het selectietraject viel haar keuze op Motion van Centric. “Mensen vinden het prettig in control te zijn over hun gegevens.”

Lutze Group, aanbieder van product- en serviceprogramma’s op het gebied van transportsystemen en kunststoftechnologie, is een Europese speler met in totaal zo’n vijfhonderd medewerkers. Ongeveer veertig daarvan werken in Nederland, verspreid over vestigingen in Ridderkerk, Montfoort en Baflo (onder de rook van Groningen). Esther, nu ruim een jaar in dienst bij de organisatie, is belast met de HR- en salarisverwerkingstaken voor dit Nederlandse bedrijfsdeel. Zij vertelt: “Toen ik bij Lutze Group startte, werden de loonstrookjes nog handmatig gevouwen en in een envelop gestopt. HR werd er eigenlijk ‘een beetje bij’ gedaan. Dat moest anders. En omdat ons systeem niet erg gebruiksvriendelijk was en de begeleiding van onze IT-partner te wensen overliet, heb ik toestemming gevraagd in zee te gaan met een andere partij. Ik zocht een partner met een innovatief en open systeem, waarmee we een flinke digitaliseringsslag konden maken.”

Gedoe met urenregistraties

Nog in hetzelfde jaar gaf Lutze Group Centric de opdracht Motion te implementeren. Voldoet het systeem aan haar eisen? Esther: “Jazeker. Met Motion geven we onze medewerkers veel meer de regie. Zo houden ze nu zelf hun vakantiedagen en verlofuren bij. Hiermee bespaar ik op tijd, maar ook op vragen en discussies. Kijk, voorheen hield ik de verlofadministratie bij in ons systeem en de medewerkers deden dat in hun agenda. Dit leverde vaak gedoe op, omdat de urenregistraties niet altijd overeenkwamen. Nu speelt dat veel minder.”

“Met Motion geven we onze medewerkers veel meer de regie.”

Esther Gerbracht HR-officer bij Lutze Conveying Netherlands BV

Let’s go digital

Met de komst van Motion ontvangen de medewerkers van Lutze Group de loonstroken digitaal. “Dit werkt veel efficiënter”, stelt Esther. “Het vouwen en insteken behoort nu gelukkig tot het verleden en er heeft zich niemand gemeld met de vraag of het nog per post kan ̶ ik heb alleen maar positieve reacties gekregen.” De gebruiksvriendelijkheid van het systeem speelt hier volgens Esther een grote rol. “Het is een intuïtief systeem, dat krijg ik ook vaak van medewerkers te horen. Motion is ook wat dat betreft een enorme stap vooruit ten opzichte van ons oude systeem. Normaal gesproken zou je met de implementatie van zo’n toch best omvangrijke oplossing presentaties willen geven, maar vanwege corona hebben we dat niet gedaan. Opvallend was dat bijna iedereen aan de slag kon na alleen een korte uitleg van mij en wat instructievideo’s.”

Weg stress

Een van de grootste voordelen van Motion is voor Esther het makkelijk wegwerken van personeelsmutaties. “Voorheen had ik iedere maand stress om ervoor te zorgen dat de verloning er op tijd doorheen kwam, zodat de betalingen klaargezet konden worden. Dan leverde ik bijvoorbeeld op de zesde de mutaties aan en was het nog lastig om het op de achttiende van die maand gereed te krijgen. Met Motion verloopt dat proces veel eenvoudiger. Ik bepaal nu zelf welke mutaties ik doorvoer en zie die direct terug in het systeem. Drie dagen later staat alles definitief in de mail.”

Nabije toekomstmuziek

Esther verwacht in de nabije toekomst ook tijd te besparen op het digitaliseren van de dossiers. “We zijn nog niet zover dat we de personeelsdossiers hebben gedigitaliseerd, maar dat gaat zeker gebeuren. Ik vind het belangrijk dat medewerkers hun eigen dossier kunnen inzien. Natuurlijk kunnen ze dat nu ook wel, maar niet met één druk op de knop. Bovendien, als je alles in mappen op de schijf opslaat zoals we dat nu doen, werkt dat fouten in de hand.” Een andere functionaliteit van Motion die Esther nog wil gaan gebruiken, is digitaal ondertekenen. “Onze vestigingen liggen op flinke afstand van elkaar. Als we in Baflo nieuwe mensen aannemen, lopen veel zaken via de post of moet ik naar Baflo afreizen – niet erg efficiënt als je, zoals ik, in Montfoort zit. Digitaal ondertekenen zou een uitkomst zijn.”

Ondanks dat Esther dus nóg meer uit het pakket wil halen, geeft ze aan nu al zeer tevreden te zijn over haar keuze. “Het systeem ziet er fris uit, is overal en altijd beschikbaar en de dienstverlening vanuit Centric is erg prettig. Waar ik ook vrolijk van word, is dat Motion in ontwikkeling blijft. Er worden continu vernieuwingen in doorgevoerd, waardoor het systeem altijd bij de tijd is. En wij zijn dat dus ook!”

Bezoek voor meer informatie over Lutze Group de website.

Lutze_GROUP_RGB.jpg

Gebruikte oplossing

HR software

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Wil je meer weten?

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Neem voor meer informatie contact op met Bob van Egmond via +31 6 11 77 36 21 of gebruik het contactformulier.