Groningen beheert begraafplaatsadministratie vanuit de cloud

Sinds november van coronajaar 2020 verzorgt de gemeente Groningen zijn begraafplaatsbeheer met de nieuwe cloudapplicatie Centric Begraven. Functioneel beheerder René Goedhart over schone data, procesgestuurde workflows en de bewuste keuze voor Software as a Service.

Hoewel de uitbraak van het coronavirus vorig jaar landelijk leidde tot oversterfte, hadden de begraafplaatsen in Groningen het niet heel veel drukker dan daarvoor. “Groningen is geen coronahaard geweest”, vertelt René. “We hebben wel een crisisplan gemaakt voor het geval dat, maar dat hebben we tot nu toe gelukkig niet nodig gehad. Corona heeft bij ons niet tot veel extra begrafenissen geleid.”

In november vorig jaar stapte de gemeente Groningen over naar het vernieuwde Centric Begraven, een cloud-based Software as a Service (SaaS)-oplossing en opvolger van Key2Begraven. Vanwege de coronamaatregelen vond de migratie op afstand plaats. De begraafplaatsadministratie draait vanaf dat moment dus niet meer op locatie bij de gemeente, maar in het datacenter van Centric.

‘Onze gemeente heeft als beleid: applicaties in de cloud’

Van een lokale applicatie in eigen beheer, naar alles in de cloud – dat is best een verandering. Medewerkers van de begraafplaatsen benaderen de applicatie voortaan via een browser, IT-partner Centric verzorgt het beheer en de hosting. Waarom heeft de gemeente Groningen daarvoor gekozen? “Het beleid van onze gemeente is om applicaties zoveel mogelijk in de cloud onder te brengen. Daarnaast hebben we in de afgelopen jaren al veel van onze IT uitbesteed, dus deze overstap naar een SaaS-clouddienst was een logische.”

Naar de IT-kant hebben de medewerkers van Groningen dus geen omkijken meer. “We hoeven zelf minder te testen, want Centric verzorgt het beheer en is verantwoordelijk voor de werking. Daardoor hoeven wij ook minder keten-architectuur te beheren.”

Korte learning curve voor nieuwe medewerkers

De gemeente gebruikt Centric Begraven voor onder meer de planning, briefwisseling, facturatie en administratie van begraafplaatsen. De grootste verandering in het gebruik van de applicatie is dat de nieuwe SaaS-versie procesgestuurd werkt: de applicatie loodst de medewerkers door de schermen, van het vinden van beschikbare graven tot bijvoorbeeld de details van een graftermijn.

René: “Nieuwe medewerkers pikken de workflow daardoor ook sneller op. Voor collega’s die gewend waren aan het vorige systeem, was het natuurlijk even wennen. De consultants van Centric hebben werkplekbegeleiding verzorgd en ons – op afstand uiteraard – de mogelijkheden laten zien. Gebruikers die de cursus hebben gevolgd, hebben het nu in de vingers en zijn tevreden met de nieuwe applicatie.”

“We hoeven zelf minder te testen, want Centric verzorgt het beheer.”

René Goedhart Functioneel beheerder gemeente Groningen

Afscheid van lastig beheerbaar maatwerk

In het verleden was er wat maatwerk gebouwd rond de applicatie. Daarvan is vorig jaar afscheid genomen. “Als functioneel beheerder ben ik blij dat we daar nu vanaf zijn”, vertelt René. “Er zijn robuuste koppelingen voor teruggekomen, bijvoorbeeld met financiën. Onze facturen gaan correct vanuit de applicatie de deur uit.”

Omdat Centric Begraven niet lokaal, maar in de cloud van de leverancier draait, heeft de gemeente geen omkijken naar hosting en beheer. Ander voordeel van SaaS is dat een cloudapplicatie als Centric Begraven het mogelijk maakt om op afstand te werken. Maar een begraafplaatsadministratie voeren, kan dat wel op afstand?

René: “Ook tijdens de lockdown hebben we op onze grootste begraafplaats, Selwerderhof, personeel nodig, bijvoorbeeld om de vergunning voor een begrafenisstoet te controleren. We hebben daarom altijd minimaal een halve bezetting op locatie. Andere medewerkers kunnen met Centric Begraven vanuit huis werken. Dan gaat het bijvoorbeeld om werkzaamheden rond heffingen en facturen.”

Schone database

In het begin waren er wel een aantal hick-ups, bijvoorbeeld met de data uit het oude systeem en de verbinding voor de gegevens uit het burgerzakensysteem. “Gelukkig hebben we daar persoonlijk contact over. Als we een melding doen, dan pakt Centric dat op. En als er een keer iets niet goed gaat, hebben we een directe lijn met de projectleider.”

Iedere administratie staat of valt met de kwaliteit van de gegevens, ook de begraafplaatsadministratie. Daarom zitten er in Centric Begraven beveiligingen ingebouwd die voorkomen dat de database vervuild. René: “Bij de migratie vanuit de oude omgeving hadden we daar mee te maken. Door op de nieuwe manier te werken, met alle data op één plek, weten we zeker dat alle nieuwe data voortaan schoon en accuraat blijft. Het is beter controleerbaar, met kwalitatief betere gegevens als gevolg.”

Gebruikte oplossing

Centric Begraven - SaaS oplossing voor alles rondom begrafenissen | Centric