Motion maakt onze HR-visie waar

HR & Salaris

Met het samenvoegen van de gemeenten Binnenmaas, Cromstrijen, Korendijk, Oud-Beijerland, Strijen en drie samenwerkingsverbanden. ontstond per 2019 de grootste randgemeente van Rotterdam: gemeente Hoeksche Waard. Direct daarna diende het volgende grootschalige project zich aan: de overstap naar een nieuw e-HRM systeem dat de medewerker centraal stelt.

Na de geslaagde overstap naar Motion (in samenwerking met Centric en de Bonte Bij) is er even tijd om terug te kijken op een paar roerige jaren voor de fusiegemeente. Samen met de kartrekkers van deze overstap, Rijanne Nootenboom (Functioneel beheerder HRM) en Sandra Simonis, (Senior medewerker personeels- en salarisadministratie), kijken we terug én vooruit: naar een toekomst met gebruiksvriendelijke HR-dienstverlening voor de medewerkers van de gemeente.

“In korte tijd hebben we veel werk verzet om de HR-dienstverlening voor de medewerkers van deze gemeente te moderniseren”, vertelt Rijanne. “Daar konden we de ondersteuning van een partner goed bij gebruiken. We waren ambitieus, de lat lag heel hoog. In dit toch gecompliceerde traject heeft Centric de hoge eisen zeker waargemaakt.”

“In dit gecompliceerde traject heeft Centric de hoge eisen zeker waargemaakt.”

Rijanne Nootenboom Functioneel beheerder HRM, Hoeksche Waard

Van samenwerken naar één gemeente

Rijanne: “Tot 2018 hadden we in deze regio vijf gemeenten. Die werkten al nauw met elkaar samen. In 2018 werd duidelijk wat de volgende stap zou worden in de samenwerking tussen de verschillende gemeenten in deze regio: het samenvoegen tot de gemeente Hoeksche Waard. Alleen al administratief levert dit zoveel werk op. In deze tijd werkten we al intensief samen met het projectteam van Centric.”

“Voor de medewerkers van de nieuwe gemeente heeft een samenvoeging een enorme impact”, vertelt Sandra. "Ongeacht voor welke gemeente iemand werkte, veranderde er wel íets. Je standplaats, het team waarin je werkt of, als je in de buitendienst werkt, het werkgebied. Ook hebben we een nieuwe visie op HR voor de nieuwe gemeente ontwikkeld, getiteld De kracht zit in onze mensen. Want mensen zijn de belangrijkste factor in een succesvolle organisatie."

"Binnen deze visie hebben we vastgelegd wat voor gemeente we willen zijn, voor de inwoners maar ook voor onze medewerkers. We hebben nagedacht over onze employer branding, over hoe mensen zich kunnen ontwikkelen bij deze organisatie en hoe verschillende rollen binnen de nieuwe gemeente worden ingevuld. Dit heeft geholpen bij het vastleggen van de eisen en verwachtingen die we hadden voor een nieuw, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig e-HRM-systeem, want dat zou de volgende stap worden.”

Gebruiksvriendelijkheid voorop

Bij de overgang naar Motion heeft de gemeente Hoeksche Waard haar HR-processen stevig onder de loep genomen. Sandra: “Managers en leidinggevenden hebben input gegeven, met name over welke informatie zij nou uiteindelijk uít het systeem willen kunnen halen. Dat varieert van de bezettingsoverzichten tot aan de looptijd van dienstverbanden en jubilea."

Rijanne: “Een aanbestedingsproject is een heel project op zich. Het verplicht je om goed na te denken over alles waar een nieuw systeem aan moet voldoen. Voor ons was snel duidelijk dat de gebruiksvriendelijkheid voor de medewerkers het zwaarst zou meewegen in onze aanbesteding. De veranderingen bij het vormen van de nieuwe gemeente, waren zo groot dat een nieuw e-HRM-systeem, niet ook nog eens een grote impact mocht hebben op onze medewerkers.”

Blinkt Motion hier dan het meeste in uit? Sandra: “Ook de andere systemen die we gezien hebben, waren duidelijk moderner dan onze vorige software-oplossingen. Dat is ook niet raar, want die hadden we al lange tijd in gebruik. Maar Motion onderscheidde zich wel het meeste op dit vlak. Het feit dat je het overal kan gebruiken, op je tablet of smartphone. Het automatiseren van alle processen zonder dat HR zich er nog mee hoeft te bemoeien – de sprong vooruit in gebruiksvriendelijkheid is heel groot. Daarom geloofden we er ook in dat Motion ons het beste zou helpen bij het waarmaken van de HR-visie die we in 2018 hebben opgesteld.”

Zoveel mogelijk geautomatiseerd

Nu Motion in gebruik is, ervaart de gemeente Hoeksche Waard de voordelen. Sandra: “Alle HR-processen zijn nu zoveel mogelijk geautomatiseerd. Waar het ook maar kan, hebben we de fiatteerstappen weggelaten, het is voor medewerkers haast niet mogelijk om een foutieve aanvraag in te dienen.”

"Het mooie van Motion is dat het systeem veel standaardfunctionaliteit biedt, maar toch heel flexibel ingericht kan worden. We begrepen dat we hier uniek in zijn, maar onze medewerkers kunnen zélf hun verzuim registeren in Motion. Dat klinkt misschien raar, maar in het verzuimproces als geheel is eigenlijk niet zoveel veranderd. Hoe vaak komt het voor dat iemand zich ’s ochtends vroeg al ziek meldt via een berichtje, om dan later in de ochtend ook even te bellen met HR of de leidinggevende? Het verzuim moet daarna dan nog geregistreerd worden. Bij ons registreert de medewerker nu, met diezelfde telefoon, het verzuim alvast in Motion. We hebben dus een processtap geschrapt, zonder dat het proces wezenlijk verandert. En dit is slechts één voorbeeld dat laat zien hoe Motion onze HR-dienstverlening efficiënter maakt en de administratieve last verlicht.”

Vlekkeloze overgang

De geleidelijke aanpak, waarbij alle belanghebbenden vroeg bij de implementatie van Motion werden betrokken, heeft gezorgd voor een snelle acceptatie binnen de organisatie. Rijanne: “We hadden al voorspeld dat de inloopdagen die we hiervoor hadden georganiseerd, niet heel druk bezocht zouden worden, omdat Motion zo gebruiksvriendelijk is dat je zelf makkelijk de weg vindt. Dat is in de praktijk ook zo uitgekomen. De verlofaanvragen en declaraties stromen inmiddels binnen via Motion.”

Voor de gemeente Hoeksche Waard is nu fase 1 afgerond. De volgende stap bestaat uit het implementeren van de aanvullende modules voor Werving & Selectie, het onboardingsproces en learning management. Sandra: “En waar ik zelf nog naar uitkijk, is het verkrijgen van meer managementinformatie over alle processen met de rapportagedashboards in HR Analytics. Daarmee krijgen we nóg meer tools om ons HR-beleid verder door te ontwikkelen.”

Wil je meer weten?

Bob van Egmond, Business Development Manager HR & Payroll Solutions

Neem voor meer informatie contact op met Bob van Egmond via +31 6 11 77 36 21 of gebruik het contactformulier.