Integraal samenwerken binnen de gemeente

Wat is de werkelijkheid?

Overal waar mensen werken - of dat nu bij een gemeente of in een andere organisatie is – is er een wens om op een efficiëntere en snellere manier met elkaar samen te werken. Denk hierbij aan integrale beleidsontwikkeling, met het bijbehorende programmatisch en projectmatig werken. Daar wringt de schoen, want samenwerken met collega’s, ketenpartners of burgers is een behoorlijke onderneming. Niet iedereen heeft toegang tot dezelfde systemen, weet waar collega’s mee bezig zijn, hoe je elkaar kunt vinden en wat de juiste manier van communiceren is.

Natuurlijk zijn er allerlei handige hulpmiddelen die samenwerken met anderen mogelijk maken, maar hebben gemeenten controle over deze systemen en de informatie die ze via deze kanalen delen? Zo is een toepassing als WhatsApp privé erg handig maar is het geen veilig zakelijk kanaal. Want wie bepaalt wie toegang heeft tot het gesprek? Wie houdt controle op de gedeelde documenten en waar deze staan? Zo steekt schaduw IT zijn kop op!

Fundament voor integraal samenwerken

Met Office 365 krijgen gemeenten een volledig set aan tools voor integraal samenwerken in handen en hoeven medewerkers niet op zoek te gaan naar een (onveilig) alternatief. Binnen de gemaakte afspraken (Governance) kunnen medewerkers efficiënt en doeltreffend samenwerken en houdt de IT grip op de informatie.
Met eDiscovery in Office 365 houd je controle op de informatie bij het doorzoeken van belastend of ontlastend bewijs tijdens het groeiproces van de informatie. Daarnaast houdt men grip op wat gedeeld wordt dankzij de Data Loss Prevention (DLP). De omgeving is zo ingericht dat ongeoorloofd delen van privacygevoelige informatie gemonitord en beschermd wordt. Staat iemand op het punt bepaalde info te delen, dan krijgt deze persoon eerst een waarschuwing. Specifieke informatie kan gelabeld worden zodat deze nooit per ongeluk gedeeld wordt. Richt je een Team in met mensen buiten de organisatie? Dan is het ook mogelijk om hun rechten te beperken. Zo houdt de organisatie altijd controle over de documenten en data.

Document Life Cycle

Of het nu een nieuwe procedure is in Word of een begroting in Excel, Office 365 biedt de mogelijkheid om het volledige groeiproces (de Document Life Cycle) van de informatie te begeleiden. Dit groeiproces is op te delen in 3 fases; create, collaborate en share. Zo wordt integraal samenwerken een stuk eenvoudiger.

1. Create – het idee

Samen met een projectontwikkelaar stelt de afdeling Bouw en Woningtoezicht een document op waarin een eerste visie van een nieuw woonproject in de gemeente wordt beschreven. Een collega vraagt hulp bij het bedenken van een nieuw template voor de PowerPoint-presentaties. In beide situaties zijn documenten het startpunt. Tijd om ze te vullen met content. Hierbij is het belangrijk dat men samen met de projectontwikkelaar of een collega werkt in hetzelfde document, de single source of truth.

Geen eenvoudige opdracht, want bij veel gemeenten is de werkomgeving volledig afgeschermd en hebben externen geen toegang tot documenten van medewerkers. Om makkelijk samen te werken moet de informatie voor alle medewerkers eenvoudig en veilig benaderbaar zijn. Binnen Office 365 kiest de medewerker er bijvoorbeeld voor om het document in deze fase te bewaren in OneDrive. Medewerkers kunnen nu samenwerken aan één document (Co-authoring), met elkaar chatten of nog andere collega’s aanhaken om mee te kijken. Geen eindeloze mailtjes en verschillende versies meer. De conversatie wordt binnen het document gevoerd en met de @mention-functionaliteit vragen gebruikers om input van anderen. Iedereen is op de hoogte en heeft de juiste informatie.

2. Collaborate – verrijken van het document

Na het uitwerken van het oorspronkelijke idee is het tijd om de informatie projectmatig uit te werken. In deze fase verzamelt de initiator input van anderen en werkt het team samen aan de definitieve versie. Traditioneel gaat dit gepaard met een explosie van e-mails in ieders inbox want elke aanpassing of toevoeging wordt via e-mail gedeeld en besproken.

Microsoft Teams maakt een eind aan deze rompslomp. De initiator verhuist alle informatie van OneDrive naar Teams, waardoor deze beschikbaar is voor een grotere groep mensen. Een team kan bestaan uit teamleden van zowel binnen als buiten de gemeenten. Hierbij is het goed om te weten dat er geen nieuwe versie wordt gemaakt van de draft; het document staat nu op een andere locatie maar verliest de historie niet. Iedereen in het Team ziet dus nog steeds alle versies van het document.

Niet alleen krijgt het team zo inzicht in alle versies, ook samenwerken in hetzelfde document gaat efficiënt en snel. Het wachten op input van teamleden is nu verleden tijd. Met behulp van de @mention-functionaliteit (binnen een document, conversatie of chat) zet men een vraag uit naar de juiste personen. Updates over de voortgang van het document worden gedeeld via gesprekken binnen Teams. Zo weet iedereen snel wat van hem of haar verwacht wordt en heeft iedereen inzicht in de voortgang van het traject. Worden er in een latere fase nieuwe teamleden toegevoegd? Dan hebben zij onmiddellijk inzicht in de volledige historie van het document of de conversaties.

3. Share – klaar voor publicatie.

In deze laatste fase is het document klaar voor publicatie in bijvoorbeeld het DMS, zaaksysteem of op intranet. Van start tot finish; de juiste informatie is beschikbaar voor iedereen (conversaties, chats, revisies, updates, etc). Wordt een document uiteindelijk toegevoegd aan een proces? Dan is het wel zo mooi dat de juiste versie wordt toegevoegd aan bijvoorbeeld een zaaksysteem of DMS.