Het belang van digitaal werken bij gemeenten

In een snel veranderende wereld is digitaal (samen)werken steeds belangrijker.
Het tijdperk waarin burgers zonder morren een halve dag vrij namen om hun rijbewijs te verlengen of een nieuw paspoort aan te vragen ligt alweer enige tijd achter ons. We leven in een maatschappij die 24/7 ‘aan’ is en regelen onze zaken bij voorkeur online, wanneer het ons uitkomt. Selfservice-portalen zoals de eDiensten van Centric spelen hier handig op in, maar ook intern en in de samenwerking met ketenpartners brengt digitaal werken meer eenvoud en efficiëntie.

We regelen het wel online

Gaat om 21 uur de wasmachine stuk? Je bestelt bij veel webwinkels voor 22 uur zo een nieuw exemplaar dat de volgende dag alweer staat te draaien. De bezorgtijd bepaal je zelf en de betaling verloopt volledig online. De afgelopen jaren zijn we zo gewend geraakt aan het gemak waarmee we alles online regelen, gemeenten kunnen daarin niet achterblijven. Deze verandering is niet alleen voor burgers een zegen, ook de gemeente heeft er baat bij. Door processen grotendeels te automatiseren komt er behoorlijk wat tijd vrij bij ambtenaren en loketbedienden. Appeltje-eitje!

Digitaal werken gaat echter verder dan het automatiseren van processen en de burger regie geven over zijn of haar eigen zaken. Digitaal werken gaat hand in hand met een andere manier van werken en samenwerken met collega’s en ketenpartners. Hierbij zijn een aantal handige hulpmiddelen beschikbaar die gemeenten daarbij kunnen helpen.

Als het er niet is, zoeken we het zelf

Wanneer we in ons privéleven iets willen delen met vrienden of familie, grijpen we al snel naar onze smartphone en gebruiken we tools zoals WhatsApp om foto’s of video’s door te sturen. Het is niet vreemd dat ook binnen gemeenten WhatsApp-groepen een geliefd middel zijn om snel mensen uit verschillende partijen bij elkaar te brengen.

Werken medewerkers van verschillende afdelingen samen met projectontwikkelaars en lokale ondernemers, dan gaat men al snel op zoek naar handige tools die het delen van documenten en bestanden eenvoudiger maakt. Programma’s zoals Dropbox en WeTransfer liggen dan voor de hand, maar IT-verantwoordelijken worden niet bepaald blij van deze alternatieven. Over deze schaduw-IT heeft de gemeente namelijk geen controle. Wat gebeurt er met de opgestelde documenten op het moment dat het projectteam wordt opgeheven? Ben je alles onherroepelijk kwijt of heeft iemand toch een lokale kopie gemaakt? Wie beheert in deze losse samenwerkingsverbanden wie toegang heeft tot welke informatie?

Houd de touwtjes stevig in handen

Digitaal samenwerken moet op een veilige manier gebeuren, waarbij de gemeente controle behoudt over wie toegang heeft en waar deze data worden bewaard. We willen immers een wildgroei aan data binnen de perken houden en ongeoorloofde data-uitwisseling voorkomen. Eerder dit jaar oordeelde de Raad van State bovendien dat sms’jes en WhatsApp-berichten op zakelijke of privételefoons van bestuurders en ambtenaren vallen onder de Wet openbaarheid van bestuur als ze in het kader van het werk zijn verstuurd. Ga er maar tegenaan staan als je als behandelaar van een WOB-verzoek gegevens van de privételefoon van collega’s moet opvragen. Het liefst heb jij dus alle communicatie en data op één plaats.

Microsoft Teams en Kaizala

Een mooi voorbeeld is de productiviteitstool Microsoft Teams, onderdeel van Office 365. In tegenstelling tot de aangegeven alternatieven houden gemeenten in Teams wel de regie over de gedeelde informatie en faciliteer je veilige communicatie met interne en externe partijen. Met Teams werk veilig en slim samen met collega’s uit de gemeente, maar je haakt net zo makkelijk externe partners zoals projectontwikkelaars aan. De gemeente behoudt hierbij altijd volledige controle over de gedeelde informatie en data. Een welkome toevoeging voor veel organisaties zo blijkt, want Teams wordt wereldwijd steeds vaker ingezet.

Een tweede interessant voorbeeld is het inzetten van de mobiele berichtendienst Kaizala als veilig en beheersbaar WhatsApp-alternatief. Hier zien wij vooral kansen voor gemeenten om meer grip te krijgen op de populaire buurtpreventie WhatsApp-groepen. Met Kaizala zet je als gemeente zelf een buurtpreventie-groep op en krijg je onmiddellijk meer inzicht in wat er speelt in de verschillende buurten. De gemeente heeft, in tegenstelling tot bij WhatsApp, nu inzicht in de chats zodat een beheerder beter kan bijsturen en de huisregels kan forceren.

Iedereen aan boord voor verandering

Zoals men ziet zijn de voordelen van digitaal (samen)werken legio en zorgt digitaal werken voor een betere dienstverlening. Het is echter belangrijk om niet uit het oog te verliezen dat digitaal samenwerken een ingrijpende verandering is voor medewerkers; het vereist een hele andere manier van werken. Wil een gemeente succesvol aan de slag met digitaal werken, dan is het zaak dat iedereen binnen de gemeente deze nieuwe technologie én de nieuwe manier van werken omarmt. Het simpelweg beschikbaar stellen van Office 365 zorgt er niet voor dat mensen spontaan anders gaan werken en brengt niet het gewenste succes.

Het is daarom belangrijk om bij het uitrollen van nieuwe software en het introduceren van een nieuwe manier van werken voldoende aandacht te besteden aan gebruikersadoptie. Doe je dat niet, is de kans groot dat de nieuwe tools onaangeroerd op het bureaublad blijven staan. Zonde van de investering, toch?

Een gedegen adoptiestrategie is cruciaal voor het succes van een implementatieproject en begint bij het erkennen van het belang om gebruikers goed te informeren, te trainen en te stimuleren in het gebruik van de nieuwe technologieën. Het is hierbij belangrijk dat vragen zoals “Waarom gaan we met deze nieuwe tools werken?” en “Wat leveren deze functionaliteiten mij op?” worden beantwoord. Alleen zo verhoog je het dagelijkse gebruik van de nieuwe functionaliteiten.

Ambassadeurs vergroten het draagvlak

Een belangrijke eerste stap in het adoptieprogramma is het vormen van een dynamisch team met gedreven mensen die collega’s aansporen tot verandering. De vervolgstap is het organiseren van informatiesessies voor stakeholders. In deze sessie werk je samen aan visie voor het gebruik van Office 365 en identificeer je scenario’s die je helpen in het implementatietraject.

Breng behoeften en uitdagingen in kaart en laat zien welke tools beschikbaar zijn om de gebruiker efficiënter te laten werken. In de scenario’s wordt beschreven hoe een gebruiker Office 365 gebruikt in de ideale werkwereld.

Zodra de visie en scenario’s gedragen worden door de stakeholders, is het van belang om de scenario’s te prioriteren waardoor een groeipad ontstaat. Zet bij het uitrollen van de tools vervolgens ambassadeurs of champions in die collega’s enthousiasmeren en vergroot hiermee het draagvlak van je project. Het helpt om hierbij ook ambassadeurs in te zetten die ‘bekendheid’ hebben in de organisatie, denk hierbij aan afdelingshoofden. Wanneer zij laten zien en vertellen dat de nieuwe tools echt voordeel brengen, volgen collega’s al snel in hun voetsporen.

Kleine moeite, groot plezier

Maak de toegevoegde waarde duidelijk en start met het zogenaamde laaghangende fruit; dingen die een lage impact hebben op de implementatie maar die leiden tot een hogere gebruikerstevredenheid. Zo laat je onmiddellijk zien dat nieuwe software écht meerwaarde heeft.

Mooi voorbeeld is het welbekende ‘vakantie is voorbij, wat was mijn wachtwoord alweer’ fenomeen. Mensen zijn na hun vakantie al snel een half uur kwijt omdat het wachtwoord door de servicedesk gereset moet worden. Ga maar na hoeveel tijd, en frustratie, we besparen als ze dit zelf kunnen regelen met een selfservice wachtwoordherstel. In Office 365 bepaalt de IT-afdeling of gebruikers al dan niet hun eigen wachtwoorden mogen herstellen.

De toekomst wacht op niemand

Om tegemoet te komen aan de verwachtingen van medewerkers, burgers en partners is een sprong naar de cloud onvermijdelijk. Bij veel gemeenten is de balie van het gemeentehuis al 24/7 open dankzij onze eDiensten. Nu is het tijd om de samenwerking binnen de gemeente en met partners te transformeren. Digitaal samenwerken gaat het om samenwerken in netwerken, dus waarom zou je niet starten met het introduceren van Office 365 en Teams in jouw gemeente?

Wij helpen je graag op weg

Benieuwd wat een stap richting Office 365 jouw gemeente brengt? Wil je meer weten over eenvoudig en veilig digitaal werken en samenwerken met collega’s en partners? Centric helpt jou graag op weg. Wij kennen als geen ander de lokale overheid, de specifieke processen en de uitdagingen die spelen binnen gemeentes. Door deze kennis te combineren met de innovatieve oplossingen van Microsoft zorgen wij ervoor dat jouw gemeente zich kan richten op de kerntaken en op het faciliteren van een moderne dienstverlening aan burgers.

Hans van Wijk,  Managing Director End User Management

Meer informatie nodig?

Hans van Wijk, Managing Director End User Management

Voor meer informatie neem je contact op met Hans van Wijk via +31 610 696365 of per mail hans.van.wijk@centric.eu.