2. Security en compliance geregeld dankzij gemeentelijke voorwaarden (VNG)
Sinds 1 februari 2019 kunnen gemeenten gebruik maken van de gemeentelijke voorwaarden van Microsoft en de VNG. Deze gemeentelijke voorwaarden houden rekening met het feit dat gemeenten zelf de inrichting van hun werkplek willen bepalen. Ze ondersteunen hen hierbij door relevante documentatie aan te bieden en met een specifiek overheidsaanbod. In dit aanbod wordt Microsoft 365 uitgebreid met beveiligings- en compliance-toepassingen. Zo zorgen gemeenten voor een optimale bescherming van hun data en zijn ze compliant aan alle wet- en regelgevingen zoals de AVG en Wbp. We laten je alvast kort kennismaken met twee belangrijke (en handige) toepassingen.
Data loss prevention (DLP)
Met DLP zorg jij ervoor dat vertrouwelijke of privacygevoelige informatie op de juiste manier wordt bewaard én niet zomaar wordt gedeeld. Het doel van DLP is het identificeren, monitoren, registreren en rapporteren van privacygevoelige data. Zo voorkomt een gemeente dat medewerkers per ongeluk data delen via e-mail of in Teams die niet voor andere ogen bestemd zijn. Staat iemand op het punt om een burgerservicenummer te delen? Dan krijgt deze medewerker een waarschuwing dat de informatie niet gedeeld mag worden volgens het bepaalde beleid. DLP zorgt ook voor een beleid over de bewaartijd en locatie waarop data worden bewaard. Door gegevens te labelen behoud je controle op bijvoorbeeld de retentietijd of bepaal je dat gegevens na een bepaalde tijd automatisch worden verwijderd.
Advanced eDiscovery
We verzamelen steeds meer data binnen de gemeente, maar hoe vind je snel wat je zoekt in deze berg (ongestructureerde) data? Ontvangt de gemeente een WOB-verzoek, dan is het bijna onmogelijk om handmatig op zoek te gaan naar alle relevante gegevens. eDiscovery helpt gemeenten met het doorspitten van miljoenen bestanden door de inzet van machine learning, predictief coderen en tekstanalyse. Nadat je een eDiscovery-case aanmaakt worden alle data die mogelijk op de case van toepassing zijn verzameld. Vervolgens is verdere analyse mogelijk dankzij de AI-functionaliteiten binnen Office 365. Ga maar na hoeveel uren uitzoekwerk je hiermee bespaart!