Bis zu 90 Prozent Zeitersparnis bei wichtigen HR-Prozessen: Personalakte in SAP HCM

Dokumenten-intensive Prozesse

Centric begleitet den Luft- und Heiztechnikspezialisten ebm-papst auf seinem Weg in die Digitalisierung seiner Personalabteilung - mit beeindruckenden Ergebnissen beim Thema Produktivität.

4.000 Personalakten in Papierform, hohe Schränke, enge Räume, so sah noch bis vor kurzem in der HR-Abteilung des Luft- und Heiztechnikspezialisten ebm-papst Mulfingen aus. In der eigenständigen Tochtergesellschaft in Landshut mit ihren 1.000 aktiven Beschäftigten bot sich das gleiche Bild – kein Vergleich zum heutigen Arbeiten mit der digitalen Personalakte von Centric. Bei vielen der wichtigsten Arbeitsvorgänge hat diese zu Zeitersparnissen von bis zu 90 Prozent geführt, neben weiteren Vorteilen wie höherer Transparenz, Datensicherheit u.a.

Unter fünf Anbietern entschied sich ebm-papst auf seiner Suche nach einer passenden Lösung für die cloud-basierte Personalakte Employee File von Centric.

“Bei dem Produkt gefielen uns die grafische Ausgestaltung und die Usability im Vergleich mit anderen Aktenlösungen klar am besten. Die Handhabung ist modern, intuitiv und dadurch eben ganz anders als die klassische SAP-Oberfläche mit ihren vielen Knöpfchen.”

Andreas Hosch Director Payroll & Administration Air Technology Europe, ebm-papst Mulfingen GmbH & Co. KG.

Centric bietet mehr als nur die SAP-Personalakte

Wesentlich war für das Unternehmen auch, dass Centric wesentlich mehr als nur die Personalakte anbietet. ebm-papst denkt hier in Richtung Abrechnungs- und Stammdatenprüfung für SAP HCM und den digitalen Versand von Entgeltabrechnungen. In beiden Bereichen stellt Centric mit dem Prüfwerkzeug PLK/PLX, dem Stammdaten-Tool MADAP und der digitalen Gehaltsabrechnungslösung Payslip Box entsprechende Lösungen zur Verfügung. Andreas Hosch betont daher:

„So bekämen wir alles aus einer Hand, wie bei keinem anderen Anbieter.“

„Stammdaten von einem Non-SAP-HR-System in die Personalakte transferieren, darauf wollte sich nicht jeder Hersteller einlassen. Centric hingegen hat uns von Anfang an versichert: Es ist zwar mit Mehraufwand verbunden, funktioniert aber.“

Unterstützung bei der Schnittstellenentwicklung

Im Januar 2022 startete das Aktenprojekt und hielt gleich eine ganz besondere Herausforderung bereit: In der ebm-papst Landshut GmbH, die erst seit einigen Jahren zur Unternehmensgruppe gehört und eine eigenständige HR-Abteilung beschäftigt, war (und ist bis heute) das Personalsystem Soprahr HR von Steria im Einsatz. Die Umstellung auf SAP soll dort zwar im Jahr 2024 stattfinden, doch zum Zeitpunkt der Einführung der Personalakte galt es, die Stammdaten auch dieses HR-Systems nach Centric Employee File zu transferieren.

„Darauf wollte sich allerdings nicht jeder Hersteller einlassen“, erinnert sich Marco Pernstecher, Director HR Services der Division Heating Technology in Landshut. „Centric hingegen hat uns von Anfang an versichert: Es ist zwar mit Mehraufwand verbunden, funktioniert aber.“

Das Projektteam bei ebm-papst musste also zunächst von Steria eine neue Schnittstelle programmieren lassen – ein Prozess, der einige Zeit dauerte. Die Centric-Fachleute halfen, ihn abzukürzen, indem sie Steria immer wieder unterstützend unter die Arme griffen, Tipps zum Aufsetzen der Schnittstelle gaben und wie man diese noch kostengünstiger entwickeln konnte.

Akten von 5.000 Beschäftigten gescannt und in die SAP-Personalakte überführt

Parallel ließ ebm-papst die Personalakten seiner insgesamt rund 5.000 Beschäftigten durch einen externen Scandienstleister digitalisieren, indexieren und die ausgelesenen Datensätze für die Centric-Anwendung bereitstellen. Andreas Hosch und Marco Pernstecher hatten mit ihren jeweiligen HR-Teams zuvor – und dies wiederum in Zusammenarbeit mit Centric – die gewünschte Aktenstruktur für die SAP-Personalakte definiert.

Seit Herbst 2022 arbeiten die insgesamt rund 30 HR-Beschäftigten aus den Personalabteilun-gen (HR Business Partner, Abrechnung, Zeitwirtschaft) in Mulfingen und Landshut täglich aktiv mit der digitalen Akte. Direkt aus dem HR-System (SAP HCM resp. Steria Soprahr) springen sie in die Personaldokumente ab. ESS und MSS-Szenarien, wie sie die Centric-Lösung auch ermöglicht, nutzt ebm-papst zunächst bewusst nicht. Daher wurden nur entsprechende Rollen, User und Zugriffsberechtigungen innerhalb des Personalbereichs definiert. Diese hat ebm-pabst gemeinsam mit Centric entwickelt. Dabei wurde die von Centric vorgeschlagene Best-Practices-Berechtigungsstruktur noch einmal auf individuelle Anforderungen hin angepasst.

„Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken und dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen. Wir realisieren nun bei vielen täglichen Arbeitsabläufen Zeitersparnisse von 80 bis 90 Prozent.“

Den Erfolg des Projekts beurteilt Andreas Hosch so: „Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken und dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen. Wir kamen aus einem komplett analogen Papierprozess und realisieren durch die neue Ablagesystematik nun bei vielen täglichen Arbeitsabläufen Zeitersparnisse von 80 bis 90 Prozent.“

Digitale Personalakte in SAP: Standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente

Ein weiterer Vorteil: Gerade in Post-Corona-Zeiten wird auch bei ebm-papst viel mobil gearbeitet und die HR-Fachkräfte müssen auch vom Home-Office aus auf Akten zugreifen können. Ohne die digitale Personalakte wäre dies gar nicht möglich. Mit ihr erhöht sich auch die Datensicherheit: Wenn eine Papierakte verloren geht oder einem Unglück wie einem Feuer zum Opfer fällt, ist sie verloren, für immer.

Für die digitalen Akten gibt es im SAP-Rechenzentrum hingegen ein ausgefeiltes Recovery- und Backup-Konzept. Zugleich sorgen automatisierte Löschfristen dafür, dass Datensätze gewissenhaft vernichtet werden, wenn sie nicht mehr benötigt werden. Über Protokollfunktionen lässt sich schließlich detailliert nachvollziehen, wer wann auf welche Weise Zugriff hatte.

„Für uns war es eine Premiere, Daten in der Cloud zu hosten“, so Marco Pernstecher. „Aber die Zeiten, sich hier wegen etwaiger Sicherheitsmängel Sorgen zu machen, sind inzwischen vorbei.“ Dass ebm-papst dabei gerade besonders vertrauliche Personaldaten der Cloud anvertraut, ist bezeichnend. Denn ihre übrigen SAP-ERP-Komponenten betreibt das Unternehmen auf eigenen Servern – noch.

“Stammdaten von einem Non-SAP-HR-System in die Personalakte transferieren, darauf wollte sich nicht jeder Hersteller einlassen.”

Marco Pernstecher Director HR Services der Division Heating Technology, ebm-papst Landshut GmbH.

Company

Die ebm-papst Gruppe, Familienunternehmen mit Hauptsitz in Mulfingen, Baden-Württemberg, ist weltweit führender Hersteller von Ventilatoren und Motoren. Seit der Gründung 1963 setzt der Technologieführer mit seinen Kernkompetenzen Motortechnik, Elektronik, Digitalisierung und Aerodynamik internationale Marktstandards. ebm-papst bietet nachhaltige intelligente und passgenaue Lösungen für praktisch jede Anforderung in der Luft- und Heiztechnik.

Im Geschäftsjahr 2022/23 erzielte die Unternehmensgruppe einen Umsatz von 2,54 Milliarden Euro und beschäftigt fast 15.000 Mitarbeitende an knapp 30 Produktionsstätten (u. a. in Deutschland, China und den USA) sowie rund 50 Vertriebsstandorten weltweit. Den Benchmark setzt ebm-papst in nahezu allen Branchen wie z. B. in der Lüftungs-, Klima- und Kältetechnik, Heiztechnik, Informationstechnologie, Maschinenbau, Intralogistik sowie Medizintechnik.

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