User-Self-Services im HR-Wesen der Gameforge AG dank Centric Personalakte

OGame oder Metin2 – diese Namen lassen die Augen der Fans von Online-Games erstrahlen. Die Karlsruher Gameforge AG ist ein Pionier ihrer Branche und zählt mittlerweile 450 Millionen registrierte Spielerinnen und Spieler in 75 Ländern weltweit, die sich tagtäglich mit ihren über 20 Games vergnügen. Als Digital Company setzt Gameforge auch bei der selbstgenutzten Unternehmenssoftware auf modernste Technik und zeitgemäßes Design. In diesem Zuge haben sich die Karlsruher jetzt für SAP SuccessFactors als neue Personalsoftware mit der digitalen Personalakte von Centric entschieden.

Es war der allererste Kontakt mit SAP für Gameforge und er führte sogleich in die Cloud. Seit Ende 2020 arbeitet der Anbieter von Online-Games in seiner Personalabteilung mit SAP SuccessFactors. Die alte HR-Lösung sollte abgelöst werden und nach der Formulierung eines Anforderungsprofils und der Erstellung von Musterprozessen war dem HR-Team schnell klar: Mit der Cloud-Lösung von SAP würden sich die Herausforderungen einer modernen Personalarbeit am besten bewältigen lassen. Das Thema Daten- und Dokumentenhaltung lässt sich dabei aus Sicht von Anett Graf, Head of Human Resources der Gameforge AG, nicht von der HR-Software trennen. Deshalb führte das Unternehmen im gleichen Zeitraum Centric Employee File for SAP solutions ein, die in SAP SuccessFactors integrierte Applikation von Centric.

Simple Dokumentenablage wurde aufgerüstet

Das Ziel von Gameforge ist eine vollständige Digitalisierung des HR-Bereichs, denn man will künftig ohne jegliche physische Dokumente auskommen. Sobald das Thema der elektronischen Unterschrift für Arbeitsverträge technisch umgesetzt ist, hat das Unternehmen dieses Ziel auch erreicht. Bis dahin gibt es aber weiterhin Papierakten. Große Teile davon wurden bereits parallel digital im früheren HR-System geführt. „Dies war allerdings eher eine recht simple Ablage digitaler Dokumente – wenig komfortabel hinsichtlich der Anlage oder Suche und kein Vergleich mit der jetzt voll funktionsfähigen Personalakte von Centric“, so Anett Graf.

Die neue Aktenlösung wurde dem Unternehmen von der metafinanz Informationssysteme GmbH empfohlen. Der Centric-Partner begleitete auch die Einführung von SAP SuccessFactors bei Gameforge. „Wir haben uns die Lösung angesehen und wussten sofort: Das ist genau, was wir brauchen – einfach, gut bedienbar und schlank, das heißt, auf das Wesentliche beschränkt“, so Thomas Mayer, HR Generalist bei Gameforge. Zur Vorbereitung definierte die Personalabteilung die Aktenstruktur und gab Informationen bezüglich Berechtigungen und Benutzerrollen an den IT-Partner weiter. Dieser richtete die Akte daraufhin ein und parallel zur Einführung der Personalstammdatenverwaltung, SAP SuccessFactors Employee Central, begann das HR-Team bereits, diese mit Dokumenten zu füllen.

Da die digitale Personalakte von Centric auf der SAP Cloud Platform basiert, sind ihre Aktenstrukturen flexibel skalierbar und das Datenmodell wächst mit dem tatsächlichen Bedarf. In Centric Employee File for SAP solutions können über Workflows Dokumente gelöscht, in der Struktur verschoben oder nach dem Vier-Augen-Prinzip hochgeladen werden. Dokumente und E-Mails können durch die Integration von Office 365 abgelegt werden. Ein Dashboard liefert darüber hinaus viele Kennzahlen zu Akten, Dokumenten und Prozessen aus dem HR-Reporting.

“Unser bisheriges HR-System bot nur eine recht simple Ablage digitaler Dokumente – wenig komfortabel hinsichtlich der Anlage oder Suche und kein Vergleich mit der jetzt voll funktionsfähigen Personalakte von Centric.”

Anett Graf Head of Human Resources der Gameforge AG

Digitalisierung gewinnt mit der neuen Akte an Fahrt

Mit Centric nimmt die Digitalisierung des HR-Bereichs von Gameforge noch einmal deutlich an Fahrt auf. Auch interne Dokumente, Bescheinigungen etc., werden nun der digitalen Personalakte zugeführt. 300 Beschäftigte zählt das Unternehmen; genauso viele Personalakten wurden eingerichtet, zuzüglich der im vergangenen Jahr Aktiven. Stück für Stück scannt die Personalabteilung die bestehenden Papierakten und legt sie in der Centric-Applikation neu an. Thomas Mayer sagt hierzu: „Wir haben uns gegen eine Migration der bereits digital vorliegenden Dokumente aus der bisherigen HR-Lösung entschieden. Dies ist meist aufwändiger als man denkt und wir bevorzugten einen kompletten Neuanfang.“ Der Vorteil dieser Vorgehensweise: In diesem Zuge kann gleichzeitig eine Bereinigung und Vollständigkeitsprüfung des bestehenden Aktenbestandes durchgeführt werden.

Dass es sich bei SAP SuccessFactors und Centric Personalakte um zwei unterschiedliche Softwaresysteme handelt, ist den meisten der Beschäftigten gar nicht bewusst, denn die Centric Personalakte verwendet das gewohnte Design von SAP Fiori. Der beste Beweis dafür, wie tief sich die Dokumentenlösung in die Oberfläche von SAP SuccessFactors integriert.

“Wir haben uns die Lösung angesehen und wussten sofort: Das ist genau, was wir brauchen – einfach, gut bedienbar und schlank, das heißt, auf das Wesentliche beschränkt.”

Thomas Mayer HR Generalist bei der Gameforge AG

User-Self-Services nehmen der HR-Abteilung administrative Aufgaben ab

Über SAP SuccessFactors und der integrierten Akte können jetzt – und dies ist einer der fundamentalen Unterschiede zum bisherigen Arbeiten – neben der HR-Abteilung auch Führungskräfte und Beschäftigte auf ihre Personalunterlagen zugreifen. Sie können ihre Stammdaten ändern, Lohnabrechnungen, Verträge oder mehrseitige Dokumente aus Zielvereinbarungsgesprächen einsehen und vieles mehr. Dies geschieht mithilfe der Employee Self-Services (ESS) & Manager Self-Services (MSS) von SAP SuccessFactors, gesteuert über das Sicherheitskonzept des zentralen SAP-Berechtigungsmanagements. So wird sichergestellt, dass jeder nur die Personaldaten einsehen kann, für die er über die dedizierten Rechte verfügt. Es greifen die entsprechenden Vorschriften der DSGVO.

Das Team von Anett Graf muss somit nicht mehr permanent auf Anfrage Unterlagen heraussuchen und zur Verfügung stellen, sondern die Beschäftigten können dies in Eigenregie tun. Die HR-Abteilung wird dadurch deutlich von administrativen Arbeiten entlastet. Dank der nahtlosen Integration in SAP SuccessFactors sind keine Absprünge zu anderen Systemen oder Anwendungen mehr notwendig, um die Akten einsehen zu können. Dadurch wird die tägliche Effizienz zusätzlich erhöht. Der nächste Schritt für Gameforge besteht nun in der Einführung der elektronischen Signatur. Direkt aus SAP heraus kann dann ein Dokument erstellt werden, das seinen elektronischen Unterschriftenweg nimmt und in der Personalakte abgelegt wird – ohne ein einziges Blatt Papier.

Company

Gameforge wurde 2002 gegründet und ist ein führender Publisher und Anbieter von namhaften MMOs (Massively Multiplayer Online Games) und Browserspielen. Gameforge baut aktive, langlebige globale Communities auf und unterstützt die Spieler durch LiveOps in höchster Qualität, lokalisierte Inhalte, sorgfältiges Community-Management und regelmäßige Updates mit neuem Content. Gameforge verfügt über ein breit gefächertes Portfolio äußerst erfolgreicher Spiele, die Spielern aus allen Lebensbereichen spannende Erfahrungen bieten: MMORPG-Titel wie AION, TERA und Metin2, die beliebten Anime-MMOs Elsword und NosTale, strategische Browserspiele wie OGame und Ikariam und natürlich Klassiker wie 4Story und Runes of Magic. Weitere Informationen auf gameforge.com.

Verwendete Lösung

Digitale Personalakte

Marcus Kirchner, Senior Product Owner

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