Evonik setzt auf die Centric Add On Tools PLK/PLX und MADAP als Internes Kontrollsystem (IKS)

REVISIONSSICHERE PRÜFUNG DER ENTGELTABRECHNUNG

Evonik Industries erstellt sämtliche Entgeltabrechnungen in Deutschland mit SAP® HCM. Für die Qualitätssicherung hat der HR-Bereich die Centric Add On Tools PLK/PLX und MADAP als HCM-internes Kontrollsystem (IKS) eingeführt und seinen monatlichen Prüfprozess damit komplett neu gestaltet. Die Sicherheit, Qualität und Effizienz der Entgeltabrechnung konnte damit erheblich gesteigert werden.

Evonik Industries hat sein vorheriges Audit-Tool durch die Centric IKS-Tools für SAP HCM ersetzt. Seit der Inbetriebnahme im März 2018 prüft das zuständige HR-Team monatlich über 24.000 Abrechnungsfälle (Aktive) mit den Add Ons von Centric. Die Abrechnungsprüfung verläuft damit heute weitgehend automatisiert, ohne Systembrüche und manuelle Zwischenschritte. Wichtig für Evonik Industries ist jedoch vor allem die erheblich gesteigerte Sicherheit und Transparenz. Während das vorherige Audit-Tool 173 eigenentwickelte, über die Jahre gewachsene Prüfhinweise enthielt, hat sich die Anzahl der angewandten Prüfregeln im Centric IKS inzwischen mehr als vervierfacht.

Flexibilität durch professionelle Standardsoftware

Die Möglichkeit, das verwendete Regelwerk selbst weiterzuentwickeln und anzupassen, war für die HR-Verantwortlichen ein zentraler Grund für den Umstieg auf Centric. Die vorherige, individuell entwickelte Lösung war hier zu unflexibel und erforderte bei Änderungen oft externen Programmieraufwand. Der Bereich HR Services Deutschland nahm daher eine firmenweite Qualitätsoffensive zum Anlass, sich nach spezialisierten Prüfwerkzeugen am Markt umzuschauen.

Centric konnte als zertifizierter SAP-Partner im Auswahlprozess punkten. Mit ihrem umfangreichen enthaltenen Regelwerk erwiesen sich die Centric Tools zudem als eine führende Standardlösung für SAP HCM. Auch die anwenderfreundliche Bedienung und einfache Anpassung der Prüfregeln überzeugte die zuständigen HR-Experten.

Sichtbare Steigerung der Datenqualität

Für das Projektteam stand fest, dass neben den IKS-Kerntools PLK und PLX von Anfang an auch das Centric Master Data Audit Program (MADAP PA/OM) implementiert werden sollte. Das regelmäßige Monitoring der Personalstammdaten mit MADAP zeigte wie anvisiert auch schnell sichtbare Erfolge: Mit jedem monatlichen Prüf- und Korrekturlauf verringerten sich die aufgespürten Fehler, so dass schon nach kurzer Zeit greifbarer Mehrwert durch die erhöhte Datenqualität erzielt werden konnte.

“Die Qualität der Personalstammdaten ist für alle HR-Prozesse von zentraler Bedeutung. Durch die systematische Prüfung mit Centric MADAP konnten wir die Datenqualität schon nach kurzer Zeit erheblich verbessern.”

Markus Hilfert Head of Global HR Systems, Evonik Industries AG

Interner Ausbau des Regelwerks

Evonik Industries hat die IKS-Lösung mit der Unterstützung von Centric implementiert, an die eigenen Anforderungen angepasst und die Sachbearbeiter geschult. Mit dem Regelbetrieb startete das interne IKS-Team dann die Analyse der vom System generierten Fehlerhinweise und die entsprechende Aktivierung und Weiterentwicklung neuer Prüfregeln. Ausgangspunkt waren dabei die 173 Prü inweise aus dem Altsystem, die auch im neuen IKS gelten sollten. Inzwischen sind rund 630 der von Centric im PLK-Tool vordefinierten Hinweise im Einsatz sowie mehr als 150 eigenentwickelte Hinweise in MADAP aktiv.

Effektive Ablauforganisation

Für die monatliche Qualitätsprüfung hat Evonik Industries ein Key-UserKonzept eingeführt. Rund 45 Sachbearbeiter mit jeweiligen Hauptverantwortlichen in drei Standorten nutzen täglich die Centric Tools PLX und MADAP zur Bearbeitung von Fehlerhinweisen. Diese Sachbearbeiter sind im First-LevelSupport jeweils für einen festen Mitarbeiter-Abrechnungskreis verantwortlich. Den Second-Level-Support übernehmen zwei Qualitätsmanager aus der zentralen HR Qualitätssicherung. Mit den Tools PLK und MADAP steuern diese die monatlichen Prüfläufe an, überwachen die Korrekturen und führen perspektivische Qualitätstests durch.

Monatlich werden zwei Prüfläufe vor der Abrechnung sowie ein Prüflauf hinsichtlich doppelter Bankverbindungen durchgeführt. Durch den dezentralen Einsatz der Centric Tools verlagerte sich viel Kompetenz und Verantwortung auf die Sachbearbeiter. So führt die Ebene des First-Level-Supports beispielsweise mit MADAP nicht nur einfache Feldinhaltsprüfungen auf Lücken, Fehler oder Inkonsistenzen durch, sondern prüflauch Sachverhalte wie Rückstellungen, Zeitkontingente und buchhalterische Vorgänge. Durch die automatische Dokumentation aller Eingaben und die dezidierte Steuerung von Zugriffsrechten ist die kollaborative Bearbeitung dabei jederzeit sicher und nachvollziehbar.

Zuverlässig und flexibel

Mit den Centric Tools hat sich die durchschnittliche Fehleranzahl in Prüfläufen inzwischen von 1.000 auf 400 reduziert, und erst nach der dokumentierten Beseitigung sämtlicher Fehler wird der produktive Abrechnungslauf gestartet. Markus Hilfert, Head of Global HR Systems, hält fest:

„Seitdem wir die Centric zur präventiven Qualitätsprüfung einsetzen, ist bei uns jeder produktive Abrechnungslauf fehlerfrei und reibungslos durchgelaufen.“

Die Zuverlässigkeit der Entgeltabrechnung hat das Vertrauen der Mitarbeiter in die HR-Abteilung gestärkt. Auch Rückfragen an das HR-Team und der Aufwand für die Direktberatung haben sich damit reduziert. Das Regelwerk für die Qualitätsprüfung wird kontinuierlich weiterentwickelt. Dazu kann beispielsweise jeder Sachbearbeiter neue Vorschläge einbringen, die dann vom zentralen IKS-Team beurteilt und gegebenenfalls im System umgesetzt werden. Durch die interne Verwaltung und Weiterentwicklung kann der HR-Bereich dabei zeitnah und  flexibel auf neue Anforderungen reagieren.

„Die Centric Tools sind eine zentrale Anwendung in unserer Entgeltabrechnung. Sie verzeichnen eine hohe Akzeptanz bei unseren Sachbearbeitern und haben auch darüber hinaus das Vertrauen in die Arbeit des HR-Bereichs gestärkt.“

Über Evonik

Evonik ist ein weltweit führendes Unternehmen der Spezialchemie. Der Konzern ist in über 100 Ländern aktiv und erwirtschaftete 2019 mit mehr als 32.000 Mitarbeitern einen Umsatz von 13,1 Mrd. € und einen Gewinn (bereinigtes EBITDA) von 2,15 Mrd. €. Dabei geht Evonik weit über die Chemie hinaus, um den Kunden innovative, wertbringende und nachhaltige Lösungen zu scha ffen.

Steven Wernike, Geschäftsführer – BU Manager Software SAP HCM Add On

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