Peras migriert HR-Systeme mit dem Centric Tool DMK sicher und effizient

Die Peras GmbH hat 800 Genossenschaftsbanken von PAISY auf eine branchenspezifische SAP HCM-Lösung umgestellt. Der Einsatz des Centric Data Migration Kit (DMK) für SAP HCM war ein zentraler Erfolgsfaktor des umfangreichen Migrationsprojekts. Mithilfe der bewährten IT-Lösung zur automatisierten Datenübernahme konnte Peras den Systemwechsel aller Institute sicher und termingerecht abschließen.

Peras ist spezialisiert auf HR-IT-Systeme und HR-Services für die moderne Personalarbeit, von der Entgeltabrechnung über das Personalmanagement bis hin zum HR Business Process Outsourcing. Als langjähriger Partner hostet Peras u.a. die HR-IT-Systeme zahlreicher Bankinstitute im Rechenzentrum ihres Mutterkonzerns Fiducia & GAD IT AG, eines der größten Banken-Rechenzentren in Europa. Die Bankinstitute haben dabei direkten Online-Zugriff auf ihr jeweiliges Abrechnungsmodul.

PERAS-Logo-15cm_300dpi_RGB.jpg

Parallele Abwicklung mehrerer Migrationsprojekte

Im Rahmen eines strategischen Systemwechsels haben rund 800 von Peras betreute Genossenschaftsbanken verschiedener Größen (bis zu 2.000 Mitarbeiter) ihre HR-Lösung von PAISY auf geno.HR, die Peras Branchenlösung auf Basis von SAP HCM, umgestellt. Herausfordernd war dabei die hohe Anzahl der Migrationen im vorgesehenen Umstellungszeitraum von vier Jahren.

Für eine Datenmigration dieser Größenordnung ist ein professionelles Migrationstool unabdinglich. Peras hat sich für den Einsatz des vielfach bewährten Data Migration Kit (DMK) von Centric entschieden, das neben vordefinierten, individuell anpassbaren Templates für die automatische Datenübernahme auch eine Projektverwaltung zur parallelen Abwicklung mehrerer Migrationsprojekte enthält.

“Die Betreuung durch Centric war großartig. Unser Ansprechpartner war in den heißen Phasen immer erreichbar und konnte bei Bedarf schnell weiterhelfen. Man hat stets das Gefühl, dass man mit Experten arbeitet, die neue Anforderungen und Verbesserungsvorschläge sofort aufnehmen, mit gezielten Fragen konkretisieren und kompetent umsetzen.”

René Münster Produktmanager bei Peras

Das DMK-Tool ermöglicht dabei eine projektspezifische Administration, mit flexibler Testfallverwaltung und integrierter Berechtigungsverwaltung pro Migrationsprojekt. Wichtig für Peras war auch die lückenlose Dokumentation, die eine revisionssichere Durchführung sämtlicher Einzelprojekte gewährleistete.

Bis zu 60 Institute parallel migriert

Die Umstellung der Bankinstitute erfolgte systematisch in einzelnen Migrationsprojekten. Centric hat das DMK-Tool dafür zunächst für die Anforderungen von Peras eingerichtet. Auf dieser Basis wurden fünf Migrationen als Pilotprojekte durchgeführt. Die Regelmigration startete dann im Herbst 2014 und konnte Ende 2018 wie geplant abgeschlossen werden. In diesem Zeitraum wurden mit dem DKM-Tool über 800 Institute von PAISY nach geno.HR migriert, mit durchschnittlich ca. 6.000 Abrechnungsfällen pro Termin. Zu Spitzenzeiten wurden etwa 60 Institute zu einem Termin umgestellt.

Strukturiertes Vorgehen

Die Projekte verliefen jeweils in vier Phasen: Vorbereitung, Testmigration, Produktivmigration und Nachbereitung. In der Vorbereitungsphase wurde zunächst die Firmenstruktur der Institute abgebildet und daraufhin das neue Migrationsprojekt im DMK angelegt. Da die Umsetzregeln jeweils aus dem Vorgängerprojekt übernommen werden konnten, mussten im DMK nur kundenspezifische Einstellungen pro Institut vorgenommen werden. Zwei Monate vor der Produktivmigration fand eine komplette Testmigration statt. In allen Fällen funktionierte die Datenübernahme dabei reibungslos.

Nach der Test-Datenübernahme haben Personalsachbearbeiter der Peras jeweils einen Abrechnungsvergleich durchgeführt, um mögliche Abweichungen zwischen PAISY und geno.HR zu identifizieren. Die Ergebnisse dieser Analyse wurden den Kunden zur Verfügung gestellt. Mit der Produktivmigration wurden die Datenübernahme und der Abrechnungsvergleich dann erneut durchgeführt. Zur Nachbereitung gehörten schließlich die Schulung der Kunden und Endaktivitäten im Altsystem.

A picture
Centric Data Migration Kit (DMK): Einfache Bedienung mit intuitiver Navigation

Effiziente und revisionssichere Projekte

Durch den systematischen Einsatz des DMK-Tools konnte Peras die umfangreiche Migration zuverlässig und termingerecht durchführen. Vorteilhaft war der projektbezogene Aufbau des DMK. Dadurch konnten Einstellungen für Folgeprojekte übernommen und angepasst werden, ohne das Ursprungsprojekt zu verändern. Die Einstellungen pro Projekt waren damit jederzeit nachvollziehbar. Nach dem Abschluss einer Migration hat Centric jedem Bankinstitut eine Dokumentation für die Revision zur Verfügung gestellt.

Auch die geringe Vorlaufzeit bei der initialen Einrichtung eines Migrationsprojektes erwies sich als zentraler Pluspunkt, da Entscheidungen zur Migration oft sehr kurzfristig getroffen werden. Peras hebt außerdem die kompetente Begleitung durch Centric und deren schnelle Reaktion auf Kundenbedürfnisse als wesentlichen Erfolgsfaktor hervor.

Flexible Einsatzmöglichkeiten

Das DMK-Tool unterstützt Datenübernahmen aus unterschiedlichsten Personalabrechnungssystemen. Die HR-Profis von Peras nutzen das Migrationswerkzeug auch für Individualmigrationen, beispielsweise beim Wechsel von P&I Loga zu SAP HCM. Künftig wird das Tool auch bei Fusionsprojekten der Bankkunden für Migrationen von SAP nach SAP zum Einsatz kommen.

Kontaktaufnahme

Bitte nehmen Sie mit mir Kontakt auf