Die automatisierte Zeugniserstellung trägt bereits Früchte. Innerhalb von 30 Minuten kann auf diese Weise ein aussagekräftiges Zeugnis mit der richtigen Struktur und in der gewünschten Sprache erzeugt werden. Eine digitale Personalakte ist in Vorbereitung.
Das Leistungsportfolio von V-LINE umfasst vielfältige Lösungen und Leistungen zur Optimierung durchgängiger Lieferketten für die industrielle Beschaffung. Das Unternehmen bietet seinen Kunden maßgeschneiderte Lieferkonzepte und garantiert ihnen dadurch eine reibungslose Versorgung sowie den unterbrechungsfreien Betrieb ihrer Industrieanlagen.
Parallel zur Entscheidung, künftig auf die HR-Lösung SAP SuccessFactors zu setzen, begann die V-LINE EUROPE GmbH Anfang 2020 damit, sich mit den Themen digitale Personalakte und automatisierte Zeugniserstellung zu beschäftigen. Sie sind für den MRO-Spezialisten wichtige Bestandteile eines modernen HR-Wesens. Durch formulargesteuerte Texterstellung, die Nutzung von SuccessFactors-Stammdaten und die schnelle Einbeziehung aller Beteiligten via Workflow lassen sich Zeugnisse deutlich schneller als zuvor erstellen. Auch die Vergleichbarkeit steigt.
Eine HR-Lösung als solche hatte die V-LINE EUROPE GmbH in den vier Jahrzehnten ihres Bestehens bislang nicht im Einsatz. Vieles wurde mit Excel-Tabellen geregelt, das Recruiting fand über ein gesondertes Tool statt. Die Abrechnung wurde (und wird nach wie vor) outgesourct.
Die digitale Personalakte passt zur SuccessFactors-Strategie
Arne Hartmann, Director Global HR und seit Mai 2019 im Unternehmen: „Unser Ziel ist es, V-LINE als global agierendes Unternehmen auch im Personalbereich künftig noch professioneller aufzustellen und interne Prozesse zu verbessern.“ Daher fiel die Entscheidung, die Cloud-Lösung SAP SuccessFactors einzuführen. Damit kann V-LINE alle Personalthemen zentral bündeln. „Eine digitale Personalakte sowie eine Lösung, mit der sich Zeugnisse standardisiert und transparent erstellen lassen, passen ideal in diese Strategie“, so Arne Hartmann.
Die digitale Personalakte hatte das HR-Team angesichts der SAP-SuccessFactors-Implementierung zunächst zurückgestellt; Recruiting-, Onboarding- und Learning-Management sowie weitere HR-Prozesse anzulegen, war zunächst wichtiger, als alte Dokumente zu digitalisieren. Im Frühjahr 2021 sollen die bisherigen Papierordner in PDF-Form umgewandelt und in die E-Akte aufgenommen werden. Dort fließen ab Stichtag X auch alle neuen Personaldokumente digital ein.
Beide Produkte – digitale Personalakte und Zeugnis-Generator – sind aus dem Hause Centric, zum Zeitpunkt des Erwerbs durch V-LINE waren dies noch Produkte der EASY Software AG. Die Zeugniserstellung läuft bei V-LINE schon seit Sommer 2020 über die neue Lösung. Eingekauft wurde sie über die metafinanz Informationssysteme GmbH, Partner von EASY und inzwischen Centric, die auch das gesamte SAP-SuccessFactors-Projekt bei V-LINE betreut. Die technische Umsetzung oblag dem Centric-Team.
“Unser Ziel ist es, V-LINE als global aufgestelltes Unternehmen auch im Personalbereich künftig noch professioneller aufzustellen und interne Prozesse zu verbessern. Eine Lösung, mit der sich Zeugnisse standardisiert und transparent erstellen lassen, passt ideal in diese Strategie.”
Arne HartmannDirector Global HR
Software liefert vorgefertigte, aber anpassbare Textbausteine
Sollte früher ein Zeugnis erstellt werden, ging zunächst eine Vorlage an die Führungskraft, die in dieser die Aufgaben und eine kurze Bewertung des Beschäftigten skizzierte. Die Personalabteilung musste dann alles abschreiben und sich aufwändig aus älteren Zeugnissen oder auch Vorlagen in Büchern die dazu passenden Formulierungen heraussuchen.
Die Software stellt jetzt für die verschiedenen Kategorien (Fachwissen, Weiterbildung, Auffassungsgabe, Denk- und Urteilsvermögen, Leistungsbereitschaft usw.) jeweils mehrere Textbausteine zur Auswahl, die man nur noch zusammenklicken muss. Diese Bausteine konnte V-LINE noch individuell anpassen. Um in das standardisierte Vorgehen weiteren individuellen Gestaltungsspielraum hineinzubringen, nahm Centric auch das Feedback von V-LINE zur Produktverbesserung auf und fügte dem Produkt die Möglichkeit eines Word-Exports als weitere Funktionalität hinzu. Darüber lassen sich nun zwischen den vorgefertigten Textbausteinen einzelne Sätze oder individuelle Formulierungen einfügen. „Mit unseren Ergänzungsvorschlägen sind wir bei Centric stets auf offene Ohren gestoßen“, freut sich Arne Hartmann.
Der Flow muss stimmen
Isabelle Hutschenreuter, HR Generalist bei V-LINE: „Schon bei der Anlage der verschiedenen Zeugnisarten (z. B. Abschlusszeugnis, Zwischenzeugnis) wählen wir den Beschäftigten direkt aus SAP SuccessFactors aus; so sind bereits alle Personaldaten automatisiert im Dokument.“ Die Tätigkeitsbeschreibung hat die Führungskraft zuvor per E-Mail übermittelt, man muss sie nur noch in das vorgesehene Freitextfeld kopieren. „Anschließend klicken wir uns die jeweils passenden Textbausteine zusammen, und zwar so, dass sie auch stilistisch gut zusammenpassen.“ Auf diese Weise bekommt das Dokument einen guten Lesefluss. Dem Kündigungsgrund entsprechend lässt sich abschließend auch die passende Schlussformulierung auswählen.
Ein Zeugnis innerhalb von 30 Minuten
Innerhalb von 30 Minuten kann auf diese Weise ein aussagekräftiges Zeugnis mit der richtigen Struktur und in der gewünschten Sprache erzeugt werden. „Der gesamte Prozess ist transparent und hat sich deutlich verkürzt“, so Isabelle Hutschenreuter. „Wenn ein Vorgesetzter oder Beschäftigter heute von uns ein Zeugnis anfordert, hat er es zwei Tage später auf dem Schreibtisch.“ Früher, bei der Erstellung über Microsoft Word, dauerte dies schon deshalb länger, weil man ständig per E-Mail nachfassen musste. Auch das Fehlerpotenzial war höher, Textpassagen stimmten im Nachhinein doch nicht etc.
“Innerhalb von 30 Minuten kann mit der Lösung von Centric ein aussagekräftiges Zeugnis mit der richtigen Struktur und in der gewünschten Sprache erzeugt werden. Der gesamte Prozess ist transparent und hat sich deutlich verkürzt.”
Isabelle HutschenreuterHR Generalist bei V-LINE
Arbeitnehmervertretung steht hinter dem neuen Vorgehen
Die Arbeitnehmervertretung bei V-LINE war gegenüber dem Projekt „Automatisierte Zeugniserstellung“ von Beginn an positiv eingestellt. Zum einen ist dies im Sinne der Beschäftigten, die nicht, wie sonst vielerorts üblich, lange auf ihr Zeugnis warten müssen. Die Standardisierung bei der Texterstellung erlaubt zudem durch die klaren Formulierungen auch eine bessere Vergleichbarkeit.
Demnächst erweitert Centric SAP SuccessFactors um einen Genehmigungsprozess. Auf dem Papier steht der Workflow bereits: Die Führungskraft erhält eine Aufgabe in ihrer Aufgaben-App für die Bewertung eines Mitarbeiters zum Zwecke der Zeugniserstellung und parallel dazu einen Bewertungsbogen. Diesen füllt sie aus; der Bogen geht anschließend automatisch in die Personalabteilung, die daraus das Zeugnis erstellt und nach nochmaliger Kontrolle durch die Führungskraft ausdruckt. Als Datei wird das Zeugnis anschließend direkt in die digitale Personalakte geschoben – ein weiterer Schritt bei der Optimierung des modernen HR-Wesen in der V-LINE EUROPE GmbH.
Über V-LINE
Die V-LINE EUROPE GmbH hat sich in der komplexen Welt der MRO-Ersatzteilbeschaffung über vier Jahrzehnte hinweg ein einzigartiges Know-how aufgebaut. Dieses ermöglicht es Industriekunden, operative Exzellenz und erhebliche Kosteneinsparungen zu erzielen. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden bei der Wartung und dem Betrieb modernster und neuester Industrieanlagen und zählt heute weltweit über 200 Beschäftigte. Von seinem Hauptsitz in der Nähe von Hannover aus bietet V-LINE ganzheitliche Lieferketten in 20 verschiedenen Ländern – über ihre Niederlassung in Saudi-Arabien, vor allem im Mittleren Osten und über ihre Kundendienstzentren in anderen Ländern des Golf-Kooperationsrates sowie in den USA, Mexiko, Brasilien und Korea.
