Internes Kontrollsystem mit Centric PLK & PLX bei der BSH Hausgeräte GmbH

Die BSH Hausgeräte GmbH hat mit den Centric Tools PLK & PLX einen revisionssicheren Prüfprozess für ihrer monatlich 28.000 Entgeltabrechnungen aus SAP HCM etabliert. Durch die weitgehende Automatisierung kann das HR-Team die lückenlose Qualität der umfangreichen Abrechnung sicherstellen und Korrekturen präventiv vor dem Zahlungslauf durchführen. Als Centric Entwicklungspartner hilft die BSH zudem bei der praxisorientierten Weiterentwicklung der IKS-Tools.

Die BSH Hausgeräte GmbH ist mit mehr als 58.000 Mitarbeitern (2019) der größte Hausgerätehersteller in Europa. Derzeit werden monatlich Abrechnungen für rund 18.000 aktive Mitarbeiter und 10.000 Pensionäre mit SAP HCM erstellt und in einem weitgehend automatisierten Prüfprozess mit dem Centric Tools PLK und PLX geprüft.

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Langjähriger Einsatz von PLK & PLX

BSH hat das Prüf- und Analysetool PLK bereits im Jahr 2006 eingeführt, um die aufwändige manuelle Prüfung umfangreicher ausgedruckter Verdienstübersichten abzulösen. Im Jahr 2012 kam das Centric Tool PLX als anwenderfreundliche Benutzeroberfläche für die Sachbearbeiter in den Standorten dazu. Mit der Kombination der beiden Tools hat die BSH einen standardisierten Prüfprozess als festen Bestandteil der monatlichen Entgeltabrechnung etabliert. Die Centric Tools sind seitdem tief im Payroll-Prozess verankert und nicht mehr aus dem Arbeitsalltag der HR-Mitarbeiter wegzudenken.

Hohe Akzeptanz bei den Sachbearbeitern

Bei der BSH werden jedem Sachbearbeiter beim Start des PLX-Tools nur die Hinweise der Mitarbeiter angezeigt, für die er als zuständiger Sachbearbeiter in SAP/HR hinterlegt ist. Im Rahmen von Vertretungsregelungen kann er auf alle Mitarbeiter zugreifen, für die er Berechtigung hat. Als komfortables Prüfwerkzeug verzeichnet PLX eine hohe Akzeptanz bei den Nutzern.

“PLX bietet den Sachbearbeitern eine attraktive Arbeitsumgebung mit strukturierter Übersicht der Hinweise und Themenbereiche. Es kann interaktiv zwischen unterschiedlichen Layouts und Sortierungen gewählt werden, und die Ampelfunktion gibt einen klaren Überblick über den Bearbeitungsstatus.”

Rainer Wiedemann Head of Payroll Germany

Wichtig ist den Sachbearbeitern auch die hohe Qualität und Sicherheit der Prüfung. PLX ermöglicht einen fortlaufenden und nachweisbaren Überblick der Abrechnungsprüfung samt hilfreicher Ad-hoc-Abfragen, welche prüfrelevanten Vorgänge erkannt und welche bislang bearbeitet wurden bzw. welcher Prozentsatz noch offen ist. Nach dem Ende der Entgeltabrechnung bestätigt der IKS-Verantwortliche eines jeden Standortes auf dem maschinell zur Verfügung gestellten monatlichen Revisionsausdruck die vollständige und korrekte Bearbeitung aller Hinweise.

Zentrale Steuerung von Prüfregeln

Bei der BSH erfolgen die Definition und Steuerung der Prüfregeln sowie das Customizing im PLK ausschließlich durch die Zentralabteilung. Hierdurch wird sichergestellt, dass alle Standorte auf einer einheitlichen Prüfbasis arbeiten. Das PLK prüft die Abrechnungsergebnisse und Stammdaten automatisiert auf Basis der enthaltenen Prüfregeln und der vorgenommenen Customizing-Einstellungen. Die PLK-Läufe sind zentral über das Job-Scheduling eingeplant. Nach deren Fertigstellung können diese von den Sachbearbeitern via PLX aufgerufen und bearbeitet werden.

Die technische Implementierung der Centric-Tools und das Rollout in den Standorten verlief schnell und einfach; die in SAP HCM integrierten Add Ons waren innerhalb von ein bis zwei Tagen betriebsbereit. Aufwändiger war dagegen die fachliche Vorbereitung. Das HR-Team hat dafür die rund 800 in PLK enthaltenen Prüfregeln detailliert sondiert und ca. 90 weitere unternehmensspezifische Hinweise formuliert. Das durchdachte Customizing hat sich gelohnt, es bildet heute die Basis für die reibungslose monatliche Prüfung.

Effizienter Standardprozess

Der Prüfablauf bei der BSH ist ein mehrstufiger Prozess, der jeweils 11 Tage vor dem Zahlungslauf (Ultimo–11) mit einer Simulationsabrechnung startet. Auf dieser Basis erfolgt die Prüfung und Bearbeitung der generierten Hinweise mit PLX in den Standorten. Bis zum Tag U-7, an dem die Entgeltabrechnung produktiv gestartet wird, wiederholen sich die Abrechnungs- und Prüfläufe samt Clearing der verbliebenen Hinweise. Eine letzte Prüfung vor der tatsächlichen Entgeltüberweisung findet mit PLK nochmals nach der produktiven Entgeltabrechnung an U-6 statt.

Dieser eingespielte Standardprozess garantiert höchste Qualität und Effizienz bei der Prüfung von 28.000 Abrechnungen. Ein Produktivlauf (ohne Simulationsabrechnung) im System dauert für einen größeren Standort mit ca. 3.000 Mitarbeitern rund 10 Minuten, und es werden hierfür monatlich ca. 1.200 Hinweise generiert. Durch den hohen Standardisierungs- und Automatisierungsgrad kann das HR-Team das enorme Volumen der Abrechnung mit nur zehn Mitarbeitern in der Zentralabteilung und rund 40 Sachbearbeitern an den einzelnen Standorten sicher und termintreu bewältigen. Die nachvollziehbare Qualität ist dabei ein zentraler Pluspunkt, wie Rainer Wiedemann betont: „Es ist immer wieder ein gutes Gefühl, wenn vor dem Zahlungslauf alle Ampeln auf grün stehen.“

BSH als Centric Pilotkunde

Als erfahrenes Anwenderunternehmen gibt BSH im Rahmen einer Entwicklungspartnerschaft mit Centric wertvolle Impulse zur praxisnahen Weiterentwicklung der Tools. In Zusammenarbeit mit dem HR-Team sind so bislang Funktionalitäten wie das 4-Augen-Prüfprinzip, der Revisionsausdruck, die Vergabe einer internen Prüfnummer und die organisatorische Abgrenzung in die Tools eingegangen, wovon nun auch andere Centric-Kunden profitieren.

„Centric PLK & PLX bilden für die BSH ein ideales Prüfwerkzeug im Rahmen der revisionssicheren internen Kontrollen der Entgeltabrechnung. Die Tools sind kompakt, übersichtlich, intuitiv bedienbar und innovativ.“

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