FRESSNAPF DIGITALISIERT DEN HR-BEREICH

Automatisierte Personalprozesse mit den Tools von Centric

Fressnapf ist Europas Nummer Eins im Heimtierbedarf. Mit ihrer modernen Prozess- und Systemlandschaft ist die erfolgreiche Franchise-Gruppe bestens für ihre weitere Wachstumsstrategie gerüstet. Im HR-Bereich bringt ein modulares, Schritt für Schritt mit Centric Tools ausgebautes Internes Kontrollsystem für SAP® HCM die Digitalisierung konsequent voran.

Über Fressnapf

Die Fressnapf Holding SE ist ein Franchise-Unternehmen mit Sitz in Krefeld. Die Fressnapf-Gruppe ist mit über 1.650 Märkten in elf europäischen Ländern und mehr als 12.000 Mitarbeitern die größte Fachhandelskette für Tiernahrung und -zubehör in Europa. Die Unternehmensgruppe beschäftigt mehr als 7.000 Mitarbeiter in den eigenen Märkten, in der Unternehmenszentrale und den Logistikzentren. Bei den nationalen Franchisepartnern sind darüber hinaus rund 5.000 Mitarbeiter beschäftigt.

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Mit den Marken Fressnapf und Maxi Zoo ist die Fressnapf-Gruppe mittlerweile neben Deutschland in zehn weiteren europäischen Ländern vertreten. In den kommenden Jahren plant das Franchise-Unternehmen eine starke stationäre Expansion mit mehr als 800 neuen Märkten. Auch der Online-Shop wird sukzessive international ausgerollt. Die Unternehmenszentrale in Krefeld versteht sich dabei als Dienstleister und Bindeglied für die Partner vor Ort.

Effiziente SAP-Standardumgebung

Für das Personalmanagement hat die Zentrale im Jahr 2012 SAP HCM eingeführt. Die Qualitätssicherung der Entgeltabrechnung mit der SAP-Lösung wurde zunächst noch manuell durchgeführt. Dass die regelmäßige Abrechnungsprüfung automatisiert werden sollte, stand jedoch schon allein wegen der schnell wachsenden Mitarbeiter-Zahl fest. Nachdem sich die Verantwortlichen aus der Personal- und der IT-Abteilung mit dem neuen SAP-System vertraut gemacht hatten, ging es um die Auswahl einer geeigneten IKS-Lösung für SAP HCM.

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Centric war im Unternehmen bereits bekannt. Da die anwenderfreundlichen, einfach implementierbaren Add Ons für SAP HCM genau den Vorstellungen des Personalbereichs entsprachen, wurden im Jahr 2013 zunächst die Centric IKS-Tools PLK und PLX für die Qualitätssicherung der Entgeltabrechnungen eingeführt. Die Digitalisierungsmaßnahme kam zur rechten Zeit: Seit der Inbetriebnahme der Centric Tools hat sich die Anzahl der damit geprü en Gehaltsabrechnungen der deutschen Gesellscha en von 2.000 auf heute rund 4.000 verdoppelt – und der weitere Anstieg ist aufgrund der erklärten Wachstumsstrategie absehbar.

Schrittweise zum umfassenden IKS

Zusammen mit PLK und PLX wurde auch das Master Data Audit Program MADAP PA für die Kontrolle der Personalstammdaten eingeführt, womit die Stammdaten vor jedem Abrechnungslauf auf ihre Plausibilität geprüft werden. In weiteren Ausbauschritten kamen das Vergleichs- und Berechnungstool VBT2, die Erweiterung des Master Data Audit Programs um die OM-Komponente sowie das Audit-Tool PLK_AT für die österreichischen Standorte dazu. Die Einführung weiterer Centric Tools steht bereits im Raum. Janine Thiele, verantwortlich für SAP HCM bei Fressnapf, hält fest:

„Da alle Centric Tools untereinander integrierbar sind, können wir damit Schritt für Schritt ein umfassendes modulares IKS für SAP HCM aufbauen.“

Nachhaltiges Datenqualitätsmanagement

Mit den Centric Tools hat das HR-Team in Krefeld regelmäßige Qualitätssicherungs- und Reportingprozesse rund um die Entgeltabrechnung etabliert. Insgesamt arbeiten bis zu 20 Anwender regelmäßig mit den Tools. Während die monatliche Prüfung der Entgeltabrechnung mit PLK, PLX und PLK_AT sich auf die deutschen und österreichischen Standorte bezieht, werden mit den Tools MADAP und VBT2 Daten sämtlicher Ländergesellschaften analysiert, die mit SAP arbeiten.

Mit MADAP werden inzwischen die Stammdatensätze von rund 10.000 Mitarbeitern monatlich geprüft. Auch die heterogenen Organisations-Strukturen der verschiedenen Ländergesellschaften wurden mithilfe von MADAP OM harmonisiert. Als Quellsystem für nachgelagerte Systeme gewährleistet das Organisationsmanagement damit nun länder- und themenübergreifend die einheitliche Benennung von Organisations-Einheiten sowie eine verlässliche Datenqualität.

Flexibles Personalcontrolling

Die HR-Controller erstellen mit dem VBT-Tool das monatliche Standardreporting. Durch exible Ad-hoc-Analysen können sie zudem jederzeit spontane Fragestellungen aus der Unternehmensgruppe beantworten. Als wesentlichen Vorteil sieht die HCM-Verantwortliche Janine Thiele dabei die einfache Auswertung verschiedener SAP-Datenquellen in einem Tool:

„Statt mit aufwändigen SAP-Queries und Excel können unsere HR-Controller mit VBT2 alle SAP-Daten per Mausklick verknüpfen und kombiniert auswerten.“

So können u.a. Mitarbeiter- und Abrechnungsdaten in VBT2 zusammengeführt und gemeinsam mithilfe hinterlegter Formeln, vordefinierter Abfragen und Filter analysiert und aufbereitet werden. Die HR-Controller nutzen VBT2 beispielsweise zur Simulation von Bonus-Berechnungen, zum Reporting internationaler Kennzahlen für das Finanzcontrolling oder zur Simulation der finanziellen Auswirkungen von Vertragsänderungen auf den Forecast und den Jahresplan.

Handfeste Vorteile in verschiedenen Bereichen

Durch Automatisierung in der Entgeltabrechnung, beim Reporting und bei der Datenpflege spart Fressnapf mit den Centric-Tools erhebliche Zeit für Routinearbeiten ein. Auch die fehleranfällige manuelle Bearbeitung von Excel-Listen hat sich an vielen Stellen erledigt. Die HR-Verantwortlichen können sich jetzt darauf verlassen, dass die Abrechnungen korrekt sind und die Datenqualität stimmt. Ein wichtiger Pluspunkt ist dabei auch das zuverlässige internationale Reporting als Folge der hohen Datenqualität im Organisationsmanagement und den Stammdaten.

Auch der IT-Bereich weiß die einfache Handhabung der Centric Tools zu schätzen, sowohl bei der Implementierung als auch im laufenden Betrieb. Die Steuerung und Administration findet komplett intern statt, und bei Fragen steht Centric bereit. Durch regelmäßig von Centric bereitgestellte Updates ist das IKS bei Fressnapf dabei technisch und fachlich immer auf dem neuesten Stand.

"Durch das Einspielen der bereitgestellten Transportaufträge in unsere SAP-Systeme sind die Centric Tools einfach implementierbar und können sofort genutzt werden. Da wir vorab die Testversionen zur Verfügung gestellt bekamen, konnten wir die Anwendungen im Vorfeld auf Herz und Nieren prüfen und unsere Anforderungen an das Customizing der Centric Tools dabei schon genau spezifizieren."


Janine Thiele

Consultant SAP HCM Fressnapf Tiernahrungs GmbH

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Steven Wernike, Geschäftsführer – BU Manager Software SAP HCM Add On

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