Produktion Ziehm Imaging HR Digitalisierung mit Employye File

SAP-Personalakte: Entlastung durch HR-Digitalisierung bei Ziehm Imaging

Dokumenten-intensive Prozesse

Ziehm Imaging ist Innovations- und Technologieführer für mobile Röntenbildgebungssysteme. Das erfolgreiche Unternehmen hat die Digitale Personalakte von Centric eingeführt und ist nun mit effizienten HR-Prozessen bestens auf weiteres Firmenwachstum vorbereitet.

Ziehm Imaging ist auf die Entwicklung, Produktion und weltweite Vermarktung mobiler C-Bögen spezialisiert. Der Technologieführer wächst schnell, und damit auch die Menge an Personaldokumenten, die der HR-Bereich bearbeitet. Die Arbeit mit Papierakten war hier nicht mehr zeitgemäß.

Schon allein der benötigte Platz für Personalakten in Büroschränken wurde zunehmend zum Problem, und die ungeliebte Tätigkeit der Ablage nahm immer mehr Zeit in Anspruch. Auch beim mobilen Arbeiten, das sich seit der Corona Pandemie etabliert hat, war der fehlende Zugriff auf die Papierakten äußerst hinderlich.Die Arbeit mit einer Personalakte in SAP sollte Abhilfe schaffen.

Employee File: Anwenderfreundliche und zukunftsfähige Lösung mit der SAP-Personalakte

Ziehm Imaging ist generell bestrebt, Prozesse zu digitalisieren und Papier zu vermeiden. Die Einführung der Digitalen Personalakte lag daher auf der Hand. In einem Auswahlverfahren machte Centric als Produkt- und Implementierungspartner das Rennen. Dem HR-Team gefiel vor allem die intuitive und gut strukturierte Benutzeroberfläche, wie die beiden Projektleiterinnen Sabine Pongratz und Michelle Rupp erklären. Sabine Pongratz führt aus:

„Centric Employee File ist sehr nutzerfreundlich und auch für unsere Kollegen und Kolleginnen, die seltener damit arbeiten, selbsterklärend und einfach zu bedienen.“

Centric Customer Ziehm Employee File view of the corporate headquarter

Effizientes Scanning von 600 Personalakten

Interessant für den HR- und IT-Bereich war auch die Option, dass die digitale Aktenlösung Centric Employee File künftig bei Bedarf auch mit weiteren Produkten aus der Centric Produktpalette ergänzt werden kann, um die Digitalisierung der HR-Prozesse schrittweise voranzutreiben.

Hinsichtlich der Einführung von Centric Employee File heben die Projektleiterinnen die gute Zusammenarbeit zwischen dem HR-Bereich, der internen IT und Centric hervor. Wichtig für die termingerechte Inbetriebnahme war auch die Flexibilität des Scan-Dienstleisters, der die Digitalisierung der rund 600 Personalakten übernahm. Sabine Pongratz erklärt: „Den Anbieter, mit dem Centric zur Verscannung von Papierakten kooperiert, hatten wir uns selbst schon vor dem Projekt ausgesucht – aus unserer Sicht ein glückliches Zusammentreffen.“

„Durch die Auslagerung von Klassifizierungsaufgaben zum Scan-Dienstleister konnten wir unser HR-Team von manuellen Routinen entlasten und den straffen Projektplan einhalten.“

Nach der internen Ausarbeitung der künftigen Aktenstruktur und der Definition der Inhalte und Dokumenttypen wollte das HR-Team die Papierakten entsprechend für den Scan-Auftrag vorbereiten. Der Zeitaufwand für die Sichtung und Bereinigung sämtlicher Akten erwies sich jedoch als höher als zunächst angenommen.

Um die Projekttermine zu halten, änderte die Projektleitung das Vorgehen: Statt der internen Vorsortierung hat der Dienstleister sämtliche Dokumente gescannt und vorsortiert. Das HR-Team konnte die Dokumente daraufhin leichter sichten und löschen - mit wesentlich geringerem Aufwand als beim vorherigen manuellen Durchblättern aller Papierakten. Michelle Rupp kann diesen Tipp an andere Unternehmen weitergeben: „Durch die Auslagerung von Klassifizierungsaufgaben zum Scan-Dienstleister konnten wir unser HR-Team von manuellen Routinen entlasten und den straffen Projektplan einhalten.“

Automatisierung von Routinearbeiten

Seit der Einführung der digitalen Aktenlösung haben sich die Arbeitsprozesse im HR-Bereich gravierend geändert. Derzeit arbeiten neun HR-Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Centric Employee File. Der Zugriff auf die Akten ist nun von überall aus möglich, auch beim mobilen Arbeiten aus dem Home Office. Auskünfte auf Anfragen liegen auf Knopfdruck vor und müssen nicht mehr in den Papierakten oder im Ablagestapel gesucht werden. Aus Datenschutzgründen arbeitet das HR-Team dabei mit gestaffelten Zugriffsrechten. So besitzen beispielsweise nur die Personalleiterin und die beiden Projektleiterinnen Löschrechte nach Prüfung im Vier-Augen-Prinzip.

Zeitaufwändige manuelle Routinearbeiten wie das Hantieren mit Ordnern, Sortieren, Lochen, oder Kopieren sind nun nicht mehr nötig. E-Mail-Anhänge oder im Drucker gescannte Dokumente legt das HR-Team heute direkt in der digitalen Akte ab, die damit immer vollständig und auf aktuellem Stand ist. Die manuelle Papier-Ablage, die zuvor Werksstudenten in zwei Stunden wöchentlich erledigt hatten, entfällt damit komplett.

Mehr Platz im Büro

Bei schnellem Firmenwachstum ist auch die einfache Anlage neuer Akten ein wesentlicher Vorteil: Sobald die HR-Abteilung die Verträge neuer Mitarbeiter oder Mitarbeiterinnen erhält und ihre Daten in SAP angelegt, generiert sich die Personalakte mit den erfassten Stammdaten automatisch. Auch das Platzproblem ist nun gelöst. Sabine Pongratz erklärt: „Inzwischen verwahren wir nur noch die gesetzlich vorgeschriebenen Papierdokumente in den Rumpfakten, was enorm Platz einspart.“ Die HR-Abteilung arbeitet nun in modernen Workflows und ist mit zeit- und platzsparenden Maßnahmen bestens für das weitere Wachstum des Unternehmens gerüstet.

“Mit der Digitalen Personalakte gehören für uns Papierstapel auf dem Schreibtisch und die ungeliebte und zeitraubende manuelle Ablage der Vergangenheit an.”

Sabine Pongratz HR Assistant Ziehm Imaging GmbH

Company

Gegründet im Jahr 1972, steht Ziehm Imaging heute für die Entwicklung, Herstellung und die weltweite Vermarktung exzellenter Lösungen zur intraoperativen Bildgebung. Mit mehr als 800 Mitarbeitern rund um den Globus ist das Unternehmen anerkannter Innovationsführer für mobile C-Bögen und Marktführer in Deutschland und in vielen anderen europäischen Ländern.

Das diversifizierte Produktportfolio reicht von kompakten Lösungen wie dem Ziehm Solo FD bis zu intraoperativen Systemlösungen wie dem mobilen Katheterlabor. Gemeinsam mit ihrem zweiten Tochterunternehmen Therenva setzt Ziehm Imaging Standards mit innovativen Lösungen auf kardiovaskulären, endovaskulären und neurovaskulären Gebieten, die Spezialisten das Planen und Navigieren erleichtern.

Das Unternehmen mit Sitz in Nürnberg gewann zahlreiche Auszeichnungen für innovative und patientenzentrierte Produktlösungen von „Frost & Sullivan“ wie auch den „iF-Design“-Award.

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