Digitale HR-Dokumente als Schlüssel für effiziente Personalprozesse bei AMANN

Der zentrale HR-Bereich der AMANN Group will seine Personaldokumente vollständig digitalisieren. Der Grundstein dafür wurde mit der Einführung der digitalen Personalakte von Centric gelegt. Als Beweggründe für die Abschaffung der Papierakte nennt das HR-Team die damit verbundene Flexibilisierung, Zeitersparnis und Nachhaltigkeit.

„Die digitalen Dokumente sind Dreh- und Angelpunkt moderner HR-Prozesse“, sagt Stephanie Sauer, HR-Managerin bei AMANN. „Nicht zuletzt die Corona-Pandemie und die Anforderung, nicht nur direkt im Büro mit den Dokumenten zu arbeiten, haben uns gezeigt, dass wir den Remote-Zugriff auf alle Akten ermöglichen müssen – auch beispielsweise, wenn ein Vorgesetzter sie ausleihen möchte.“

Bei der Evaluierung der Anbieter konnte Centric als Generalunternehmer punkten, der auch die Scan-Dienstleistung zur Digitalisierung der Papierakten aus einer Hand mit anbietet. Entscheidende Vorteile waren zudem die enge SAP-Integration, die intuitive Benutzeroberfläche und die zukunftsfähige Technologie der Centric Lösung. Die Cloud-basierten Centric Produkte werden bei AMANN in SAP HCM integriert.

Gut geplante Implementierung

AMANN hat auch seit mehreren Jahren bereits die Centric Compliance-Produkte für die Prüfung der Entgeltabrechnung in SAP HCM im Einsatz. Daher ist Centric im Haus als zuverlässiger Produkt- und Implementierungspartner bekannt. Die Zusammenarbeit bei der Einführung der digitalen Personalakte lief so gut wie erwartet. Silke Schweiker, Leiterin Entgeltabrechnung & Administration, hebt besonders das transparente Projektmanagement und den wöchentlichen Jour Fixe mit Centric und der internen IT-Abteilung als Erfolgsfaktoren der Implementierung hervor.

Auch die intensive Vorbereitung durch das HR-Team trug zur zügigen Umsetzung bei. So wurden beispielsweise vor der Digitalisierung sämtliche Akten gesichtet, zum Teil aussortiert oder auf den aktuellen Stand gebracht und die zukünftige Aktenstruktur frühzeitig festgelegt. Centric Employee File ging mit 500 digitalisierten Personalakten an den Start, inzwischen sind nochmals 100 Akten dazugekommen und weitere 100 sind geplant.

Effiziente Arbeitsprozesse

Der wesentliche Vorteil der Digitalisierung ist, dass alle HR-Mitarbeiter auch in verteilten Standorten nun jederzeit Zugriff auf die Personalakten haben. „Man kann die Dokumente in die jeweiligen Akten sofort ablegen und archivieren. Sie sind immer auf dem neuesten Stand“, sagt Silke Schweiker. „Auch Themen wie Datensicherheit, DSVGO-Konformität und Löschfristen sind nun optimal abgebildet.“

Die einfache Aktenausleihe an Vorgesetzte ist ebenfalls hilfreich im Geschäftsalltag. Über die Volltextsuche sind zudem bestimmte Sachverhalte oder Dokumente sofort aufzufinden und verfügbar. Papierstapel, die nur direkt im Büro bearbeitet werden können, gibt es heute nicht mehr.

Automatisierung bringt Sicherheit

Das volle Automatisierungspotenzial entfaltet sich bei AMANN durch das Zusammenspiel der integrierten Centric Tools. Ein Beispiel sind Schreiben bei Gehaltserhöhungen. Diese werden heute auf Anfrage des Vorgesetzten mit dem Document Builder erstellt. Das System stellt die korrekten Textbausteine auf dem aktuellen Briefpapier bereit und übernimmt die Stammdaten und Gehaltsgruppe aus SAP. Über den DocuSign-Workflow werden dann die nötigen Unterschriften eingeholt.

Damit gehören die Suche von Briefvorlagen und Gehaltsgruppen, die Weiterleitung per Hauspost, Kopien, Papierablage oder Notizen zur Weitergabe und Wiedervorlage der Vergangenheit an. Der Vorgang wird stattdessen termingerecht in definierten Workflows abgewickelt, das Fehlerrisiko ist erheblich minimiert und die Beteiligten wissen jederzeit, wo sich das Dokument in Bearbeitung befindet.