Digitale HR-Dokumente als Schlüssel für effiziente Personalprozesse bei AMANN

Dokumenten-intensive Prozesse

AMANN ist einer der weltweit führenden Hersteller von Nähfäden, Stickgarnen und technischen Spezialfäden. Für die internen Prozesse setzt die AMANN Group mit der Einführung von SAP S/4HANA auf eine moderne Cloud-Infrastruktur. Der HR-Bereich hat mit den Produkten von Centric für die SAP Cloud seine passende Digitalisierungslösung gefunden.

Der zentrale HR-Bereich der AMANN Group will seine Personaldokumente vollständig digitalisieren. Der Grundstein dafür wurde mit der Einführung der digitalen Personalakte von Centric gelegt. Als Beweggründe für die Abschaffung der Papierakte nennt das HR-Team die damit verbundene Flexibilisierung, Zeitersparnis und Nachhaltigkeit.

„Die digitalen Dokumente sind Dreh- und Angelpunkt moderner HR-Prozesse“, sagt Stephanie Sauer, HR-Managerin bei AMANN. „Nicht zuletzt die Corona-Pandemie und die Anforderung, nicht nur direkt im Büro mit den Dokumenten zu arbeiten, haben uns gezeigt, dass wir den Remote-Zugriff auf alle Akten ermöglichen müssen – auch beispielsweise, wenn ein Vorgesetzter sie ausleihen möchte.“

“Mit den Centric Produkten erreichen wir unser Ziel, sämtliche HR-Dokumente zu digitalisieren.”

Stephanie Sauer HR-Manager Central & Sales AMANN Group

Schrittweiser Ausbau zur Gesamtlösung

Im ersten Halbjahr 2022 wurde die digitale Aktenlösung Centric Employee File implementiert. Parallel wurden 500 Papierakten gescannt und in die Systemlösung importiert. Dank des Moduls Scan2Employee File können die Nutzer aus dem HR-Bereich heute E-Mail-Anhänge oder mit dem Multifunktionsdrucker gescannte Dokumente direkt an der richtigen Stelle in der digitalen Akte ablegen.

Ende des Jahres 2022 wurde der Centric Document Builder zur automatisierten Dokumentenerstellung ergänzt, und im Sommer 2023 kam die DocuSign-Integration für die digitale Unterschrift dazu.

Die digitale Aktenlösung von Centric hatte das HR-Team im Rahmen einer Ausschreibung mit detailliertem Anforderungskatalog ausgewählt. Für AMANN genau die richtige Entscheidung, wie die HR-Managerin Stephanie Sauer im Rückblick bestätigt. „Wir würden alles genau so wieder machen“, sagt sie.

„Die digitalen Dokumente sind Dreh- und Angelpunkt moderner HR-Prozesse.“

Bei der Evaluierung der Anbieter konnte Centric als Generalunternehmer punkten, der auch die Scan-Dienstleistung zur Digitalisierung der Papierakten aus einer Hand mit anbietet. Entscheidende Vorteile waren zudem die enge SAP-Integration, die intuitive Benutzeroberfläche und die zukunftsfähige Technologie der Centric Lösung. Die Cloud-basierten Centric Produkte werden bei AMANN in SAP HCM integriert.

Gut geplante Implementierung

AMANN hat auch seit mehreren Jahren bereits die Centric Compliance-Produkte für die Prüfung der Entgeltabrechnung in SAP HCM im Einsatz. Daher ist Centric im Haus als zuverlässiger Produkt- und Implementierungspartner bekannt. Die Zusammenarbeit bei der Einführung der digitalen Personalakte lief so gut wie erwartet. Silke Schweiker, Leiterin Entgeltabrechnung & Administration, hebt besonders das transparente Projektmanagement und den wöchentlichen Jour Fixe mit Centric und der internen IT-Abteilung als Erfolgsfaktoren der Implementierung hervor.

Auch die intensive Vorbereitung durch das HR-Team trug zur zügigen Umsetzung bei. So wurden beispielsweise vor der Digitalisierung sämtliche Akten gesichtet, zum Teil aussortiert oder auf den aktuellen Stand gebracht und die zukünftige Aktenstruktur frühzeitig festgelegt. Centric Employee File ging mit 500 digitalisierten Personalakten an den Start, inzwischen sind nochmals 100 Akten dazugekommen und weitere 100 sind geplant.

„Wir würden alles genau so wieder machen.“

Wenige Monate nach dem Rollout der Aktenlösung kam der Document Builder für die automatisierte Dokumentenerstellung dazu. Zunächst wurden einfache Dokumente wie Glückwunschschreiben aufgesetzt, um dann schrittweise komplexere Dokumente wie Gehaltserhöhungsschreiben oder Kündigungsbestätigungen mit entsprechenden Anlagen einzubinden.

Effiziente Arbeitsprozesse

Der wesentliche Vorteil der Digitalisierung ist, dass alle HR-Mitarbeiter auch in verteilten Standorten nun jederzeit Zugriff auf die Personalakten haben. „Man kann die Dokumente in die jeweiligen Akten sofort ablegen und archivieren. Sie sind immer auf dem neuesten Stand“, sagt Silke Schweiker. „Auch Themen wie Datensicherheit, DSVGO-Konformität und Löschfristen sind nun optimal abgebildet.“

Die einfache Aktenausleihe an Vorgesetzte ist ebenfalls hilfreich im Geschäftsalltag. Über die Volltextsuche sind zudem bestimmte Sachverhalte oder Dokumente sofort aufzufinden und verfügbar. Papierstapel, die nur direkt im Büro bearbeitet werden können, gibt es heute nicht mehr.

Automatisierung bringt Sicherheit

Das volle Automatisierungspotenzial entfaltet sich bei AMANN durch das Zusammenspiel der integrierten Centric Tools. Ein Beispiel sind Schreiben bei Gehaltserhöhungen. Diese werden heute auf Anfrage des Vorgesetzten mit dem Document Builder erstellt. Das System stellt die korrekten Textbausteine auf dem aktuellen Briefpapier bereit und übernimmt die Stammdaten und Gehaltsgruppe aus SAP. Über den DocuSign-Workflow werden dann die nötigen Unterschriften eingeholt.

Damit gehören die Suche von Briefvorlagen und Gehaltsgruppen, die Weiterleitung per Hauspost, Kopien, Papierablage oder Notizen zur Weitergabe und Wiedervorlage der Vergangenheit an. Der Vorgang wird stattdessen termingerecht in definierten Workflows abgewickelt, das Fehlerrisiko ist erheblich minimiert und die Beteiligten wissen jederzeit, wo sich das Dokument in Bearbeitung befindet.

“Der hohe Automatisierungsgrad minimiert das Fehlerrisiko und erhöht die Transparenz aller Arbeitsschritte rund um die Personaldokumente.”

Silke Schweiker Leiterin Entgeltabrechnung & Administration AMANN Group
Amann Group logo

Company

Seit 1854 ist AMANN einer der international führenden Hersteller von hochwertigen Nähfäden, Stickgarnen und Smart Yarns. Vom Universalnähfaden bis zum hochtechnischen Spezialgarn bietet die Unternehmensgruppe ein breites Sortiment für eine Vielzahl von Anwendungen. Für den Erfolg sorgen weltweit mehr als 2.600 AMANN Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in über 100 Ländern. Die Näh- und Stickgarne von AMANN werden ausschließlich in eigenen Produktionsstätten in Europa und Asien hergestellt. Damit sichert das Unternehmen die Grundlage für ein Höchstmaß an Flexibilität und Kundennähe.

Das Headquarter, die Amann & Söhne GmbH & Co. KG, befindet sich nahe Stuttgart in Bönnigheim, Deutschland.

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