Centric Zeugnis-Generator bei IAV

IAV ist einer der führenden Technologiepartner der Automobilindustrie und beschäftigt mehr als 7.500 Mitarbeiter weltweit. Im Rahmen einer Digitalisierungsinitiative des HR-Bereichs hat IAV auch den Zeugnis-Generator von Centric eingeführt. Ziel ist es, die Erstellung von Arbeitszeugnissen damit weitgehend automatisiert, transparent für alle Beteiligten und effizient zu gestalten.

IAV ist langjähriger Centric-Kunde. Die Tools PLK/PLX und MADAP zur Prüfung der Entgeltabrechnung und der Stammdaten sind seit Jahren erfolgreich im Einsatz. Derzeit befindet sich IAV mitten in einer HR-Digitalisierungsinitiative, in deren Rahmen unter anderem die modulare Einführung von SAP SuccessFactors und ein hybrider Parallelbetrieb mit dem derzeitigen SAP HCM als Zielbild ausgeschrieben sind. In diesem Kontext war auch die digitalisierte Erstellung von Arbeitszeugnissen ein Ansatzpunkt zur Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung in HR.

Zeugniserstellung vereinfachen

Ausgangslage für IAV war eine eigenentwickelte Zwischenlösung. Die Erstellung von Zeugnissen auf Basis einer PDF-Vorlage erforderte jedoch viele manuelle Arbeitsschritte und förderte Intransparenz: Der Bearbeitungsstatus war für Mitarbeitende nicht nachvollziehbar, sodass nur durch Nachfragen ermittelt werden konnte, in welchem Prozessschritt sich das Zeugnis gerade befand. Dies führte zu einem Rückstau an Zeugnisentwürfen, vielen Anfragen in der HR-Abteilung und damit zu administrativem Mehraufwand. Die Erstellung der Zeugnisse sollte daher mithilfe eines modernen Softwaretools digitalisiert und vereinfacht werden.

Quick Win im Digitalisierungsprozess

In der schnell einzuführenden Zeugnislösung von Centric sah IAV die Möglichkeit, einen Quick Win im Rahmen der Digitalisierung des HR-Bereichs zu erzielen. Der für diese HR-Digitalisierungsinitiative verantwortliche Projektleiter Sören Mews hatte sich mit seinem Team unterschiedliche IT-Lösungen angeschaut. Der Tool-Ansatz von Centric passte am besten zur IT-Strategie und zu den Anforderungen von IAV. Im Vergleich zu anderen Anbietern kombiniert die Lösung von Centric einen hohen Standardisierungsgrad auf der einen mit notwendiger Flexibilität für die individuelle Prozessgestaltung auf der anderen Seite.

Sören Mews hält fest:

„Der Centric Zeugnis-Generator ist eine tolle Kombination aus Standardlösung und hoher Flexibilität. Wir sind in der Lage, all unsere individuellen Anforderungen in der Software umsetzen.“

Nachhaltige Standardsoftware

Der Zeugnis-Generator überzeugte das Team von IAV zudem als kosteneffiziente und nachhaltige Software, die sowohl im HCM-Kontext als auch mit SuccessFactors laufen kann. Damit ist das Centric-Tool auch im Hinblick auf den schrittweisen Übergang der HR-Abteilung in die Cloud eine investitionssichere Lösung.

Customizing mit den Anwendern

Gemeinsam mit Centric hat IAV den Zeugnis-Generator innerhalb von zwei Monaten eingeführt. Die Implementierung der SAP-zertifizierten Cloud-Lösung in die vorhandene SAP-Umgebung ging dabei schnell vonstatten. Der Schwerpunkt des Einführungsprojekts und darauffolgender Phasen lag eher auf der Konzeption und Anpassung des Systems an die unternehmensspezifischen Anforderungen und Prozesse.

Als Learning aus dem Projekt zieht Sören Mews den Schluss, dass der Konzeptions- und Testphase in Abstimmung mit den künftigen HR-Anwendern ausreichend Zeit eingeräumt werden sollte, um optimale Prozesse mit hoher Nutzerakzeptanz zu gestalten. Vor allem gilt: Die eigenen Anforderungen müssen transparent sein, denn nur dann sind sie technisch auch umsetzbar.

Intuitive Nutzung

Durch die intuitive Nutzerführung gibt es bei der Anwendung des Tools wenig Erklärungsbedarf. HR-Anwender konnten das Tool nach kurzer Einführung durch Centric selbstständig bedienen und auch Mitarbeitende und Führungskräfte können ihre Self-Service Aufgaben im Tool eigenständig bearbeiten.

Die Zeugnisse sind heute mit wenig Aufwand erstellt: Stammdaten fließen dabei automatisch in den Zeugnis-Generator ein, Tätigkeitsbeschreibungen werden per Self-Service hinterlegt und die in der Lösung enthaltenen Standard-Textbausteine entsprechen den aktuellen rechtlichen und formalen Vorgaben.

Sören Mews erklärt:

„Ziel ist es, dass wir in Zukunft nur noch wenige Klicks bis zum unterschriftsreifen Zeugnis brauchen. Bei der Zeugniserstellung handelt es sich um einen hoch standardisierten Prozess.“

Transparente Zusammenarbeit

Mit der Einführung des Zeugnis-Generators wurde die Erstellung der Arbeitszeugnisse beschleunigt und Prozess-Transparenz geschaffen. Ebenso wichtig für IAV ist die starke Integration des Tools in die bestehende und zukünftige HR-IT-Landschaft. So vereinfacht die automatische Stammdatenübernahme aus SAP die Erstellung der Zeugnisse erheblich und verhindert zugleich manuelle Eingabefehler.

Durch Workflows mit klar definierten Abläufen und Verantwortlichkeiten unterstützt das Tool außerdem die Zusammenarbeit von HR, Mitarbeitenden und Führungskräften. Alle Beteiligten können dabei jederzeit nachvollziehen, an welcher Stelle das Zeugnis gerade in Bearbeitung ist.

“Die Zusammenarbeit mit Centric läuft sowohl hinsichtlich der Kommunikation als auch der Umsetzung unkompliziert. Wir können stets auf konstante Ansprechpartner zugehen und bekommen zügig Antworten auf unsere Fragen. Wir fühlen uns als Kunde sehr gut betreut.”

Sören Mews Project Manager HR Digitalization & Projects, IAV GmbH Ingenieurgesellschaft Auto und Verkehr

Company

IAV ist einer der führenden Technologiepartner der Automobilindustrie und beschäftigt mehr als 7.500 Mitarbeiter weltweit. Mit der fast 40-jährigen Erfahrung in Entwicklungsprozessen und Technologiefeldern gestaltet IAV die Mobilität der Zukunft und realisiert innovative Projekte für alle namhaften Automobilhersteller und Zulieferer.

Neben der Fahrzeug- und Antriebsentwicklung hat IAV bereits frühzeitig auf Themen wie z.B. E-Mobilität und autonomes Fahren gesetzt und ist heute einer der führenden Entwicklungsdienstleister auf diesen Gebieten. Im Zeitalter von Automatisierung und Virtualisierung setzt sich IAV ein neues strategisches Zielbild und strebt als Tech Solution Provider gesamthafte Technologielösungen für die Herausforderungen von morgen an.

Neben den Entwicklungszentren in Berlin, Gifhorn und Chemnitz/Stollberg verfügt IAV über weitere Standorte u. a. in München, Sindelfingen und Ingolstadt sowie in Europa, Asien als auch in Nord- und Südamerika.

Verwendete Lösung

Zeugnis-Generator

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