Centric Personalakte ermöglicht dezentrale HR-Prozesse bei Sulzer

Dokumenten-intensive Prozesse

Die Sulzer GmbH ist ein unabhängiger Full-Service-Anbieter für Unternehmens- und IT-Beratung und begleitet als Software-Partner die führenden Unternehmen aus der Mobilitätsindustrie. Darüber hinaus betreut der IT-Dienstleister Kunden in den Bereichen Versicherung, Maschinenbau und Mobilität. Bei den eigenen HR-Prozessen vertraut Sulzer auf die Expertise von Centric. Mit der digitalen Personalakte und dem Zeugnis-Generator hat das Unternehmen seine Arbeitsabläufe rund um SAP SuccessFactors vereinfacht und beschleunigt.

Für Sulzer ist die durchgängige Digitalisierung von End-to-End-Arbeitsprozessen ein selbstverständliches Ziel. Nach der erfolgreichen Einführung von SAP SuccessFactors erwies sich die Digitalisierung der Personalakten als der nächste wichtige Schritt im HR-Bereich. Die Papierakten wurden im Headquarter in München aufbewahrt und waren so für die HR-Verantwortlichen in den Niederlassungen nicht zugänglich. Benötigte Daten für Bescheinigungen mussten jeweils in der Münchner Zentrale angefragt und auch sonstige Personalprozesse umständlich zwischen den Standorten abgestimmt werden. Die Personalakten sollten daher digitalisiert werden, um dem niederlassungsübergreifenden HR-Team einen direkten Zugriff auf die Daten zu ermöglichen.

Digitalisierter Mitarbeiter-Lifecycle

Bei der Auswahl der Softwarelösung war für das Projektteam die vollständige Integration in SAP SuccessFactors eine entscheidende Voraussetzung. Für die Arbeit mit der digitalen Personalakte sollte kein weiteres Subsystem und kein Wechsel der Oberflächen nötig sein.

Nach einer Evaluierung entschied sich das Projektteam für die digitale Personalakte von Centric. Zusammen mit der digitalen Personalakte wurde auch der Centric Zeugnis-Generator eingeführt. Kristina Santl, Director Human Capital bei Sulzer, erklärt:

Die digitale Personalakte und der Zeugnis-Generator von Centric ergänzen bei uns SAP SuccessFactors mit den Modulen Recruiting, Onboarding und Employee Central. Damit decken wir den kompletten Mitarbeiter-Lifecycle im integrierten System ab.

In allen Standorten verfügbar

Die HR-Abteilung führt derzeit rund 1.000 digitale Personalakten und erstellt ca. 200 Zeugnisse im Jahr mit den Centric Tools. Das Team von Sulzer hat die Tools an die unternehmensspezifischen Anforderungen angepasst und beispielsweise eigene Textbausteine im Zeugnis-Generator hinterlegt. Mussten sich die HR-Verantwortlichen früher ihre Vorlagen aus Excel-Tabellen zusammensuchen, sind Arbeitszeugnisse heute mit wenigen Klicks erstellt. Stammdaten werden dabei automatisiert aus SAP SuccessFactors übernommen, was sowohl den Aufwand als auch das Fehlerrisiko erheblich reduziert.

Derzeit arbeiten rund 15 Nutzer des HR-Teams mit der digitalen Personalakte. Entsprechend ihrer Zugriffsrechte können die jeweiligen HR-Verantwortlichen der verschiedenen Standorte benötigte Akten direkt einsehen und so ihre darauf aufbauenden Prozesse schnell und unabhängig abwickeln. Neue Dokumente werden dann wiederum direkt eingestellt und sind auch für das Headquarter verfügbar.

Einfache Implementierung

Die HR-Abteilung hat die Produkte von Centric ein Jahr nach dem Start von SAP SuccessFactors eingeführt. Die Implementierung übernahm der Centric Partner metafinanz Informationssysteme GmbH, der bereits den Umstieg in die Cloud begleitet hatte. Das Customizing und der Rollout der Centric Cloud-Lösungen, die keinerlei lokale Installation erfordern, verliefen zügig und reibungslos. Im Januar 2020 konnte die digitale Personalakte planmäßig in Betrieb gehen. Kristina Santl hält fest:

„Die Einführung der Centric Personalakte kam genau zur rechten Zeit. Mit Beginn der Pandemie konnten wir so unsere digitalisierten HR-Prozesse sofort gemeinsam aus dem Homeoffice bearbeiten.“

Vorteilhaft für die schnelle Inbetriebnahme war auch die intuitive Bedienung der modernen SAP Fiori-Oberflächen der Centric-Produkte. Die Anwender bewegen sich durchweg in ihrer vertrauten SAP-Umgebung. Als Hilfe für die Nutzer wurden außerdem Use Cases für die digitale Personalakte und den Zeugnis-Generator in SAP Jam hinterlegt.

Effizient
und nachhaltig

Alle benötigten Mitarbeiter-Dokumente sind nun für das HR-Team jederzeit verfügbar, was effiziente und transparente Personalprozesse ermöglicht. Neben der Effizienzsteigerung hat Sulzer auch die Nachhaltigkeit des digitalen Dokumentenmanagements im Blick. Viele Unterlagen, die nicht im Original auf Papier aufbewahrt werden müssen, werden bei Sulzer nun ausschließlich digital abgelegt.

Die HR-Zentrale hat noch weitere Digitalisierungspläne. So steht beispielsweise die Einführung der elektronischen Signatur auf der Agenda, womit u. a. auch Arbeitsverträge in den digitalen Lifecycle integriert werden könnten. Aber auch ein firmenweites Self-Service-Szenario, in dem alle Mitarbeitenden Dokumente aus ihrer eigenen Personalakte einsehen und beispielsweise Änderungen per Workflow mitteilen können, ist für Sulzer künftig denkbar.

“Mit SAP SuccessFactors haben wir den Grundstein der Digitalisierung gelegt. Die Einführung der digitalen Personalakte und des Zeugnis-Generators von Centric war für uns der konsequente nächste Schritt.”

Kristina Santl Director Human Capital, Sulzer GmbH

Company

Die Sulzer GmbH ist ein unabhängiger Full-Service-Anbieter für Unternehmens- und IT-Beratung und begleitet seit 1978 als Software-Partner die führenden Unternehmen aus der Mobilitätsindustrie. Darüber hinaus betreut der IT-Dienstleister Kunden in den Bereichen Versicherung, Maschinenbau und Mobilität. In nationalen und internationalen Märkten unterstützt Sulzer seine Auftraggeber mit professionellen IT-Services und umfangreicher Business-Expertise. Das Leistungsspektrum erstreckt sich dabei von innovativen Entwicklungen, wie aktuellen Multitouch-Anwendungen oder Cloud Computing, über Services in den Bereichen Business Intelligence, Big Data, DevOps und Artificial Intelligence bis hin zu gängigen Entwicklungs- und Wartungsthemen.

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