Automatisierte Prüfung der Entgeltabrechnung bei MEWA

MEWA versorgt seit über einem Jahrhundert kleine und mittlere Betriebe und große Unternehmen mit Putztüchern, Berufskleidung, Schutzkleidung, Fuß- und Ölauffangmatten. Der angebotene Service-Kreislauf umfasst das Bereitstellen, Holen, Waschen, Warten und Wiederanliefern der Textilien.

Mit dem Sharing-Prinzip auf Erfolgskurs

Das nachhaltige Mehrwegprinzip ist heute aktueller denn je; MEWA hat inzwischen europaweit über 190.000 Vertragskunden und will weiter wachsen. Digitalisierung und Automatisierung von Arbeitsprozessen gehören für das dynamische Unternehmen selbstverständlich dazu. Im HR-Bereich setzt der Textildienstleister dabei auf die Centric Tools zur Qualitätssicherung der Entgeltabrechnung mit SAP HCM.

Im Jahr 2018 hat der HR-Bereich dafür mehrere Centric Tools eingeführt. Die Tools PLK und PLX fungieren als internes Kontrollsystem für SAP HCM, flankiert von MADAP PA und OM für das Stammdatenmanagement und VBT2 als Auswertungs- und Reportingtool. Der Einsatzschwerpunkt liegt auf den Tools PLK und PLX, mit denen der Bereich HR monatlich rund 4.500 Abrechnungen für alle 14 Standorte prüft.

Schnelle Projektergebnisse

Die Centric Tools wurden zur Automatisierung der Prüfprozesse eingeführt. Die vorherige manuelle Überprüfung war zu aufwändig geworden und auch hinsichtlich der wachsenden Compliance-Anforderungen nicht mehr zeitgemäß. Bei der Software-Auswahl überzeugten die Centric-Tools durch den hohen Automatisierungsgrad, der dank digitalisierter Prozesse und der über 800 bereits mitgelieferten Prüfregeln sehr schnell erreicht werden kann, wie Audrey Haug von MEWA bestätigt: „Wir waren überrascht, wie schnell wir mit den Centric Tools loslegen und Erfolge durch die Automatisierung erzielen konnten.“

Zur schnellen Implementierung und dem hohen Sicherheitsstandard der Software trägt dabei auch die enge Integration in SAP bei. So wird beispielsweise das SAP- Berechtigungskonzept bei MEWA für die Centric Tools genutzt.

Vorteile durch enge SAP-Integration

Die in SAP definierten Zugriffsrechte gelten 1:1 auch für alle Centric Arbeitsprozesse. Lediglich die Berechtigungen für die Nutzung des Centric Tools müssen den User-Profilen zugeordnet werden.

PLK und PLX unterstützen bei MEWA ein durchweg digitalisiertes, dezentrales Prüfszenario. In der HR-Zentrale wird monatlich vor Erstellung der Entgeltabrechnung der Prüfreport mit PLK gestartet. Mit PLX bearbeiten dann die Standorte, für deren Mitarbeiter das System Auffälligkeiten in den Abrechnungen anzeigt, die generierten Hinweise. Durch die Nutzung des SAP-Berechtigungskonzepts von MEWA wird sichergestellt, dass die Standorte ausschließlich Daten ihrer eigenen Zuständigkeit sehen, bearbeiten und korrigieren können.

Bei der Implementierung hat das Projektteam zunächst alle in PLK enthaltenen Prüfregeln übernommen und diese nach dem Systemstart mit den HR-Mitarbeitenden in den Standorten sukzessive genauer spezifiziert. So wurden nicht relevante Regeln ausgeblendet und erforderliche Lohnarten-Details abgebildet. Durch einfaches Customizing wurde schrittweise ein für MEWA maßgeschneidertes Kontrollsystem aufgebaut.

Die Vorstellung des Centric Tools bei den Standorten haben die HR-Experten der MEWA-Zentrale selbst durchgeführt. Sebastian Bräuer von MEWA hebt hervor, dass alle Centric-Tools im SAP-Look & Feel gestaltet sind:„Die SAP-nahe Oberfläche der Centric Tools ist für unsere HR-Kollegen und -Kolleginnen eine vertraute Arbeitsumgebung.“

Mit wenig Einweisungsaufwand konnten die Anwender zügig die Hinweise in der Arbeitsliste bearbeiten. Dabei ist eine der Stärken des Centric Tools der direkte Absprung in die jeweiligen SAP-Infotypen zur Prüfung und weiteren Bearbeitung.

Effizienz und Transparenz gesteigert

Die Zeitersparnis durch die automatisierten Prüfprozesse ist erheblich. War der Aufwand für die Plausibilitätsprüfung für die Prüfverantwortlichen früher enorm hoch und nur mit manuellen Listen möglich, so sind heute die von PLK generierten Hinweise innerhalb einer Stunde gesichtet und auf Knopfdruck zur weiteren Bearbeitung verteilt. Im übersichtlichen Cockpit haben die HR-Verantwortlichen der MEWA jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstatus und können schon vor dem ersten Gehaltslauf mögliche Fehlerquellen minimieren.

Der Einsatz sinnvoller Innovationen und weitgehend automatisierter Systemunterstützung garantiert so dauerhaft eine korrekte und vollständige Entgeltabrechnung für die MEWA Mitarbeiter. Auch die im Prüfsystem hinterlegten aktuellen Regeln leisten dazu einen wesentlichen Beitrag.

Zuverlässiger Beratungs- und Realisierungspartner

Ihre moderne Prozess- und Systemlandschaft hat MEWA durch den technischen Wechsel auf ein SAP HR-System mit Systemstand EhP8 neu aufgesetzt. Auch hierbei vertraut MEWA seit Jahren auf Centric als zuverlässigen Beratungs- und Realisierungspartner. Im Rahmen dieser umfangreichen technischen Systemumstellung kam das Centric Migrationstool DMK (Data Migration Kit) zum Einsatz. Damit konnte sehr effizient und einfach die komplette Datenübernahme der Mitarbeiterstamm- und Gehaltsdaten durchgeführt werden. Centric hat MEWA außerdem bei der Einrichtung eines SuccessFactors-Moduls unterstützt.