Mit dem Tool Secure Send und dem Lohnabrechnungsportal SECUREDD verteilen Sie digitale Entgeltabrechnungen aus Ihrem Abrechnungssystem sicher an alle Mitarbeiter bzw. Endkunden. Von der Erstellung der Abrechnungen bis zum Download durch den Empfänger verläuft der Prozess komplett digitalisiert ohne Medienbrüche. Die sichere verschlüsselte Lösung ist kostengünstig, benutzerfreundlich und schnell implementiert.
Digitaler End-to-End-Prozess – so funktioniert die Verteilung
Die Gehaltsabrechnungen werden automatisch in Ihrer Gehaltsabrechnungs-Software generiert.
- Secure Send ist ein eigenständiges Tool, das auf dem Desktop des Benutzers installiert wird.
- Mit dem Tool werden Gehaltsabrechnungen (PDF-Datei) aus Ihrer Lohnbuchhaltungs-Software exportiert.
- Diese werden sicher in einem lokalen Versandordner abgelegt.
Sie wählen die Gehaltsabrechnungen in Secure Send, die Sie versenden möchten. Diese werden an das SECUREDD Portal geschickt.
- Unsere Software identifiziert personenbezogene Daten in der Gehaltsabrechnung, extrahiert diese und stellt sie auf einer Übersichtsseite dar.
- Die Gehaltsabrechnung wird dem Mitarbeiter anhand einer Kennung eindeutig zugeordnet.
- Secured Send Desktop benutzt Port 443, damit eine sichere Verbindung zum Endpunktserver TSL 1.2 oder höher hergestellt werden kann.
Gehaltsabrechnungen werden im SECUREDD Portal gespeichert.
- Wir liefern das Portal in Ihrem eigenen Firmen-Layout oder dem Ihres Kunden.
- Wir bieten Wiederverkäufern die Möglichkeit, unsere Lösung als White-Label-Lösung selber zu vermarkten.
Der Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigungs-E-Mail zur Registrierung.
- Beim ersten Login kann der Arbeitgeber angeben, welches Registrierungsverfahren angewendet werden soll.
Mitarbeiter können von ihrem Desktop oder Handy aus z.B. mit Personalnummer und Passwort auf die Gehaltsabrechnung im SECRUREDD Portal zugreifen.
- Der Zugriff auf die Dateien kann beispielsweise durch eine 2-Faktor-Authentifizierung gesichert werden.
Exemplarische Funktionen und Vorteile
- Kurze Implementierungszeit und geringe Auswirkungen auf Ihre vorhandene IT-Infrastruktur
- Zugriff auf das Online Abrechnungs-Portal oder ePayslips über sichere E-Mail-Optionen
- Sichere verschlüsselte Lösung
- Kostengünstig und benutzerfreundlich
- Sofortiger Zugriff auf alle Informationen rund um die Lohnsteuer
- Für Empfänger ist kein Software-Download erforderlich
- Verfolgung der Lieferung und des Empfangs
- Vollständige Firmen-Layout-Anpassung möglich
- 100% DSGVO konform
Schrittweise Implementierung
- Der Kunde erhält nach Unterzeichnung der Vereinbarung ein Registrierungsformular. Hier können Sie Informationen eingeben wie Firmenname, Kontaktdaten der Administratoren und des Datenschutzbeauftragten, welche Dokumente Sie speichern bzw. teilen möchten, z.B. Gehaltsabrechnungen, Jahresabschlüsse, Mitarbeiterverträge, usw.
- Wir scannen eine von Ihrer Software generierte Gehaltsabrechnung im PDF-Format ein und trainieren damit die Secure Send Software zur automatischen Erkennung.
- Wir erhalten das Logo und das Firmen-Layout Ihres Kunden und passen unsere Software entsprechend an.
- Wenn Sie sich für eine White-Label-Lösung entschieden haben, können Sie uns Ihr eigenes Firmen-Layout zuschicken. White-Label-Portale (Portale ohne Verweis auf SECUREDD / SSLPostEurope) werden den Kunden-Richtlinien angepasst.
