SAP Software wie SAP HCM und SAP SuccessFactors HCM bietet die Grundlage für die Digitalisierung von HR für eine effiziente Personaladministration – doch um zum Spitzenreiter aufzusteigen, bedarf es mehr. Mit den richtigen Add-ons aus einer Hand lassen sich Abrechnungs- und Prüfprozesse sowie die Arbeit mit HR-Dokumenten massiv vereinfachen.
Hand aufs Herz: Die Suche nach Personalunterlagen, die Erzeugung von HR-Dokumenten oder die Erstellung und Prüfung der Entgeltabrechnung sind Tätigkeiten, die im SAP-Standard mitunter sehr zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Dabei leiden viele HR-Abteilungen unter Dauerstress. Der Sage-Studie „HR im Wandel“ zufolge geben 91 Prozent der Personaler in mittelständischen Unternehmen an, ständig gestresst zu sein, 97 Prozent halten die Arbeitsbelastung im Personalwesen für zu groß.
Daher ist es oft sinnvoll, SAP-Standardlösungen durch spezialisierte Add-ons gezielt zu erweitern – zum Beispiel, um die aufwendigen Prozesse zur Erstellung und Prüfung der Entgeltabrechnung zu vereinfachen und effizient zu gestalten.
Stichproben verursachen hohen Aufwand
Wie das geht, zeigt der Kettenantriebssystemhersteller iwis. Dort wurden früher die 3.300 monatlichen Abrechnungen innerhalb von zwei Tagen manuell in Stichproben mit Vieraugenprinzip kontrolliert. Heute benötigt man für die Prüfung mithilfe des SAP-Add-ons Centric PLK & PLX einen Bruchteil der Zeit. Ein anderes Tool, Centric MADAP, sichert die Qualität der SAP-Personalstammdaten, die die Grundlage für die Abrechnungen bilden. Täglich im Einsatz ist auch das Batch-Input-Tool BTC von Centric. Mit diesem Add-on spielt das Payroll-Team Änderungsbeiträge aus den Haustarifverträgen der verschiedenen Standorte, Reisekosten oder sonstige Anpassungsdaten für die Entgeltabrechnung in das SAP-HCM-System ein. All diese Ergänzungen zum SAP-Standard sparen bei der täglichen HR-Arbeit enorm viel Zeit.
Auch die HR-Abteilung des Garnherstellers Amann setzt seit einiger Zeit auf die Centric Tools für die Entgeltabrechnung. Nun veredelt Amann Schritt für Schritt das SAP-System mit weiteren Lösungen: Die digitale Personalakte Centric Employee File und Centric Document Builder, ein Tool zur Dokumentenerstellung, beschleunigen die Prozesse im Personalwesen – etwa bei Gehaltserhöhungen. Die Suche von Briefvorlagen und Gehaltsgruppen, die Weiterleitung per Hauspost, Kopien, Papierablage oder Notizen zur Weitergabe und Wiedervorlage gehören bei dieser Aufgabe der Vergangenheit an. Centric Document Builder stellt die korrekten Textbausteine auf dem aktuellen Briefpapier bereit und übernimmt die Stammdaten sowie die Gehaltsgruppe aus SAP. Mit einer digitalen Signatur werden dann die nötigen Unterschriften eingeholt. Der hohe Automatisierungsgrad minimiert das Fehlerrisiko und den Zeitaufwand.
Lösungen aus einer Hand bieten viele Vorteile
Beim Veredeln des SAP-Systems möglichst viele Lösungen aus einer Hand zu erhalten, bietet viele Vorteile. Add-ons verschiedener Anbieter arbeiten mitunter nicht reibungslos zusammen. Bei auftretenden Problemen kann es schwierig sein, die Verantwortlichkeit zwischen den Anbietern zu klären. Mit vielen Centric Add-ons ist es dagegen möglich, auch Tool-übergreifend Prozesse zu optimieren. Beispiel Leasing: Beantragt ein Mitarbeiter ein Auto- oder ein Fahrradleasing, können die Zustimmung des Arbeitgebers und die Details des Leasings in der digitalen Personalakte Centric Employee File gespeichert werden. Das Prüftool PLX von Centric wird dann genutzt, um die Entgeltumwandlung und die Einhaltung von Compliance-Anforderungen zu prüfen. Beispiel Gehaltserhöhung: Wird eine Anhebung der Bezüge vereinbart, kann die entsprechende Vereinbarung in der digitalen Personalakte gespeichert werden. PLX wird dann verwendet, um die korrekte Erfassung der neuen Gehaltsdaten im SAP-System zu prüfen.
Fischer erwartet einen Quantensprung
Auch die Unternehmensgruppe Fischer setzt bei der Erweiterung des SAP-Standardsystems auf Centric als Anbieter und vermeidet so einen Flickenteppich. Fischer startete mit der Einführung von Centric Employee File. Centric Document Builder und der Zeugnis-Generator Centric Reference Letter werden in den zukünftigen Projektschritten ebenso eingeführt werden wie die Add-ons für die Entgeltabrechnung. „Der kombinierte Einsatz der Centric Tools wird ein Quantensprung in der Digitalisierung für uns“, sagt Edo Harms, Abteilungsleiter Entgeltabrechnung der fischerwerke GmbH & Co. KG.
Weit mehr als die Summe der Einzelteile ergeben die Komponenten von Centric, wenn sie auf einem modernen HR-System laufen. Daher spezialisiert sich Centric mit einem Consulting-Team auch auf die Implementierung von SAP SuccessFactors als zentrale Plattform für HR-Prozesse des Unternehmens. In Kombination mit den Dokumentenlösungen von Centric lässt sich das Personalwesen auf Basis von SAP SuccessFactors noch weiter automatisieren, sodass die HR-Abteilung weiter entlastet wird.
Automatisierung mit Centric und SAP SuccessFactors
Ein Beispiel: Marketing-Mitarbeiterin Jana Eichhorst und ihre Vorgesetzte Sarah König sprechen über eine Anpassung von Janas Arbeitszeit. Jana kann wie gewünscht die Stundenzahl reduzieren. Anstatt sich nun durch einen Papier-Dschungel zu kämpfen, startet Sarah einen automatisierten Prozess. Mit ein paar Mausklicks initiiert sie über SAP SuccessFactors einen digitalen Antrag zur Änderung der Arbeitszeit. Er wird an die Personalerin Tessa Walker weitergeleitet, die für die Genehmigung zuständig ist.
Durch die Integration von SAP SuccessFactors und Centric Document Builder wird automatisch ein Anpassungsschreiben erstellt, das alle relevanten Informationen zur neuen Arbeitszeit von Jana enthält. Dieses Dokument wird digital zur Unterschrift vorbereitet und ohne Verzögerung von den Beteiligten signiert. Innerhalb weniger Minuten ist der gesamte Vorgang abgeschlossen, und sowohl Jana als auch Sarah erhalten eine Bestätigung per E-Mail. Das Schreiben selbst wird automatisch im Centric Employee File abgelegt.
Wie groß das Entlastungspotenzial für HR ist, wenn Centric Add-Ons den SAP-Standard veredeln, zeigt ein letztes Beispiel: Seit Herbst 2022 arbeiten die insgesamt rund 30 HR-Beschäftigten aus der Personalabteilung bei ebm-papst in Mulfingen täglich aktiv mit der Anwendung Centric Employee File. Direkt aus dem HR-System springen sie in die Personaldokumente ab. Die neue Arbeitsweise sorgt bei den Personalern für massive Entlastung: „Unser Ziel war es, Personalprozesse zu digitalisieren und zu verschlanken“, sagt Andreas Hosch, Director Payroll & Administration Air Technology Europe bei ebm-papst Mulfingen. „Dies ist uns mit der neuen Lösung vollständig gelungen. Wir realisieren nun bei vielen täglichen Arbeitsabläufen signifikante Zeiteinsparnisse von 80 bis 90 Prozent.“
Dieser Artikel erschien in dem Fachmagazin Lohn & Gehalt in der Ausgabe 02/2024.