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Digitale Verarbeitung von Bestellungen

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Zeit schaffen für andere Einkaufstätigkeiten

Pieter Bergman, Einkaufsleiter bei Nedmag, erzählt: “Wir verarbeiten täglich ungefähr 1.100 Bestellungen mit 3 FTE (Full-Time equivalent). Bei gut 500 davon handelt es sich um operative Bestellungen für Verbrauchsartikel, wie Arbeitskleidung oder IT-Materialien von einigen ausgewählten Partnern. Im Hinblick auf die Erweiterung der Tätigkeiten im Bereich Einkauf und einer Verbesserung der Verarbeitungsqualität, haben wir uns zur Digitalisierung des Bestellprozesses entschieden. Auswertungen haben gezeigt, dass wir in der bisherigen Situation im Durchschnitt 50 Minuten pro Auftrag, für die Durchführung von administrativen und sich wiederholenden Tätigkeiten benötigen. Diese Zeit wollten wir gerne für andere Tätigkeiten im Bereich Einkauf verwenden, so dass wir hier einen Mehrwert bieten und gleichzeitig die zunehmende Arbeitsbelastung mit derselben Anzahl an FTE bewältigen können. Nedmag wird in den nächsten Jahren signifikante Investitionen tätigen, welche mit einer großen Anzahl an Projektinvestitionen gekoppelt sind. Als Vorbereitung auf unsere zukünftige Aufgabe wurden bereits jetzt so viele Standardtätigkeiten wie möglich, weitestgehend automatisiert!”

Eine Effizienzsteigerung um 90 Prozent

“ISP-Purchase ist seit dem 1. Januar produktiv. Wir verarbeiten jetzt 300 Aufträge für zwei Lieferanten digital, dass bedeutet eine Ersparnis von 45 Minuten und entspricht 90% Effizienzsteigerung!

“Für unsere Abteilung mit 3 FTE bedeutet dies eine Arbeitsersparnis von 3 Monaten im Jahr! Wir haben jetzt nur noch den einmaligen Aufwand bei der Auswahl des Lieferanten, danach läuft alles automatisch. Der Lieferant richtet speziell für uns einen Webshop mit unserem Sortiment und unseren Preisen ein. Über das Einkaufsportal von ISProjects gelangen die Kunden automatisch zu diesem Portal, um dort ihre Artikel auszuwählen. Die Erwartungen haben sich für uns als Einkaufsabteilung erfüllt. Wir führen jetzt viel weniger operative Routinetätigkeiten durch. Den größten Vorteil sehen wir jedoch darin, dass wir jetzt Zeit haben uns auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten im Bereich Einkauf zu konzentrieren, anstatt routinemäßig Lieferantenaufträge einzugeben. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Digitalisierung der Einkaufsaufträge auch für die Kunden einen erheblichen Zeitgewinn darstellt. Sie benötigen nur noch einen Klick, anstatt ein Hauptbuchkonto oder etwas Ähnliches auswählen. Kurz gesagt sind wir als Nedmag sehr zufrieden mit dem Ergebnis!”, sagt Bergman abschließend.

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