Die digitale Personalakte für SAP HCM und SuccessFactors

Das zeitaufwändige Suchen und Sortieren haben ein Ende: Die digitale Personalakte bringt alle Dokumente und Daten zu jedem Mitarbeiter in einer Ansicht zusammen. Alle Workflows und Genehmigungsprozesse rund um Arbeitsverträge, Zeugnisse, Personalstammdaten und sonstigen Informationen zu einem Mitarbeiter können direkt aus der digitalen Personalakte heraus gesteuert werden. Damit sparen Ihre Sachbearbeiter erheblichen Zeitaufwand für Suchen und Zusammenführen von Informationen ein und können sich auf ihre fachlichen Aufgaben konzentrieren.

Sicherer und komfortabler Zugriff auf alle Personalinformationen

Die digitale Personalakte von Centric ist eng in SAP HCM und SuccessFactors integriert und nutzt die SAP-Sicherheitsstrukturen für den Schutz der sensiblen Personaldaten. Mit höchsten Anforderungen an Datenschutz und IT-Security können die Sachbearbeiter von jedem Endgerät aus auf ihre Arbeitsumgebung zugreifen. Die E-Akte kann zur Aktenansicht oder Aktenausleihe außerdem einfach mit ESS-/MSS-Szenarien verknüpft werden.

Die digitale Personalakte von Centric – die wichtigsten Funktionen:

  • Strukturierte Ablage aller Dokumenten und E-Mails zu jedem Mitarbeiter
  • Anpassbare Aktenstruktur und Dokumentarten
  • FIORI Oberflächen für ein einheitliches Look und Feel
  • Dokumentenvorschau mit Blätterfunktion
  • Volltextsuche im Dokument und über den gesamten Dokumentenbestand
  • Wiedervorlagen, Erinnerungs- und Notizfunktion für Akten und Dokumente
  • Regelbasiertes Löschen von Dokumenttypen
  • SAP® SuccessFactors® und SAP® HCM Integration
  • ESS und MSS Unterstützung
  • Reporting zu Aktenöffnungen, Dokumente hochladen, lesen und löschen
  • Scan Integration
  • Speicherung der Dokumente direkt in der Cloud oder On Premise

Ihre Vorteile

  • Bündelung der Dokumente an SAP® SuccessFactors® und SAP® HCM Stammdaten
  • Schnelle Suche von Dokumenten und Dokumentinhalten
  • Prüfung auf Vollständigkeit und Konsistenz von Akten
  • Gespeicherte Zugriffsrechte dank des SAP® SuccessFactors® und SAP® HCM Rollenkonzepts
  • Automatische Hintergrundprozesse zur Sicherung von Aufbewahrungsfristen und Löschung von Dokumenten
  • Ortsunabhängiger und anwenderspezifischer Zugriff
  • Einhaltung der DSGVO gewährleistet
  • SAP zertifizierte Lösung

Die digitale Personalakte von Centric – mehr zu einzelnen Funktionen:

Hohe Sicherheit

Die digitale Personalakte erfüllt die hohen Sicherheitsanforderungen im Personalbereich. Auf Basis des SAP-Berechtigungskozepts von SuccessFactors können beispielsweise die Zugriffsrechte bis auf die Ebene einzelner Dokumente gesteuert werden.

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Dokumentation und Reports für die DSGVO

Alle Prozesse im Rahmen der digitalen Personalakte werden lückenlos vom System dokumentiert. So gibt es beispielsweise eine vollständige Historie der zuletzt geöffneten Akten sowie eine Gesamtübersicht über alle Akten-Prozesse. Für die DSGVO kann jederzeit ein Report über gespeicherte personenbezogene Daten generiert werden.

Einbindung und Erstellung von beliebigen Dokumenten

Jegliche Dokumente, wie beispielsweise Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Bewerbungen oder Entgeltnachweise können über Scan, E-Mail oder direkt aus SAP übernommen werden. Selbstverständlich wird zur Ablage der Dokumente auch Drag & Drop unterstützt.

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Mobiler Zugriff

Ein standortunabhängiger Zugriff ist möglich. Die Personalakte unterstützt mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets.

Die digitale Personalakte für SAP HCM und SuccessFactors ist im SAP App Center verfügbar.

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Marcus Kirchner, Senior Product Owner

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