Bij begrafenissen en crematies komt heel wat administratie kijken. Niet alleen voor de familie, maar ook voor een stad of gemeente. Stad Nieuwpoort hanteert sinds kort de SaaS-applicatie Centric Begraven. Een intuïtieve applicatie waarmee ze de volledige administratie, planning, briefwisseling en facturatie ondersteunen. Hoewel ondertussen de helft van de Nederlandse gemeenten met de Centric-applicatie werkt, is Nieuwpoort hiermee pionier in België. Quirine Blondé, diensthoofd burgerzaken Nieuwpoort, licht het project toe.
Nieuwpoort telt drie begraafplaatsen, samen goed voor 5000 graven. De dienst burgerzaken verwerkt alle overlijdens. Ze stuurt de technische dienst die de begravingen uitvoert en beheert de correcte opvolging van de concessies en procedures. Denk maar aan het reserveren van een timeslot voor een begraving, het opvolgen van concessies die verlopen of het aanplakken bij verwaarlozing. Heel wat van hun taken kunnen perfect geautomatiseerd of ondersteund worden en daarvoor vond Quirine een oplossing in de applicatie Begraven.
“We streven naar een zo goed mogelijke dienstverlening. De digitalisering van onze begraafplaatsen mag daarin niet ontbreken.”
Quirine BlondéDiensthoofd Burgerzaken, Stad Nieuwpoort
Totale opvolging van de begraafplaatsen
Intern zorgt de applicatie voor één werkplatform voor de technische dienst én de dienst burgerzaken, getuigt Quirine Blondé. Extern breiden we er de dienstverlening mee uit. De burgers kunnen gebruik maken van de grafzoeker en de uitvaartcentra kunnen zelf een begrafenis plannen via de webagenda. Je kunt de functies zowel via de smartphone of tablet gebruiken in de applicatie. Wanneer je op kantoor bent gebruik je eenvoudig de website. Dat maakt Centric Begraven een moderne toepassing die een totale opvolging van de begraafplaatsen mogelijk maakt.
Toegang tot de meest up-to-date info
Geen Excel en eindeloze mappen met foto’s meer. Geen mails meer naar de technische dienst voor de planning. Alles staat in het gebruiksvriendelijke programma en iedereen heeft toegang tot de meest up-to-date info. De interne procedures worden makkelijk en geautomatiseerd opgevolgd, ook dat maakt een groot verschil.
Binnen Stad Nieuwpoort streven we naar een zo goed mogelijke dienstverlening. De digitalisering van onze begraafplaatsen mag daarin niet ontbreken. Dat het programma bovendien flexibel is naar de noden van het stadsbestuur, speelde zeker een rol in onze beslissing.
Burgers hoeven geen papieren administratie meer te doen
In een volgende fase gaan we grafconcessies verlengen digitaal mogelijk maken. Burgers hoeven dan geen papieren administratie meer te doen. En in samenspraak met de culturele dienst gaan we gegevens over funerair erfgoed beschikbaar stellen. Zo is het mogelijk om een uitgestippelde wandeling doorheen de begraafplaatsen te verrijken met de visuele toepassingen van de app.
De overgang verliep soepel
Nieuwpoort nam een vlotte start in open overleg en met duidelijke info van Centric. Ondanks de uitdaging om op korte termijn de historisch opgebouwde Excel-lijsten en papieren fiches te vervangen, werd de strakke timing goed gevolgd. De overgang verliep soepel.
