Deventrade is een internationale groothandel in sportartikelen en vertegenwoordigt merken als Hummel, Stanno en Reece. Om haar complexe magazijnprocessen te stroomlijnen, gebruikt Deventrade het warehousemanagementsysteem Locus WMS van Centric. Ronald Littink, Controller en Manager Warehouse & Finance bij Deventrade, blikt terug op de implementatie van Locus WMS.
Pal naast de A1 in Deventer ligt het hoofdkantoor van Deventrade. Het kantoor van 3.000 m2 en het magazijn en de expeditie van samen nog eens 13.500 m2 springen direct in het oog. Andere vestigingen heeft het bedrijf in bijvoorbeeld Duitsland, Engeland, België en Oostenrijk. Tel daar de website Sportdirect.com en Nederlands meest succesvolle sponsorconcept Sponsor zoekt vereniging! bij op en het is duidelijk: Deventrade is een sportgroothandel van formaat. In de dagelijkse praktijk van het bedrijf neemt IT een sleutelplek in, vertelt Ronald Littink, Controller en Manager Warehouse & Finance: “Wij willen een innovatieve organisatie zijn en onze concurrenten altijd een stapje voor blijven. IT speelt daarin een hoofdrol, bijvoorbeeld in Sponsor zoekt Vereniging! Maar minstens zo belangrijk is IT voor onze dagelijkse werkzaamheden. In ons magazijn, bijvoorbeeld, kunnen we niet meer zonder ons warehousemanagementsysteem.”
“We zagen dat Locus WMS goed aansloot bij onze wensen en hadden in onze gesprekken met Centric al snel een goede klik.”
Ronald LittinkController en Manager Warehouse & Finance bij Deventrade
Van ERP naar WMS
Toch deed Deventrade het tot een aantal jaar geleden nog zonder een WMS. Ronald: “We gebruikten ons ERP-systeem, maar dat had geen echte warehousemanagementfuncties. We konden bijvoorbeeld geen duidelijk onderscheid maken tussen pick- en bulkvoorraad en moesten orders nog picken op papier. Sterker nog, we moesten jaarlijks tussen kerst en oud en nieuw onze voorraad zelf tellen.” Dat moest beter kunnen, besefte Deventrade. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een gespecialiseerd warehousemanagementsysteem. Daarbij waren er een paar belangrijke eisen. Ronald: “In de eerste plaats moest de betrouwbaarheid van de voorraad omhoog. Verder waren we expliciet niet op zoek naar maatwerk. Daarmee hadden we bij ons ERP-pakket te veel slechte ervaringen hadden opgedaan. Nu wilden we juist zoveel mogelijk een standaardoplossing en deze alleen waar nodig aan specifieke processen aanpassen.”
De keus viel op Locus WMS, Centrics standaardoplossing voor middelgrote en grote ondernemingen met complexe warehouses. “We zagen dat Locus WMS goed aansloot bij onze wensen en hadden in onze gesprekken met Centric al snel een goede klik,” licht Ronald de keuze toe. Toch is een goede klik niet het enige dat telt, wist Deventrade. “Voor we een beslissing namen, wilden we eerst weten hoe een mogelijk nieuw WMS in de praktijk zou werken. Ook waren we benieuwd naar de ervaringen van andere organisaties. Daarom brachten we samen met Centric een referentiebezoek aan een bestaande klant. Dat bezek was heel overtuigend. Het gaf ons de zekerheid dat we met Locus WMS kozen voor kwaliteit en het projectteam was dan ook unaniem.”
Korte communicatielijnen
Na de keuze werden de formaliteiten afgehandeld en kon de voorbereiding op de implementatie beginnen. Ronald: “We zijn gestart met een inventarisatie van onze processen en welke hiervan wel en niet binnen de Locus WMS-standaard pasten. Daaruit kwam een duidelijk voorstel voor de op te leveren omgeving.” Daarna is deze omgeving stapsgewijs opgeleverd. Een team van Centric werkte tijdens het hele project bij Deventrade op locatie. “Daardoor hadden we steeds korte communicatielijnen. In sprints werd telkens nieuwe functionaliteit opgeleverd, waarna wij werden getraind in het gebruik ervan. Die methode was pittig, maar zorgde ervoor dat wij al bij oplevering precies wisten hoe alles werkt.” Dat bleek ook in het daadwerkelijke opleverweekend waardevol, want de livegang verliep boven verwachting goed. Ronald: “We hadden er een hele zaterdag en zondag voor gepland. Maar op het eind van de zondagochtend waren we al zo ver dat we maar stopten – er bleven anders namelijk helemaal geen orders meer over om op maandag op te pakken.”
Efficiëntie
Nu Deventrade voor het eerst werkt met een echt warehousemanagementsysteem, rest de vraag: heeft het het gewenste resultaat? Ronald: “Ons doel om de betrouwbaarheid te verhogen, is zeker gehaald. We leggen alles wat er in ons warehouse gebeurt nu veel nauwkeuriger vast. Natuurlijk gaat daar in het begin ook iets meer tijd in zitten, maar dat neemt af zodra de medewerkers gewend zijn aan de nieuwe manier van werken. Zij reageren bovendien positief, onder andere vanwege de grotere afwisseling in hun werk en het werken met voice-picking. Kijk je puur naar de cijfers, dan zien we ook dat we simpelweg meer kunnen afhandelen op een dag. Het orderpicken, bijvoorbeeld, is enorm versneld. En hoe langer wij met Locus WMS werken, hoe hoger die efficiëntie zal worden.”
