Centric connect.engage.succeed

"In een paar maanden over op Office 365"

Heijmans behoort tot de vijf grootste bouwbedrijven van Nederland en bouwt, met innovaties als de Smart Highway en de Heijmans ONE, aan de contouren van morgen. In 2014 maakte Heijmans in amper drie maanden de overstap naar een hybride cloudomgeving met Office 365. Rob Fila en Mike van Rooijen waren namens Heijmans intensief betrokken bij het project en blikken terug op een succesvolle migratie.
     

Rob, Landscape Architect: “De kenmerken van de cloud helpen ons bij het inrichten van onze gewenste dienstverlening. Standaardisatie, snelle ontwikkeling, schaalbaarheid en flexibiliteit zijn voor ons redenen om naar de cloud te gaan.” Mike, afdelingsleider Services, vult aan: “Een ander voordeel is de hogere beschikbaarheid. Bij onderhoud aan basale systemen was voorheen bijvoorbeeld e-mail, de levensader van ons primaire proces, niet of nauwelijks beschikbaar. De behoefte om deze functionaliteit ook op flexibelere werktijden beschikbaar te stellen is hoog.”

Mike van Rooijen, afdelingsleider Services en Rob Fila, Landscape Architect bij HeijmansVoorlopig hybride

Om op die vraag in te spelen, besloot Heijmans de mogelijkheden van de cloud te verkennen. Rob: "Daarvoor hebben wij naar de volledige webbased Office-pakketten van Google en Microsoft gekeken. De conclusie was echter dat, ondanks dat webbased ons erg aanspreekt, deze omgevingen nog niet volwassen genoeg zijn om volledig op onze behoefte aan te sluiten.” Mike: “Dus kozen we voor een hybride model van Office 365 met een lokaal geïnstalleerde versie van Office 2013. Als wij al onze applicaties met Office-integraties en templates proactief hadden moeten ombouwen, hadden wij daar enorm veel tijd mee verloren. Een advies aan andere bedrijven is dan ook om dat probleem niet direct aan te pakken. Laat je organisatie wennen aan het concept van een webbased Office-omgeving.”

Ambitieuze planning

Om de hybride Office-omgeving te bouwen en de e-mail te migreren naar Office 365, legde Heijmans begin 2014 contact met Microsoft en Centric. Mike: “Wij werkten al een aantal jaren succesvol samen, dus Centric was voor ons een logische partner. In het tweede kwartaal van 2014 draaiden de workshops met Centric en Microsoft op volle toeren en eind mei tekenden we een nieuw contract met Microsoft. Dit was ook de start van het daadwerkelijke migratieproject. In goed overleg kozen we voor een partnership met Centric en Microsoft met duidelijk belegde verantwoordelijkheden. Wij zijn zeer positief over hoe Centric dit partnership is aangegaan en daarbij de banden met Microsoft verder heeft versterkt.”

“De planning die we maakten, was vrij ambitieus”, blikt Mike terug, "maar we hebben het toch maar mooi geflikt.” Na de nodige voorbereidingen werden in vier weken ruim 4.000 mailboxen en ruim 1.000 groepsmailboxen succesvol gemigreerd. Rob: “Het hele project had een doorlooptijd van zo’n tien tot twaalf weken. Vanuit de markt horen wij dat dat supersnel is. Op het hoogtepunt hebben we tijdens één onderhoudsweekend ruim 1.000 mailboxen gemigreerd.”

Pragmatisme

Over hoe het kan dat Heijmans samen met Centric en Microsoft in slechts een paar maanden een Office 365-omgeving bouwde en ruim 4.000 gebruikers naar de cloud migreerde, zijn Rob en Mike het unaniem eens. Mike: “Pragmatisme is het sleutelwoord. Natuurlijk was het keihard werken, wij hebben ons tien weken lang de benen onder het lijf uit moeten lopen. Maar zowel Centric, Microsoft als Heijmans hadden de ambitie om die planning te realiseren. Zolang je in discussies altijd op de bal speelt, technische problemen bespreekbaar maakt en ze pragmatisch oppakt, heb je een perfecte combinatie.”

Rob: “Natuurlijk bereid je je zo goed mogelijk voor. Maar wij zijn er op een gegeven moment gecontroleerd ingedoken, want je kunt nou eenmaal niet alles voorzien. Het helpt enorm als je niet te strak aan de processen vasthoudt, maar ze wel respecteert en je vooral richt op het vinden van oplossingen. Die flexibele, pragmatische benadering heeft bijzonder veel bijgedragen aan het succes van het project. Namens Mike en mezelf wil ik graag alle betrokken partijen en individuen bedanken voor het mogelijk maken van deze mooie prestatie.”