Centric connect.engage.succeed

"Grip op P&C-cyclus dankzij Cognos Disclosure Management"

Ieder jaar doorlopen de Nederlandse gemeenten een cyclus van begroting, jaarrekening en tussentijdse rapportages. Een goede inrichting van de bijbehorende processen, kan dan ook veel tijd en kosten besparen. Daarom zocht de Gemeente Hengelo een nieuw workflowsysteem om de Planning & Control-cyclus te stroomlijnen. De keus viel op Key2Financiën van Centric in combinatie met Cognos Disclosure Management. Inmiddels is de gemeente een van de eerste in Nederland die deze nieuwe tool van IBM in gebruik neemt. Gijs Tiebot, afdelingshoofd financiën en Jan Kamies, beleidsadviseur ICT vertellen hoe Hengelo de Planning & Control-cyclus wil verbeteren en wat de inwoners daarvan gaan merken.
     

Begin 2015 besloot de financiële afdeling van de Gemeente Hengelo een verbeterslag te maken in haar IT. Jan: “We wilden, om te beginnen, overstappen naar een nieuw financieel systeem. Dat werd Key Financiën van Centric en per januari 2016 is de migratie succesvol afgerond.” Maar daarmee was het verbetertraject voor de gemeente nog niet afgerond. De tweede wens van Gemeente Hengelo was een betere ondersteuning van de cyclus voor Planning & Control (P&C). Gijs: “Voor onze jaarlijkse rapportages, begrotingen en jaarrekeningen, ontvangen we bijdragen van tot wel tachtig verschillende schrijvers. Die voegen we vervolgens samen met de cijfers en tabellen uit de financiële systemen, maar ook met bijvoorbeeld kengetallen, bijstandscijfers of andere informatie. Om dat proces beter te stroomlijnen, waren we op zoek naar een workflowsysteem.”

Cognos Disclosure Management

Toevallig bleek dat Centric op het punt stond om zo’n workflowsysteem te introduceren. Jan: “Centric zocht een partner om Cognos Disclosure Management (CDM) op de kaart te zetten. Omdat de oplossing in grote lijnen aansloot bij onze behoefte, hebben we na een verkenningsfase gevraagd of Centric ons een voorstel wilde doen. Met dat voorstel zijn we, onder een aantal voorwaarden, akkoord gegaan.” Een van die voorwaarden was dat CDM niet alleen voor Gemeente Hengelo betaalbaar blijft, maar juist ook voor toekomstige klanten. Jan: “Wij zijn een van de eersten om deze oplossing in gebruik te nemen, maar vinden het belangrijk dat het niet bij ons alleen blijft. Wij zien graag dat CDM een geaccepteerde oplossing voor de gemeentemarkt wordt, want we zijn niet op zoek naar maatwerk.”

Piekbelasting verlagen

De informatie uit Key2Financiën en de andere gemeentelijke systemen komt voortaan dus in Cognos Disclosure Management samen. Dankzij de workflow van CDM wordt deze vervolgens op een systematische manier aangevuld met toelichtingen en andere tekst. Zo wordt de P&C-cyclus overzichtelijker en minder foutgevoelig. Gijs: “We kunnen nu veel makkelijker wijzigingen doorvoeren. Bij begrotingen, bijvoorbeeld, worden cijfers soms nog op het laatste moment aangepast. Voorheen moesten we die wijziging dan handmatig in de verschillende delen van een boekwerk doorvoeren. Nu blijft Key2Financiën altijd de basis. Voeren we daarin een mutatie door, dan gaat deze vanzelf het proces door en wordt de begroting overal netjes bijgewerkt.” Gevraagd naar de tijdsbesparing die dit oplevert, legt Jan uit: “Dit eerste jaar gaat er natuurlijk extra aandacht zitten in de inrichting van het systeem. Per saldo bespaart het dit jaar misschien nog geen tijd, maar de piekbelasting is wel beter verspreid. En als die basisinrichting staat, gaat het ons de komende jaren zeker tijd schelen.” Gijs vult aan: “Bovendien gaat het ons niet alleen om tijd, maar juist ook om kwaliteit. Lagere piekbelasting op het eind van het proces verkleint het risico op fouten en onzorgvuldigheden.”

Digitaal presenteren

Tot slot wil de Gemeente Hengelo het resultaat van die betere P&C-cyclus ook graag met de buitenwereld delen. Gijs: “De insteek is om inwoners meer te betrekken bij wat de gemeente doet en waarom. Daarom werken we met Centric aan een manier om de begroting digitaal, overzichtelijk en eenvoudig leesbaar te presenteren. Zo kunnen we met een interactieve website in een oogopslag de basisinformatie tonen. En willen bezoekers dan nog meer weten, dan kunnen ze dieper de begroting in voor de detailinformatie.” Jan vult aan: “In Hengelo vinden wij het belangrijk om altijd op moderne manieren te werken en aan te blijven sluiten bij onze burgers. Als Gemeente Hengelo doen we daarom zoveel mogelijk digitaal.”