Centric connect.engage.succeed

Wordt het Power Platform het nieuwe Access?

Geschreven door Erik Nell - 17 oktober 2019

Erik Nell
Als ik enthousiast over PowerApps en Flow praat, reageren ontwikkelaars helaas nog wel eens cynisch. “Het is gewoon de nieuwste iteratie van MS-Access en het leidt alleen maar tot meer wildgroei in eilandautomatisering”. Een begrijpelijke reactie, gezien de geschiedenis, maar is die reactie ook nu nog terecht? Mijn antwoord hierop is: misschien, maar alleen als de IT-organisatie dat toelaat.

De geschiedenis herhaalt zich

Microsoft heeft een lange geschiedenis van software die gericht is op de gebruiker die net iets verder wil gaan dan de gemiddelde collega. Veel van deze software is een stille dood gestorven, maar er is één pakket dat je in zeker opzicht wel eens té succesvol zou kunnen noemen: Microsoft Acces, de naam alleen al roept bij veel professionele ontwikkelaars beelden op van ellende en chaos. 

IT-professionals houden het applicatielandschap van oudsher graag in eigen beheer. Zo blijft de boel beheersbaar en betaalbaar. Vaak kiezen ze voor standaardapplicaties, die het grootste deel van de informatiebehoeftes afdekken. In de praktijk blijkt echter dat veel zaken beter, sneller en eenvoudiger kunnen dan met standaardsoftware mogelijk is.

Vaak zijn dat de specifieke problemen van een persoon, afdeling of bedrijf. Er is dan altijd wel iemand die ̶ al dan niet in zijn vrije tijd ̶ een oplossing in elkaar knutselt met de middelen die hij of zij op dat moment voorhanden heeft.

De eerste reactie van de IT-organisatie bij het ontdekken van dit fenomeen, is meestal een vorm van repressie: de bedenker van de oplossing wordt verboden er nog langer aan te werken (zelf meegemaakt) en Access wordt van alle computers verwijderd. Niet dat die laatste maatregel iets oplevert, want er is gelukkig altijd nog Excel. Op zich is repressie een logische reactie, maar wat mij betreft een verkeerde. Ik heb hierover al eerder een blog geschreven (zie Omarm je Power Users). 

De nieuwste incarnatie van Access?

De nieuwste loot aan de tak van tooling gericht op de citizen developer is het Power Platform, bestaande uit Power BI, PowerApps en Microsoft Flow. Dit is een verdere evolutie in kracht en gebruiksgemak in handen van power users. Het is dus niet vreemd dat dit bij veel IT-professionals al snel herinneringen aan Access oproept. Toch is de situatie nu anders. Bij het ontwikkelen van het Power Platform is rekening gehouden met de problematiek die kan ontstaan bij het ongebreideld ontwikkelen buiten het toezicht van de IT-organisatie. Ook zijn er diverse mechanismen ingebouwd om dezelfde fouten te voorkomen.

Waarin PowerApps verschilt van Access

Door de integratie in het Office 365-ecosysteem kan de IT-organisatie controle houden over het applicatielandschap. Welke middelen staan de IT-organisatie zoal ter beschikking?

Monitoring

Een simpel maar effectief hulpmiddel is het voortdurend monitoren van de activiteiten die je medewerkers ondernemen. In de Office 365-administratiemodule zijn er overzichten beschikbaar van alle gemaakte Power Apps en flows, met details over de eigenaar van de app.

Figuur 1: PowerApps Admin Center

Deze overzichten kunnen gedownload worden voor verdere rapportage en analyse.

Een tweede (meer geavanceerde) manier, is het maken van een zogenaamde administratieve flow. Er bestaan speciale connectors, waarmee het Power Platform zelf gemanipuleerd kan worden. Zo is het mogelijk om een flow te bouwen die in de gaten houdt wanneer een nieuwe app of flow wordt gebouwd en daarover rapporteert en deze informatie eventueel wegschrijft in een database, of de beheerder een notificatie stuurt. Er is zelfs al een standaardtemplate aanwezig in Flow, waarmee je in een aantal clicks een flow in elkaar zet. Je kunt zo’n monitoring ook maken met PowerShell. 

Data Loss Prevention 

Monitoring van de activiteiten is één ding, maar daarmee voorkom je nog niet een ander probleem dat vaak geassocieerd wordt met onbeteugelde ontwikkeling van apps: de kans dat bedrijfsinformatie op straat komt te liggen.

Met Flow is het kinderspel om uitermate krachtige workflows te bouwen. Maar daarin zit ook het grote gevaar dat gevoelige informatie in verkeerde handen valt. Het is mogelijk om met een paar muisclicks een flow te bouwen die je volledige klantenbestand uit SalesForce op Twitter gooit. Gelukkig heeft Microsoft daar iets op bedacht.

Met Data Loss Prevention verdeel je al je connectoren in twee groepen: Business Data Only en No Business Data Allowed. Je bent vrij in hoe je het indeelt, maar er geldt één regel: het is niet toegestaan om flows te maken, waarin connectoren uit beide groepen gebruikt worden.

Figuur 2 Data Loss Prevention

In het voorbeeld hierboven is het onmogelijk gemaakt om het eerder geschetste scenario van het twitteren van je klantenbestand uit te voeren. De SalesForce-connector staat namelijk in de Business data only-groep en de Twitter-connector staat (helaas buiten beeld) in de No business data allowed-groep. Zodra iemand een flow maakt die beide connectoren gebruikt, zal de flow op non-actief worden gesteld.

Common Data Service

Tenslotte is er de Common Data Service. Dit onderwerp is een aparte blog waard, maar ik meld het hier, omdat het ook een manier is om de app-ontwikkeling beheersbaar te maken.

De CDS is een centrale opslag van bedrijfsinformatie die goed is te beveiligen en te managen. Met connectors is deze data te ontsluiten naar onder andere Flow, Power BI en Power Apps.

De Common Data Service kan op een gecontroleerde wijze gevuld worden (door IT-professionals!) vanuit de eigen businessapplicaties. De citizen developer kan daaruit putten en er zeker van zijn dat de gegevens juist zijn.

Raakvlakken

Bovenstaande mechanismen zorgen ervoor dat er op enig tijdstip in het proces altijd een raakvlak is tussen de IT-professional en de citizen developer. Het is aan de organisatie om hier verder iets mee te doen. Het ene uiterste is de repressiebenadering: alles verbieden, initiatieven direct stoppen. Een andere optie is een veel constructievere houding, waarin je open staat voor initiatieven vanuit de werkvloer. Dat vereist inspanning van de IT-organisatie, maar als het goed gebeurt, kan het je organisatie veel goeds brengen.

Antwoord op de vraag

Dus wordt Power Platform het nieuwe Access? Dat heb je als organisatie helemaal zelf in de hand! Met een beetje inspanning van de IT-organisatie is dat helemaal niet nodig. Laat je alles op zijn beloop, dan heb je kans dat je weer met een onbeheersbaar applicatielandschap eindigt, maar dat heb je dan helemaal aan jezelf te wijten.

Over Erik

Erik Nell is Craft Expert van Team Office 365 binnen Craft, hét groeiprogramma voor IT'ers (powered by Centric). Wil je zijn blog volgen? Schrijf je in voor de Craft-update.

Wil je meer weten over Craft, hét groeiprogramma voor IT'ers? Neem een kijkje op de website

Tags:Office 365

     
Schrijf een reactie
  • Captcha image
  • Verzenden