Centric connect.engage.succeed

Migratie: de do’s and don’ts

Geschreven door Nils Freriksen - 27 november 2017

Nils Freriksen
Via deze blog deel ik graag mijn ervaring met migraties en veranderingsmanagement met jullie en geef ik aan wat de aandachtspunten zijn in migratietrajecten. Er kan namelijk veel goed, maar ook veel fout kan gaan tijdens deze – vaak complexe – projecten. Denk hierbij aan de migratie zelf, de loop- en doorlooptijd én natuurlijk de adoptie van het gemigreerde, wat weer direct invloed heeft op de klantbeleving.

Omdat het om een omvangrijk thema gaat, kies ik voor een blogreeks die bestaat uit drie delen. In het eerste deel ga ik in op de voorbereiding op de migratie, vervolgens beschrijf ik de daadwerkelijke uitvoering. Als laatste komt de adoptie aan bod van wat er gemigreerd is. De case die ik in deze serie behandel, is een SharePoint-migratie. Vanuit die case beschrijf ik de verschillende fasen.

Deel 1: Voorbereiding / initiatiefase

Tijdens de initiatiefase is het belangrijk dat je de gebruikersorganisatie doorgrondt. Weet wat je doelgroep is en pas hier je strategie op aan. Is het een gebruikersorganisatie, dan moet je met je strategie meer aandacht besteden aan het informeren en trainen van mensen. Bij een ICT-organisatie ligt de nadruk meer op functionaliteit en systeemintegraties.

Vanuit deze analyse is het noodzakelijk een passende strategie te kiezen. Hierbij kun je denken aan de volgende drie vormen:

1. Behouden strategie

  • Analyseer de gebruikersorganisatie
  • Analyseer de bronomgeving
  • Analyseer de doelomgeving
  • Breng verschillen / beperkingen in kaart
  • Los alle knelpunten op
  • Informeer de organisatie over het project / tijdspad
  • Train de gebruikersorganisatie 1/2
  • Start met de migratie
  • Train de gebruikersorganisatie 2/2
  • Implementeer de governancestructuur (deze bevat functioneel en technische beheerafspraken)

2. Normaal

  • Analyseer de gebruikersorganisatie
  • Analyseer de bronomgeving
  • Analyseer de doelomgeving
  • Los alle kritische en impactgevoelige knelpunten op
  • Start met de migratie
  • Train de gebruikersorganisatie
  • Implementeer de governancestructuur

    3. Snel

    • Analyseer de bronomgeving
    • Analyseer de doelomgeving
    • Start met de migratie en los tijdens de migratie alle knelpunten op
    • Train de gebruikersorganisatie
    • Implementeer de governancestructuur

     

    Migratiestappen

    Analyseer de gebruikersorganisatie

    Zoek uit met wat voor organisatie je te maken hebt. Wat voor soort gebruikers zijn er? Hoeveel affiniteit met IT hebben de gebruikers? Welke gebruikers kun je aanwijzen als ambassadeur om de migratie te begeleiden en te laten landen binnen de organisatie? Hoe moeten de trainingen worden ingestoken? Dit zijn allemaal vragen waarop je tijdens de analyse antwoord moet zien te krijgen.

    Analyseer de bronomgeving

    Tijdens het analyseren van de bronomgeving moet je je afvragen hoe de omgeving er technisch en functioneel uitziet.

    • Op welke manier wordt er geauthentiseerd?
    • Hoe ziet de technische inrichting / topologie (aantal servers / load balancing et cetera) eruit en hoe verhoudt dit zich tot de doelomgeving?
    • Hoe ziet de functionele inrichting eruit, welke functionaliteit is beschikbaar en wat wordt er precies gebruikt? Denk hierbij aan:
      • workflows
      • digitale formulieren
      • maatwerk
      • in hoeverre dit compatibel is met de doelomgeving

    Analyseer de doelomgeving

    Onderzoek hoe de doelomgeving zich verhoudt tot de bronomgeving. Het gaat hierbij vooral om de technische en functionele inrichting. Vaak komen hier beperkingen en / of directe voordelen uit, op basis waarvan het migratieteam handelend moet optreden. Daarbij geldt dat voordelen de adoptie van de migratie positief kunnen beïnvloeden. Bij beperkingen moet worden geanalyseerd in hoeverre deze verholpen kunnen worden door standaardinrichting of maatwerk. Het resultaat hiervan heeft direct invloed op de informatiestroom richting de gebruikersorganisatie en de inhoud van de later te geven trainingen.

    Breng verschillen / beperkingen in kaart

    Breng in kaart welke verschillen er zijn tussen de doelomgeving en de bronomgeving. Geef prioriteit aan deze aandachtspunten en stel hierna een communicatie- en trainingsplan op, zodat hier de benodigde aandacht aan kan worden gegeven.

    Los alle knelpunten op

    Hierbij kun je denken aan het ombouwen van maatwerk naar nieuwe technologie of wellicht een standaardoplossing. Creëer sitetemplates die de organisatie kan gebruiken, zodat er geen functionaliteitsverlies optreedt. Probeer zo alle knelpunten op te lossen.

    Informeer de organisatie over het project / tijdspad

    Organiseer sessies met de key-users / ambassadeurs om het migratiepad te bespreken. Vertel tijdens deze sessies wat er gaat gebeuren, wanneer het gaat gebeuren en bij wie welke verantwoordelijkheden liggen. Zorg er daarnaast voor dat de verantwoordelijken ervoor zorgen dat de overige eindgebruikers op de hoogte worden gebracht van de afspraken en wat er besproken is.

    Soms is het goed om aanwezig te zijn bij de communicatiesessies richting de eindgebruikers. Laat de key-users leading zijn en wees vooral aanwezig als ‘achtervang’ voor de 'complexere’ vragen.

    Train de gebruikersorganisatie

    Het trainen van de gebruikers kan voor, tijdens of na de migratie. Het geniet wel de voorkeur om de tijdspan tussen de trainingen en livegang van de nieuwe omgeving zo kort mogelijk te houden. Op die manier kan de leerstof direct in de praktijk worden gebracht.

    Start met de migratie

    Dit betreft het migreren van de content. In deel twee van deze reeks ga ik hier dieper op in.

    Implementeer de governancestructuur

    Zorg ervoor dat er duidelijke afspraken worden gemaakt over het beheer van het platform (technisch beheer) en de functionele inrichting (functioneel beheer). Leg dit vast in een governancedocument.

    Strategie

    Afhankelijk van de klant / doorlooptijd en complexiteit van de omgeving kun je een strategie kiezen die hierbij past. Zodra je de strategie hebt bepaald, is het zaak een migratieteam te vormen die het project tot uitvoering brengt. Hierbij is het belangrijk dat je alle benodigde competenties ook binnen het team belegt. Dit helpt je tijdens de uitvoering en de beslismomenten. Alle beslissingen waarbij derden beslissingsbevoegd zijn, duren qua doorlooptijd langer als jouw team de juiste mensen mist.

    Team

    Het is dus belangrijk een team samen te stellen waarin alle benodigde rollen aanwezig zijn. Ik vind dat er altijd een gezonde mix van technische, functionele en businessgerichte competenties aanwezig moeten zijn. Vanuit mijn ervaring is het essentieel dat de volgende rollen / competenties aanwezig zijn binnen een migratieteam:

    Productowner

    De productowner is degene die op beslismomenten knopen doorhakt en aanvliegroutes / oplossingen goed- of afkeurt. Ook is hij eigenaar van het systeem. In die rol kan hij wijzigingen goed- of afkeuren. Kortom, de productowner is essentieel om de voortgang binnen het migratieproject te bewaken en te handhaven.

    Migratieconsultants

    Migratieconsultant zijn consultants die de migratiewerkzaamheden uitvoeren. Bij voorkeur beschikken zij over een combinatie van functionele vaardigheden en business consultancy-skills. Migreren is een belangrijk onderdeel, maar ook het laten landen van de gemigreerde content / functionaliteit en het uitleggen van wat gemigreerd is richting de gebruikersorganisatie moeten niet onderschat worden. Dit kan een project maken of breken.

    Technische consultants / vertegenwoordigers vanuit de klant

    Technisch consultants kunnen issues van technische aard tijdens de migratie verhelpen. Ook kunnen er, afhankelijk van de gekozen strategie, wijzigingen worden doorgevoerd rondom het geautomatiseerd migreren. Verbeteringen en aanvullingen op de geautomatiseerde migratie kunnen door deze consultants worden uitgevoerd. Voordeel hiervan is dat de migratieconsultants zich kunnen richten op de migratie en de adoptie van dat wat gemigreerd gaat worden.

    Projectmanager(s)

    De projectmanagers bewaken de voortgang van het project en zijn (indien mogelijk) vertegenwoordiger van de klant. Ook weten zij precies wat er binnen de organisatie speelt, waardoor ze de benodigde mensen op gewenste tijden bij het project kunnen betrekken. Daarnaast bewaken de projectmanagers de budgetten en bepalen zij op beslismomenten welke richting het project opgaat.

    Migratieconcept

    Migratiedomein / kenniseigenaren

    Naast de migratiestrategie en de invulling van het team, is het van belang dat je de bron en doelomgeving goed analyseert.

    Vragen die je jezelf moet stellen:

    • Wat moet er gemigreerd worden?
      • Hoeveel data moet er gemigreerd worden?
      • Hoeveel sites moeten er gemigreerd worden?
      • Dient te huidige sitestructuur behouden te blijven?
    • Wat voor type sites zitten in de bronomgeving en zijn deze ook aanwezig op de doelomgeving?
      • teamsites
      • vergadersites
      • et cetera
    • Welke sites moeten gemigreerd worden?
      • Kunnen er wellicht sites worden gearchiveerd?
      • Kunnen er sites worden verwijderd en zodoende worden uitgesloten van migratie?
    • Welke functionaliteit en informatie zijn geborgen binnen de sites?
      • Wat is de mate van maatwerk?
      • Kan het maatwerk worden omgebouwd naar standaardfunctionaliteit?
      • Dient er nieuw maatwerk te worden ontwikkeld?
    • Wie zijn de kenniseigenaren binnen het domein?
      • Is er voor elk sub-domein (bijvoorbeeld een groep sites en / of sitecollectie) een kenniseigenaar aan te wijzen?
      • Hoe wordt de communicatiestroom tot stand gebracht?
      • Welke rol vervullen de kenniseigenaren binnen de organisatie en welke rol gaan ze vervullen in het project?

    Dit zijn enkele vragen die beantwoord moeten worden, voor je begint met migreren. Identificeer de knelpunten die uit bovengenoemde vragen komen en onderneem hier direct actie op. Informeer de betrokkenen, projectmanagers en kenniseigenaren om zoveel mogelijk aandachtsgebieden in kaart te brengen.

    Het is van belang hier duidelijkheid over te krijgen voordat de migratie begint. Op die manier verlies je zo min mogelijk tijd tijdens de daadwerkelijke migratie en kun je de gebruikersorganisatie tijdig informeren. De gebruikers kunnen in dat geval ook weer tijdig reageren op de uitkomsten van het analysetraject.

    Zodra deze fase is afgerond, kan er worden begonnen met de uitvoering, de daadwerkelijke migratie! Hierbij komen zaken aan bod, zoals het gebruik van tooling, wat wel en niet te automatiseren en de wijze van registreren. Zaken die ik in mijn tweede blog verder uitdiep en beschrijf.

    Over Nils

    Nils Freriksen is Craft Expert van Team Office 365 binnen Craft, hét groeiprogramma voor IT'ers (powered by Centric). Wil je zijn blog volgen? Schrijf je in voor de Craft-update.

    Tags:SharePoint

         
    Reacties
    • Centric IP
      Cor Groen
      22 december 2017
      Mooi duidelijk verhaal Nils! Ben benieuwd naar de vervolg delen.
    Schrijf een reactie
    • Captcha image
    • Verzenden