Centric connect.engage.succeed

In 5 stappen een nieuw TMS kiezen – deel 1

Geschreven door Wijnand de Reeder - 19 februari 2016

Wijnand de Reeder
De aanschaf van een nieuw backofficesysteem kan erg lastig zijn. Voor uw TMS, bijvoorbeeld, zijn er tal van leveranciers met oplossingen die veel op elkaar lijken. Bovendien gaat de ontwikkeling in de IT razendsnel, waardoor wat nu nieuw is morgen achterhaald kan zijn. Waar doet u goed aan en waarop moet u letten bij het kiezen van uw nieuwe TMS?

In twee blogs beschrijf ik vijf stappen die u helpen bij het maken van de keuze. In deze eerste blog de eerste drie stappen: het samenstellen van het projectteam, de blauwdrukfase en de kosten-batenanalyse.

Stap 1: stel een projectteam samen

Voor het kiezen van het juiste TMS gaat u niet over één nacht ijs. Om een weloverwogen keuze te maken die wordt gedragen door alle gelederen in uw organisatie, stelt u om te beginnen een projectteam samen. Betrek daarin niet alleen de IT-manager en de IT-afdeling, maar vooral ook mensen van de operatie en de administratie. Zij moeten immers met het systeem gaan werken. Daarnaast is het soms goed om een externe projectmanager of adviseur aan te stellen. Deze kijkt kritisch naar uw processen en houdt u waar nodig een spiegel voor.

Stap 2: maak een blauwdruk

De huidige situatie
Uw complete bedrijfsvoering is het uitganspunt voor uw nieuwe TMS. Maak daarom een blauwdruk van hoe uw organisatie en haar processen zijn georganiseerd. Het is handig om hiervoor processchema’s te gebruiken. Zo hoeft u niet teveel uit te schrijven en maakt u de essentie toch compleet inzichtelijk. Geef in de processchema’s ook de belangrijkste bottlenecks en bedrijfskritische criteria aan. Zo heeft u goed inzicht en kunt u de gewenste situatie uitwerken.

De gewenste situatie
Hoe ziet de perfecte organisatie er voor u uit? Welke bottlenecks moeten worden opgelost? Welke oplossingen heeft u al in huis en welke zijn aan vervanging toe? Al dit soort zaken legt u vast in een blauwdruk van uw gewenste situatie. Let vooral op welke voordelen de gewenste situatie biedt ten opzichte van de huidige situatie. Besparingen op personeelskosten, bijvoorbeeld, of minder handmatige handelingen of een afname van de foutkans. Al deze punten komen daarna terug in uw kosten-batenanalyse.

Stap 3: weeg de kosten en baten af

Om te bepalen of het zinvol is om te investeren in een backofficesysteem, maakt u een kosten-batenanalyse. Hierin weegt u de investeringen af tegen de te verwachten opbrengsten. Zo heeft u een verwachte ROI (return on investment). Bedenk daarbij dat opbrengsten zowel financieel als kwalitatief kunnen zijn. De uitkomst van de kosten-batenanalyse is mede bepalend voor de hoogte van het budget. Naast kostenbesparing kan een backofficesysteem immers ook strategische voordelen bieden. Dat kan, bijvoorbeeld, betere afstemming van uw dienstverlening op uw klanten zijn of betere aansluiting van uw systemen op die van uw klanten.

In het tweede deel van deze blog

In deel 2 van deze blog beschrijf ik de laatste twee stappen bij het kiezen van een TMS. Daarbij komen het selectieproces van longlists en shortlists en de uiteindelijke keuze aan bod.

Wijnand de Reeder is als accountmanager van Centric verantwoordelijk voor de verkoop van IT-oplossingen voor logistiek dienstverleners. Met zijn jarenlange ervaring in de sector en zijn oplossingsgerichte instelling is hij uitstekend in staat om te adviseren op het gebied van IT- en verandermanagement.

     
Schrijf een reactie
  • Captcha image
  • Verzenden