Centric connect.engage.succeed

De inwoners van Sluis doen het vanuit huis

Online je inkomensverklaring doorgeven of even checken of je uitkering al is overgemaakt? Mario de Wit, medewerker Financiën op de afdeling Sociale Zaken van de gemeente Sluis, maakt het zijn inwoners graag gemakkelijk, ook als ze tussen twee banen in zitten. “Het liefst verwerken we alles digitaal.”

Sluis biedt inwoners die even wat hulp nodig hebben graag goede dienstverlening. Voor inkomensondersteuning en begeleiding naar werk gebruikt de gemeente onder meer Suite4Werk en Inkomen van Centric. Gemeenten die deze Suite gebruiken, geven hun service snel een extra boost met de eDienst Mijn Inkomen, een online toevoeging die inwoners inzage geeft in bijvoorbeeld uitkeringsspecificaties, jaaropgaven, verwerkte uitkeringen en openstaande schulden.

Vanuit moederapplicatie Suite4Werk en Inkomen zijn deze gegevens eenvoudig beschikbaar te stellen voor nieuwe vormen van dienstverlening via de gemeentelijke website. Het resultaat? Meer gemak voor de burger en ook de gemeente – groot of klein - wint erbij.

Mario de Wit - Gemeente Sluis

Minder bezoekers, minder telefoontjes

Via Mijn Inkomen kunnen inwoners zelf zaken doorgeven en informatie raadplegen over hun uitkering. “Vroeger kregen we daarover meer telefoontjes, en ontvingen we meer mensen aan de balie”, vertelt De Wit. “Er blijven inwoners die graag vasthouden aan papieren communicatie, maar wel steeds minder. De meeste mensen vinden het prettig dat zij 24/7 toegang hebben tot hun gegevens, zonder de deur uit te hoeven.”

Volgens Mario de Wit, die ook het applicatiebeheer in het sociaal domein voor zijn rekening neemt, past online inkomensdienstverlening bij de digitale ambities van zijn gemeente: “Wij willen graag meer digitaal werken. De belangrijkste overweging om Mijn Inkomen in te zetten was het verbeteren van onze dienstverlening.”

Uit de papieren

Ook de gemeente zelf spint garen bij de moderne aanpak van inkomensdienstverlening. Drukken, verzenden, enveloppen – het per post versturen van uitkeringsspecificaties kan aardig in de papieren lopen.

Voor Sluis was het niet doorslaggevend, maar de besparing op portokosten is wel mooi meegenomen. “Iedere maand verstuurden we per post zo’n 350 uitkeringsspecificaties en ongeveer 70 inkomstenbrieven. Dit aantal zien we afnemen,” vertelt De Wit. “Met een euro per zending scheelt het online inzichtelijk maken van specificaties aardig in de kosten.”

Maar de winst van online selfservice gaat verder dan dat. Wanneer inwoners zonder tussenkomst van een professional zelf specificaties kunnen bekijken, levert dat de gemeente ook administratieve lastenverlichting op. De Wit: “Losse verzoeken behandelen is niet meer nodig, want inwoners kunnen zelf hun persoonlijke informatie inzien, waar en wanneer het hen uitkomt.”

Hoe zorg je dat burgers je online weten te vinden?

Een digitaal kanaal op poten zetten en daar klantvriendelijke easy-to-use dienstverlening aanbieden is één ding. Maar hoe krijg je mensen zover dat ze die ook daadwerkelijk gaan gebruiken? Inwoners moeten deze online dienstverlening natuurlijk wel weten te vinden. “Op alle correspondentie staat hoe de gemeente online te bereiken is. Ook hebben we folders naar onze klanten gestuurd en het stond in de regionale krant. Het liefst verwerken we alle verzoeken en aanvragen digitaal.”

Daar zit ook meteen de belangrijkste winst voor de burger. Als je een uitkering ontvangt, is het prettig om even te kunnen checken op welk bedrag je deze maand recht hebt, eenvoudig je vakantie door te geven of je inkomensverklaring in te vullen, zonder dat je daarvoor langs het loket hoeft. “Het is makkelijk dag en nacht zaken te kunnen inzien of doorgeven.”

"De belangrijkste overweging om Mijn Inkomen in te zetten was het verbeteren van onze dienstverlening.”

   

Fysieke dienstverlening? Die blijft!

Ook in deze tijd van digitaal gemak zijn er mensen die liever naar het gemeentehuis komen om iets te regelen. Omdat ze minder digivaardig zijn of simpelweg liever persoonlijk geholpen worden. “We helpen ze dan met inloggen en begeleiden ze door het proces. Onze inwoners blijven natuurlijk welkom op het gemeentehuis.”

Zijn er punten waarop zijn gemeente de dienstverlening nog verder wil aanscherpen? “Ik denk dat wij onze inwoners goed van dienst zijn op het vlak van Wmo en werk en inkomen. Naast de Centric-oplossingen voor werk en inkomen gebruiken wij ook de Suite4Sociale Regie, voor multi-probleemgezinnen. Medewerkers uit team Jeugdwet en team Wmo werken daarmee. Na de integrale intake bepalen zij samen met de betrokkenen hoe zij hun leven weer op de rit krijgen. Het bijbehorende Burgerportaal voor sociale regie staat nog op de wensenlijst, het zou handig zijn om zo zorgplannen te kunnen ondertekenen met DigiD. Dat is nog even toekomstmuziek.”

Mario de Wit, Gemeente Sluis

Meebeslissen over de software waar je als gemeente mee werkt

Mario de Wit is namens de gemeente Sluis lid van de expertgroep, een overleg van zo’n 10 gemeenten die geregeld bij elkaar komen en meedenken over nieuwe functionaliteit in de Centric-applicaties die zij gebruiken. “We werken al achttien jaar met de software van Centric, die is prettig in gebruik. De consultants verstaan hun vak en helpen ons goed verder. Ook de communicatie via de Customer Portal verloopt vlot. Op een melding volgt altijd gauw een reactie.”

“De samenwerking met de expertgroep werkt voor mij erg goed. Samen stemmen we veelvoorkomende wensen af die dan in de volgende release worden verwerkt. Zo hebben we als gebruikers invloed op de applicaties waar we dagelijks mee werken. En daar helpen we onze inwoners weer mee!”