Centric connect.engage.succeed

VORM bouwt op uitbestede salarisverwerking

Logo van Vorm Bouw.
De salarissen van de medewerkers van de VORM-bedrijven uit Papendrecht worden sinds april 2014 verwerkt door Centric BPO Services (voorheen XCENT Service Center). Hoofd personeelszaken Joke Villanueva: ‘Zo weten we zeker dat onze medewerkers altijd tijdig en correct hun salaris krijgen uitbetaald, ook als hier eens iemand ziek is.’
     

Behalve met woningbouw en renovatie houdt VORM Bouw zich bezig met zogenaamde transformaties, dat wil zeggen dat het bedrijf oudere gebouwen een andere bestemming geeft, en bijvoorbeeld van een leegstaand kantoorpand een luxe appartementencomplex maakt. Het maakt de Zuid Hollandse onderneming, die behoort tot de 25 grootste bouw- en projectontwikkelaars van Nederland, tot een allround bouwbedrijf.

Lang had VORM een eigen salarisadministrateur in dienst, maar toen die na een reorganisatie wegviel, koos het bedrijf er vanwege de continuïteit voor om de maandelijkse berekening buitenshuis te laten uitvoeren. Geen geringe stap, maar de ontzorging op het gebied van salarisverwerking bevalt uitstekend. Voor het personeelsmanagement blijft VORM zelf de software van Centric gebruiken.

Met behoud van flexibiliteit

Van zelf doen naar uitbesteden is nogal een ommezwaai. Het gaat tenslotte over het salaris van medewerkers. Was het bedrijf meteen enthousiast? “Het was even omschakelen”, vertelt Joke. “Je bent flexibeler als je zelf de administratie voert, dachten we. Op de dag dat je salarissen draait, kan er dan nog makkelijk een laat binnengekomen onkostendeclaratie bij. Als je uitbesteedt, geef je die flexibiliteit dan niet uit handen?”

Maar dat viel in de praktijk mee. Ook bij Centric kunnen belangrijke mutaties die op het laatste moment binnenkomen wel mee in de run als het moet. Joke: “Er zit behoorlijke flexibiliteit. Ze denken met ons mee en snappen dat niet alles twee weken van tevoren compleet wordt aangeleverd. En als we een vraag hebben over de salarisverwerking, krijgen we meteen iemand aan de lijn.”

De verwerking door een andere partij ziet Joke ook als een mooie stok achter de deur voor haar eigen organisatie. “Het dwingt ons om de gegevens op tijd aan te leveren. Dat zorgt voor meer stiptheid bij onze medewerkers, een positief bijeffect.”

Geslaagde schaduwrun

In aanloop naar de overstap werden alle salarisgegevens en mutaties opgestuurd en ook de specifieke inrichting bij VORM werd overgenomen in systemen van Centric; zoals veel organisaties heeft VORM een aantal afwijkende bedrijfsregelingen.

Even later werd er proefgedraaid. “Met dezelfde gegevensset vergeleken we de uitkomst bij ons met die van het nieuw ingeregelde systeem”, legt Joke uit. “De schaduwrun had exact dezelfde uitkomst, dus alle parameters stonden goed. We zijn geruisloos overgegaan.”

Schroom? Niet nodig!

Andere bedrijven die ook overwegen hun salarisverwerking uit te besteden, drukt Joke op het hart eventuele schroom te laten varen: “Het lijkt misschien eng om zoiets belangrijks als je salarissen uit handen te geven, maar het is ons alles meegevallen. Sterker: het brengt juist zaken waarmee je de processen binnen je eigen organisatie kunt scherpstellen.”

Bijkomend voordeel is volgens Joke dat het onderhoud aan de software ook is uitbesteed. “De systemen worden natuurlijk af en toe bijgewerkt en het is fijn dat Centric dat nu voor ons verzorgt. Zij hebben tenslotte de expertise. Mocht er iets misgaan, dan is het aan hen om ervoor te zorgen dat er een oplossing komt.” Lachend: “Van die stress zijn wij nu verlost. Onze medewerkers verwachten dat iedere maand hun loon netjes wordt bijgeschreven. Het is fijn om daarop te kunnen bouwen.”

Download in pdf

Download in pdf